كيف تعرف متى تحتاج إلى سياسة الشركة

تضمن سياسات وإجراءات الشركة مكان عمل آمن ومُنَسَّط ومهذب وممكّن وغير تمييزي. تحمي السياسات الموظفين من بيئة مجانية للجميع من المحسوبية والمعاملة غير العادلة. ولكن إذا حاولت إنشاء سياسات لكل حالات الطوارئ ، فلن يكون لديك نطاق الإدارة الذي تحتاجه لتلبية احتياجات الموظفين الفردية. إن وجود الكثير من السياسات يزيد من احتمال أن يطبقها المديرون بشكل غير عادل وغير عادل.

يمكنك تحقيق توازن صحي. في معظم الحالات ، إذا مخاطبت الموظفين مباشرة الذين يتصرفون بطرق غير ملائمة لمكان عملك ، فقد لا تحتاج إلى تطوير سياسة جديدة للشركة.

إرشادات السياسة

النظر في إنشاء سياسة في هذه الحالات:

• إذا كانت تصرفات الموظف تشير إلى اللبس حول الطريقة الأنسب للتصرف (قواعد الملابس أو البريد الإلكتروني أو سياسات الإنترنت أو استخدام الهاتف الذكي)
• إذا احتاج الموظفون إلى إرشادات حول التعامل مع المواقف الشائعة (معايير السلوك أو نفقات السفر أو شراء بضائع الشركة)
• لحماية الشركة من الناحية القانونية (التحقيق المتسق في تهم المضايقة أو التوظيف غير التمييزي أو الترقية)
• للبقاء في الامتثال للسياسات والقوانين الحكومية (FMLA ، ADA ، EEOC ، أو الحد الأدنى للأجور)
• لتأسيس معايير وقواعد ولوائح عمل متسقة (الانضباط التدريجي أو قواعد السلامة أو قواعد الاستراحة أو قواعد التدخين)

• لتوفير معاملة متسقة وعادلة للعاملين (أهلية المزايا ، أو إجازة مدفوعة الأجر ، أو مساعدة في التعليم ، أو في حالة فدية ، أو واجب هيئة محلفين)

قد تكون هناك أسباب أخرى لتطوير السياسة. تذكر ، على الرغم من ذلك ، لا تدع سلوك الموظف الضعيف يفرض تنفيذ سياسة من شأنها التأثير على الموظفين الآخرين.

توضيح أهداف السياسة

بمجرد تحديد أن السياسة ضرورية ، قم بتوثيق أهدافك لإنشاء السياسة. أخبر الموظفين ، عند الإمكان ، لماذا تقوم بتنفيذ السياسة. قم بتضمين تفاصيل كافية في السياسة لتوضيح موقف الشركة ، لكن لا تحاول تغطية كل موقف محتمل.

اجعل السياسة قصيرة وبسيطة إذا كان ذلك ممكنًا ، ولكن قد تكون بعض السياسات المتعلقة بالمجالات القانونية - مثل نهج الشركة لقانون الأسرة الطبية والإجازات ، أو التحقيق في التمييز أو الشكوى ، أو نظام الانضباط التدريجي - مطولة وشاملة.

تجميع المعلومات

تحقق من سياسات العينة. قد تواجهك مشكلة في العثور على مثال مناسب تمامًا لظروف شركتك ولغتك وثقافتك ، ولكن يمكنك استخدام نماذج السياسات كقاعدة بدلاً من كتابة سياستك من البداية.

يمكنك أيضًا الاشتراك في خدمة توفر نماذج للسياسة. توفر جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) أيضًا عينات من السياسات للأعضاء.

في بعض الحالات ، قد ترغب في التحدث مع محامي قانون العمل الخاص بك لمعرفة ما لديهم المتاحة. خاصة عندما يصدر قانون جديد أو تصدر وزارة العمل قواعد جديدة ، تكتب شركات المحاماة سياسات عامة لعملائها يمكنك تخصيصها حسب احتياجاتك.

