إعطاء رئيسك الثقة مع خطة لإدارة المخاطر
من زينو نهار اليوم ØµØ Ø¹ÙŠØ¯ÙƒÙ… انشر الÙيديو Øتى يراه كل الØ
جدول المحتويات:
- ما هي إدارة المخاطر في إدارة المشاريع؟
- تخطيط إدارة المخاطر
- عملية إدارة المخاطر من 5 خطوات
- الخطوة 1: بدء
- الخطوة 2: تحديد
- الخطوة 3: تقييم
- الخطوة 4: خطة الردود
- الخطوة 5: التنفيذ
يتمتع أفضل مديري المشاريع بالثقة الكاملة لمديرهم المباشر وراعي المشروع. صدقهم التنفيذيون وراء مشاريعهم عندما يقولون إنهم بحاجة إلى تمويل إضافي أو المزيد من الموارد أو المساعدة في حل مشكلة ما.
عندما تعمل في مواقف محفوفة بالمخاطر ، فأنت بحاجة إلى المجموعة المناسبة. مثل المتنزه مع حقيبة ظهر من الحبل والأشرطة ، فأنت بحاجة إلى أدوات للتعامل مع مخاطر المشروع أيضًا.
يمكنك زيادة ثقة مديرك في مشروعك من خلال خطة لإدارة المخاطر. يمكن لعملية 5 خطوات بسيطة أن تحول بشكل كبير كيف يرى رئيسك مشروعك (وأنت).
ما هي إدارة المخاطر في إدارة المشاريع؟
إدارة المخاطر في إدارة المشروع هي عملية تحديد مخاطر المشروع وتقييمها والاستجابة لها.
مخاطر المشروع هي أشياء قد تؤثر على المشروع (إيجابًا أو سلبًا ، ولكن عمومًا يفسر الناس المخاطر على أنها أحداث سيكون لها تأثير سلبي على المشروع).
سواء كان مشروعك كبيرًا أم صغيرًا ، فسيكون له مخاطر مرتبطة به. يمكن أن يكون هذا أي شيء من خطر امتلاء عرض مدرستك إلى خطر زيادة الأسعار إلى عنصر حاسم في لوحة الدوائر الجديدة.
إن مخاطر المشروع ، إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح ، يمكن أن تجعل من الصعب تنفيذ مشروعك بنجاح. يمكن للمخاطر التي لم يتم التحقق منها إضافة وقت إلى جدولك ، والعمل من أجل وقتك وأموالك على ميزانيتك. يشعر المديرون بالتوتر تجاه هذا النوع من الأشياء. يمكن تجنب كل ذلك من خلال خطة إدارة المخاطر.
تخطيط إدارة المخاطر
تعد خطة إدارة المخاطر طريقة رائعة لزيادة ثقتك بنفسك في قدرة فريق المشروع على التنفيذ - وهذا يمتد إلى زيادة ثقة مديرك أيضًا. تريد منهم أن يصدقوا أنه يمكنك القيام بذلك ، وتريد منهم أن يكونوا على دراية بما قد يمنعك من تنفيذ المشروع بنجاح. خطة إدارة المخاطر هي أداة مثالية للقيام بذلك.
وتخيل ماذا؟ من السهل حقًا البدء.
إدارة مخاطر المشروع هي عملية من 5 خطوات بسيطة. دعونا لا نجعل الأمر أكثر تعقيدًا مما يجب أن يكون. هذا شيء يمكنك البدء فيه اليوم ، والاستعداد لمناقشته في اجتماعك القادم وإنهائه أثناء قيام شخص ما بكتابة الدقائق.
عملية إدارة المخاطر من 5 خطوات
كما هو الحال مع العديد من أجزاء إدارة المشروع ، فإن إدارة المخاطر هي عملية. الخطوات الخمس هي:
- الشروع في
- تحديد
- تقييم
- خطة الردود
- تنفيذ
إذا كانت هذه المصطلحات لا تعني الكثير بالنسبة لك في الوقت الحالي ، فالرجاء الالتزام بها - سأوضحها بالكامل.
الخطوة 1: بدء
أولاً ، تريد تعيين سياق إدارة المخاطر في بيئة إدارة المشروع.
ربما لا يوجد الكثير من العمل الذي يجب القيام به هنا لأن شخص ما في شركتك سيكون قد أعد بالفعل سياسة مخاطر الشركة وكل ما عليك القيام به هو تتبع ذلك. سيوضح هذا النهج الذي تتبعه الشركة في المخاطرة وقد يفرض القوالب التي تحتاجها. القوالب توفر لك دائمًا وظيفة ، لذا ابحث عن هؤلاء أيضًا!
