مساعد إداري الوصف الوظيفي: الراتب ، المهارات ، والمزيد

يعد المساعدون الإداريون ، بما في ذلك الأمناء ، العمود الفقري لوظيفة المكتب. يقومون بكتابة المستندات وإعدادها ، وتحديد مواعيد المواعيد ، والاحتفاظ بالملفات. أنها ترد على الهواتف والمكالمات المباشرة والمساعدة في اجتماعات الموظفين. في بعض المكاتب ، قد يتعاملون مع مهام مسك الدفاتر الأساسية ، وقد يقبلون الدفع من العملاء والعملاء.

كان هناك حوالي 4 ملايين مساعد إداري وأمين سر يعملون في الولايات المتحدة في عام 2016.

مساعد المسؤوليات والواجبات

يمكن أن تختلف مسؤوليات المساعدين الإداريين تبعًا لنوع المكتب الذي يعملون فيه ، ولكن بعض الواجبات المشتركة تشمل:

• توليد الوثائق.
• ضع معا عروض الشرائح
• إنشاء جداول البيانات.
• إدارة قواعد البيانات.
• إنشاء و / أو الحفاظ على المواقع.
• العمل كمدير مكتب ، وتخطيط مناسبات الموظفين مثل حفلات العشاء وجمع التبرعات ، وجدولة اجتماعات العملاء ، وترتيب الجداول الزمنية لزملاء العمل.

الراتب المساعد الإداري

يمكن أن يعتمد الراتب على طبيعة العمل الذي يعمل فيه مساعد إداري ، وكذلك نطاق الواجبات. أولئك التنفيذيين الذين يتلقون الخدمة يحصلون على أعلى أجر

• الدخل السنوي المتوسط: 38880 دولارًا (18.69 دولارًا في الساعة)
• أعلى 10 ٪ الدخل السنوي: أكثر من 64،230 دولار (30.88 دولار في الساعة)
• أدنى 10 ٪ الدخل السنوي: أقل من 24،690 دولار (11.87 دولار في الساعة)

التعليم والتدريب وإصدار الشهادات

لا يتطلب هذا الاحتلال أي تعليم متقدم معين ، لكن يمكن أن يكون مفيدًا.

• التعليم: ستحتاج إلى شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها ، ويمكنك الحصول على ميزة في هذا المجال من خلال التسجيل في برنامج درجة الزمالة أو حضور برنامج تدريب السكرتارية بعد المدرسة الثانوية. يمتلك السكرتارية الآن شهادات البكالوريوس أو يحصلون على شهادات تركز على التخصص مثل الأمين القانوني المعتمد أو المساعد الإداري الطبي المعتمد في عدد متزايد من القطاعات. يجب أن يكون للمساعدين التنفيذيين والسكرتارية بعض الاعتمادات الكلية كحد أدنى ، إن لم يكن على درجة البكالوريوس.

• تدريب: فكر في البدء مع وكالة توظيف مؤقتة. هذه في بعض الأحيان تقدم التدريب للمجندين الجدد. خلاف ذلك ، إذا كان لديك بعض مهارات السكرتارية الأساسية ، فقد يتم توفير التدريب أثناء العمل وأنت تتعلم حبال شركة أو مجال معين.

مهارات وكفاءات المساعد الإداري

ستحتاج إلى العديد من الصفات الأساسية للنجاح في أن تصبح مساعدًا إداريًا.

• مهارات الكمبيوتر والبرامج: يجب أن تكون مرتاحًا باستخدام Microsoft Office والبريد الإلكتروني والإنترنت. قد تحتاج إلى التعرف على QuickBooks أو برامج المحاسبة الأخرى إذا كنت تعمل لصالح شركة صغيرة.
• مهارات تعدد المهام: قد يكون هذا مهمًا بشكل خاص إذا كنت تعمل أيضًا كمدير. يجب أن تكون قادرًا على توفيق العديد من المطالب في وقت واحد.
• مهارات الاتصال اللفظي والكتابي: هذه ضرورية. يجب أن يكون لديك إجادة اللغة الإنجليزية وتمتلك مهارات تصحيح لغوية جيدة.