تطوير وكتابة ومراجعة السياسة

اكتب السياسة باستخدام كلمات ومفاهيم بسيطة. تحدث مباشرة إلى الموظفين الذين سيقرأون السياسة ويفرضونها ويعيشونها.

بعد كل فقرة ، اسأل نفسك ما إذا كانت الأسئلة للتأكد من أن السياسة تغطي الأساسيات والاستثناءات والأسئلة العادية. لا تستحوذ على هذا ، ولكن ؛ لن تغطي أي سياسة كل حالات الطوارئ المحتملة.

حدد مجموعة تجريبية من العديد من الموظفين لقراءة السياسة وطرح الأسئلة لتحديد ما إذا كان الموظفون سيكونون قادرين على فهمها ومتابعتها. أعد كتابة السياسة بناءً على التعليقات.

الحصول على دعم الإدارة والمراجعة القانونية

راجع السياسة مع المديرين الذين سيتعين عليهم اتباع السياسة للحصول على دعمهم وملكيتهم للسياسة. على الرغم من أنك من المحتمل أن تبدأ هذه العملية عندما تحدد الحاجة إلى السياسة ، فإن دعم الإدارة أثناء قيامك بتنفيذ السياسة أمر بالغ الأهمية.

إذا كانت السياسة لها آثار قانونية ، أو كانت قانونية بطبيعتها ، أو كانت لها آثار شخصية على الموظفين (مثل الإجراءات الأمنية) ، اطلب من المحامي مراجعة السياسة قبل توزيعها. تأكد من إبلاغك محاميك أنك تريد مراجعة السياسة لما لها من آثار قانونية وصياغة مناسبة ولكنك لا ترغب في إعادة كتابتها باللغة القانونية.

تنفيذ السياسة

قم بتوزيع ومراجعة السياسة الجديدة للعاملين في مجموعات صغيرة ، بشكل فردي أو في اجتماع الشركة ، اعتمادًا على ما إذا كانت السياسة مثيرة للجدل ومدى سهولة فهمها. امنح الموظفين فرصة لطرح الأسئلة.

تزويد الموظفين بنسخة من السياسة واطلب منهم التوقيع على ما حصلوا عليه وفهمه. يجب عليهم الاحتفاظ بنسخة لملفاتهم الخاصة.

بيان سياسة نموذج Sign0ff

هذا عبارة تسجيل الخروج نموذج لاستخدام:

أقر باستلام سياسة شركتك وفهمها. السياسة فعالة التاريخ حتى إشعار آخر.

_______________________________________________________

توقيع الموظف

_______________________________________________________

اسم الموظف (يرجى الطباعة)

________________________________

تاريخ

قرر كيف ستنقل السياسة في المستقبل

ضمّن السياسة في دليل الموظف. قد ترغب أيضًا في أن تصبح السياسة جزءًا من اتجاه الموظف الجديد. تضع بعض الشركات سياسات في إنترانت أو في مجلد سياسة على محرك الأقراص المشترك لشبكة الكمبيوتر. حدد ما إذا كنت تريد توزيع السياسة بطرق إضافية أيضًا.

البيانات وأرشفة السياسات السابقة التي تحل محلها هذه السياسة. قد تحتاجها لأغراض قانونية أو للرجوع إليها.

تفسير ودمج السياسة

سيحدد تطبيق السياسة وممارسات العمل المعنى الحقيقي لهذه السياسة. تذكر أن تكون متسقًا وعادلًا أثناء تفسيرك للسياسة بمرور الوقت. إذا وجدت أن ممارساتك تختلف عن السياسة المكتوبة ، فقم بمراجعة السياسة وإعادة كتابتها حسب الحاجة.

تنصل: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، على الرغم من موثوقيتها ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية ، أو المساعدة من الموارد الحكومية أو الفيدرالية أو الحكومية الدولية ، للتأكد من أن التفسير القانوني وقراراتك صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.