حتى إذا لم يكن لديك سياسة مخاطر الشركات ، فقد يكون لدى شخص آخر يدير المشروعات إلى جانبك خطة لإدارة مخاطر المشروع يمكنك نسخها. لماذا إعادة اختراع العجلة؟ يعد إعادة استخدام المستندات أمرًا ضروريًا إذا كنت تريد توفير الوقت وإنجاز المزيد.
استخدم ما وجدته لإنتاج خطة لإدارة المخاطر لمشروعك. هذا جزء من الخطة الشاملة لإدارة المشروع ويتحدث عن الطريقة التي ستتبعها في إدارة المخاطر في مشروعك.
إذا كنت لا تعرف ماذا تضعه ، فاقرأ! سوف تمنحك الخطوات التالية فكرة أفضل عما يمكن الحديث عنه في خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.
هذا يحسن الثقة من خلال: أظهر لمديرك أن لديك طريقة للتعامل مع عدم اليقين في مشروعك وأنك بصدد إدارة المخاطر.
الخطوة 2: تحديد
بمجرد تحديد النهج ، يمكنك بعد ذلك البدء في العمل عليه.
الآن يمكنك تحديد المخاطر التي ستؤثر على مشروعك. يعد هذا مجرد لقطة زمنية في الوقت المناسب ، وسجل المخاطر الخاص بك هو شيء تريد العودة إليه مرارًا وتكرارًا لضمان وضع أي شيء جديد هناك أيضًا.
يمكنك تحديد المخاطر من خلال استخدام قائمة مراجعة للمخاطر الشائعة ، وإجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة في المشروع (وخاصة أصحاب المصلحة الصعبون لأن لديهم عمومًا الكثير ليقولوه عما قد يحدث) ، وعقد جلسات العصف الذهني ، واستخدام الحس السليم.
أنت تبحث عن أشياء قد تسبب مشاكل إذا حدثت. (تذكر أن المخاطر لم تحدث بعد. مشكلات المشروع هي أشياء حدثت بالفعل).
لكن مع ذلك ، يجب عليك إشراك أشخاص آخرين بالتأكيد. وحده ، لن يكون لديك الصورة كاملة ، وسوف ينتهي بك الأمر في عداد المفقودين.
المخاطر يمكن ويجب تحديدها من قبل أي شخص. بصفتك مديرًا للمشروع ، تتمثل مهمتك في تشجيع زملائك على إثارة المخاطر معك بحيث يمكنك كفريق واحد القيام بشيء حيالهم كفريق.
يجب تسجيل جميع المخاطر المحددة في سجل المخاطر. إذا كان لديك منسق مشروع في الفريق أو شخص دعم المشروع ، فيمكنهم القيام بذلك. خلاف ذلك ، يعد جزءًا من المهام الإدارية لك.
هذا يحسن الثقة من خلال: إظهار أنك على دراية بالمخاطر الرئيسية التي قد تؤثر على مشروعك وأن لديك وسيلة قائمة للبقاء باستمرار على علم بالمخاطر الجديدة.
الخطوة 3: تقييم
ثم يتم تقييم المخاطر لاحتمالها وتأثيرها. هذا المقال المفصل حول كيفية تقييم مخاطر المشروع يغطيك لذلك. اعطها قراءة جيدة إذا لم تكن معتادًا على العملية.
كتدبير إضافي ، يمكنك أيضًا تقييم القرب ، مما يعني مدى قرب الوقت المحتمل لخطر حدوثه. من المحتمل أن يحدث خطر قريب للغاية. قد يحدث خطر مع انخفاض القرب في وقت ما في المستقبل البعيد. يمكن أن يوفر لك هذا عاملًا آخر لتحديد أولويات وقتك وطاقتك عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع المخاطر.
هذا يحسن الثقة من خلال: ضمان أن يكون لدى مديرك وكل فرد في الفريق فكرة واضحة عما سيحدث في حالة حدوث أي من هذه المخاطر بالفعل.
الخطوة 4: خطة الردود
نأتي الآن إلى الجزء اللحمي من خطة إدارة المخاطر الخاصة بك. في هذه الخطوة ، تتعرف على كيفية إدارة المخاطر عن طريق تحديد استجابة مناسبة.
نحن نقوم بذلك لأنه حتى الآن ، كل ما حصلت عليه هو قائمة بما يمكن أن يحدث لإبعاد مشروعك عن المسار المستقبلي وكم سيكون حجم الصفقة. ما يريد مديرك معرفته بعد ذلك هو: ماذا ستفعل حيال ذلك؟
بشكل عام ، هناك 4 أشياء يمكنك القيام بها لمعالجة مخاطر المشروع وإدارتها. هم انهم:
- تجنب
- نقل
- تخفيف (بمعنى تقليل)
- قبول.