• المهارات الشخصية: ستعمل مع الآخرين ، بما في ذلك العملاء وغيرهم من موظفي المكاتب. حسن الخلق وسلوك هادئ يمكن أن يكون مهم جدا.
• مهارات تنظيمية: يجب أن تكون موجهًا إلى التفاصيل ومنظمًا ، وأن تكون قادرًا على تحديد موقع بروتوكول المستند أو الاستدعاء في أي لحظة.
• مهارات إتخاذ القرار: ستجد نفسك في كثير من الأحيان تتعامل مع عدة مهام في وقت واحد تقريبًا ، لا سيما في المكاتب المزدحمة ، لذلك يجب أن تكون قادرًا على تحديد الأولويات واتخاذ قرارات فعالة من حيث الوقت. قد يرغب العميل في الحصول على موعد على الفور ، ولكن هل لديه بالفعل حالة طوارئ أو هل يمكنه الانتظار بضعة أيام؟

المستقبل الوظيفي

لسوء الحظ ، لا يشتمل هذا المنصب على رؤية وظيفية مشجعة. يتوقع مكتب الإحصاءات الحيوية في الولايات المتحدة أن التطورات التكنولوجية ستبدأ في تولي العديد من مهام المساعدين الإداريين من عام 2016 حتى عام 2026 ، مما يؤدي إلى انخفاض نمو الوظائف بنسبة 5٪.

بيئة العمل

هذا الموقف مطلوب من قبل كل صناعة تقريبا. قد تجد نفسك تعمل في مكتب طبي ، أو مكتب محاماة ، أو مكتب حكومي ، أو مقاول صغير في الحي. في أي حال ، من المرجح أن تجد نفسك في مكتب الإعداد.

يزداد الطلب على المساعدين الظاهريين ، لذا فمن المحتمل أنك قد تكون قادرًا على العمل من المنزل.

جدول العمل

هذا عمل دائمًا بدوام كامل خلال ساعات العمل العادية ، لكن طبيعة العمل قد تتطلب بعض العمل في نهاية الأسبوع ، كما لو كنت موظفًا في عيادة طبية. بالإضافة إلى ذلك ، قد يجد العاملون في مهنة المحاماة أنه من المتوقع أن يضعوا ساعات طويلة قبل المحاكمات والمواعيد النهائية.

كيف تحصل على الوظيفة

الحصول على توصيات متوهجة

يبحث أرباب العمل الذين يستأجرون سكرتيرًا أو مساعدًا إداريًا عن شخص يمكنهم العمل معه بشكل مريح ، والذي يمتزج جيدًا مع الموظفين الآخرين ، والذين يمكن الوثوق بهم بمعلومات سرية. خطابات توصية قوية يمكن أن تظهر هذه الصفات.

استخدام الشبكات الخاصة بك

ادخل إلى شبكاتك للحصول على فرص عمل. تواصل مع جهات اتصال Facebook و LinkedIn وأصدقاء العائلة والجيران وأصحاب العمل السابقين. دعهم يعرفون أنك ستقدر مقدمات أي شخص قد يكون توظيف.

تتبع الانفتاح

ابحث في Google عن فرص عمل باستخدام كلمات رئيسية مثل المساعد الإداري ومساعد التسويق ومساعد التحرير والسكرتير الطبي والسكرتير القانوني ومساعد المكتب لإنشاء قوائم الوظائف. سيتم الإعلان عن العديد من الوظائف الإدارية أيضًا في قسم التوظيف في الموقع الإلكتروني لصحيفتك المحلية أو غرفة التجارة.

مقارنة وظائف مماثلة

بعض الوظائف المماثلة والأجر السنوي المتوسط ​​ما يلي:

• كاتب تقارير المحكمة: $57,150
• كاتب المعلومات: $34,520
• ناسخة طبية: $34,770