وتغطي هذه بالتفصيل في هذا الغوص العميق في استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للمخاطر السلبية.
بعض المخاطر الخاصة بك قد يكون لها نتائج إيجابية. على سبيل المثال: هناك خطر من أنك تبيع الكثير من منتجك الجديد بحيث تتعطل خطوط الهاتف. قد تكون هذه مشكلة جيدة ، ولكن لا يزال من المخاطرة أن نخطط لها.
هناك عدد من الطرق التي يمكنك من خلالها الاستعداد لحدوث خطر إيجابي بما في ذلك:
- استغلال
- شارك
- تحسين
- قبول.
وتناقش هذه بمزيد من التفاصيل حول استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للمخاطر الإيجابية.
ستحتاج إلى تحديد استراتيجية الاستجابة التي هي أفضل استراتيجية لكل خطر على السجل الخاص بك. على سبيل المثال ، قد تقرر أن خطر انهيار سقف المصنع شيء لن تقبله ببساطة لأنه من غير المحتمل أن يحدث. ومع ذلك ، فإن خطر التسمم الغذائي الذي يستهلكه نصف القوى العاملة لديك هو شيء ستقوم بتخفيفه بنشاط من خلال إعادة تدريب جميع موظفي المطاعم. إذا كان قد حدث من قبل وكان من المحتمل جدًا في الواقع ما لم تفعل شيئًا حيال ذلك ، فأنت تريد تخفيف المخاطر.
بمجرد تحديد الاستجابة والاتفاق عليها ، يمكن تعيين مالكي المخاطر لتنفيذ خطة عمل إدارة المخاطر. بمعنى آخر ، تحتاج إلى أن يكون شخص ما مسؤولاً عن رؤية المهام التي توافق عليها.
هذا يحسن الثقة من خلال: أظهر لمديرك أنك تفكر في ما يجب فعله حيال الأشياء التي قد تسبب مشاكل لمشروعك وأنك تضع خططًا للحد من عدم اليقين والمخاطرة في المشروع.
الخطوة 5: التنفيذ
يجب أن تتضمن خطتك لإدارة المخاطر الآن من سيكون مسؤولاً عن القيام بأنشطة التخفيف من المخاطر لكل مخاطرة. يجب أن يعملوا الآن من خلال هذه المهام حتى تتمكن من إدارة المخاطر المفتوحة بفعالية.
هذا يحسن الثقة من خلال: إظهار أنه يمكنك أنت وفريق مشروعك متابعة ما قلته أنك ستفعله. من خلال الإبلاغ عن ما حققته والمخاطر التي قمت بتخفيفها ، فإنه يوضح لفريق الإدارة لديك أنك جاد في تقديم وتنفيذ ما يلزم لإثبات مشروعك في المستقبل ضد المشاكل.
بمجرد انتهاء المخاطرة - عندما لا تكون ذات صلة لأنها حدثت أو لا يمكن أن تحدث - يمكنك إغلاقها من سجل المخاطر الخاص بك.
إن وضع خطة إدارة مخاطر هذا المشروع في مكان يمكن أن يميزك عن المديرين الآخرين. سيكون لدى رئيسك دليل على أنه يمكنك التفكير بشكل استراتيجي وإبداعي في ما قد يتسبب في فشل مشروعك ، والأهم من ذلك ، القيام بشيء حيال ذلك. ستكون أنت الشخص الذي يدير المشاكل بفعالية قبل حدوثها ، حيث يكتسح حواجز الطرق ويستعد لأي شيء!
يعتبر أن تكون جيدًا في إدارة مخاطر المشروع طريقة مؤكدة لإظهارها كزوج آمن أو أيدي من الإدارة. لا تحتاج إلى الكثير من الخبرة أو الشهادات لبدء إدارة مخاطر المشروع بنجاح (على الرغم من وجود مؤهلات رسمية في إدارة المخاطر). ستعني هذه العملية السهلة المؤلفة من 5 خطوات قريبًا أن إدارة مخاطر المشروع مضمنة في خطط المشروع.
إثبات الثقة عند إجراء مقابلة للتدريب
إن تعلم مهارات إجراء المقابلات الفعالة يتطلب الممارسة ولكنه يستحق الجهد المبذول في النهاية ، بما في ذلك كيفية الوثوق في المقابلة.
كيفية بناء الثقة في فريقك
الثقة هي أغلى سمات القيادة. العمل بجد كل يوم لتعزيز الثقة في فريقك. وفيما يلي نصائح حول كيفية القيام بذلك.
تمهيد: قائمة الحد الأدنى الشخصية المرجعية لإدارة المخاطر
PAVE هو اختصار يستخدمه الطيارون كقائمة تحقق للحد الأدنى الشخصي للمساعدة في تقليل المخاطر المرتبطة بالطيران.