عبارات لاستخدامها في مراجعات الأداء ومحادثات الموظفين

يحتاج الموظفون إلى تعليقات لمعرفة كيف يفعلون وما إذا كانوا يلبون توقعات مديرهم. الجميع يحب النقد عندما تقدم الثناء والرضا ؛ الأمر أكثر صعوبة عندما تحتاج إلى مناقشة تحسين الأداء.

تعقد المؤسسات مراجعة أداء لتقديم الملاحظات ، وتشجيع تطوير الموظفين وتقييم تقدم الموظفين ومساهمتهم. ما إذا كان الموظف يجتمع ويتجاوز توقعات الوظيفة هو عنصر حاسم في ملاحظات مراجعة الأداء.

تتحدى مراجعة الأداء الرسمية مهارات التواصل لدى المدير لأن الموظف يدرك أن مراجعة الأداء ستؤثر على تعويضه. هذا يمكن أن يسبب الصراع والقلق والأذى المشاعر. بغض النظر عن الطريقة التي تمارس بها مؤسستك ملاحظات الأداء ، عندما تحتاج إلى إجراء محادثة صعبة ، فإن هذه العبارات والنهج ستساعد. فيما يلي بعض التكتيكات لتقديم الملاحظات.

أدائك رائع

هذا التواصل سهل ، ولكن يمكنك تحسين تأثيره وتأثيره. اذكر السبب وأذكر أمثلة لأسباب تصنيف أداء الموظف على أنه متميز. سوف يتعلم الموظف من خلال الأمثلة الخاصة بك ، ويمكنك تشجيعها على القيام بالمزيد من الإجراءات المحددة بأنها جديرة بالملاحظة.

أنت حالي الأداء ، ويمكن تحسين أدائك

أبلغ عن قيام الموظف بأداء وتلبية توقعات متطلبات الوظيفة ، ولكن لديه الفرصة لتحسين الأداء وتهدف إلى أن يصبح مساهماً بارزًا. حدد المجالات التي تحتاج إلى عناية.

أشر إلى أنه في حين أن أدائه يؤهله للرفع لأنه ينفذ متطلبات الوظيفة الأساسية بنجاح ، إلا أنه يود أن يرى تحسناً في مجالات محددة.

أشر إلى أنه إذا كان الموظف سيحقق أكبر زيادة محتملة في الرواتب كل عام ، فإنه يحتاج إلى تحسين الأداء الحالي لتحقيق هذا الهدف. ناقش المجالات التي لديه فيها أكبر فرصة للتحسين.

أدائك لا يفي بالتوقعات

لاحظ أنه على الرغم من أننا ناقشنا أدائه خلال الاجتماعات الأسبوعية ، إلا أنه لم يتحسن وقد حان الوقت للتحدث عن خطة العمل. يتوقع من جميع الموظفين على الأقل أداء توقعاتهم الوظيفية.

وضح مجالات الأداء الحرجة التي تحتاج إلى تحسين قبل أن تتمكن من تحديد أن أدائه يلبي الحد الأدنى من توقعات الوظائف.

أشر إلى أن الموظف لا يقوم بالحد الأدنى من التوقعات الوظيفية التي ناقشتها لهذا العام. يمكنك إضافة: "ربما لا أبلغ هذه المعلومات بوضوح حتى تفهم تداعيات استمرار أدائك الضعيف. لقد قررت أن خطوتنا التالية هي خطة تحسين الأداء التي نضع فيها الأهداف ونضع الاتفاقيات ونحدد المواعيد النهائية و تواريخ الاستحقاق وكثيرا ما يجتمع لتقييم التقدم المحرز الخاص بك."

الموظف لا يفهم ما تخبره به

لا تستمر في تكرار نفس المعلومات عندما لا يبدو أن الموظف يفهم ما تحاول التواصل معه. ابحث عن طرق أخرى ليقول نفس الشيء وأتمنى أن ينقل أحدهم مخاوفك. (ضع في اعتبارك أن عدم وضوح إشارات الخلاف في بعض الأحيان).

أخبر الموظف أنك منفتح على أي أسئلة قد تساعد في توضيح النقاط التي لا يفهمها. أخيرًا ، اطلب منه تلخيص فهمه لمجالات اهتمامك الرئيسية. (يمكنك بعد ذلك تحديد ما هو غير مفهوم والمدى الذي تفصله عن التواصل).

الموظف يختلف مع ما تخبره به

عندما تحاول الإبلاغ عن المشكلات ، تلاحظ مع أداء الموظف ، ويختلف الموظف ، يعتبر طرح الأسئلة أحد الأساليب الموصى بها.

• هل يمكنك تقديم أمثلة توضح لي ما الخطأ في تقييمي لأدائك؟
• ما رأيك في أنني سوء فهم للأداء الذي لاحظته بانتظام هذا الربع؟

تتوافق الملاحظات التي تلقيتها من زملاء العمل وأعضاء الفريق والمديرين الآخرين مع ملاحظاتي. وبالتالي ، أعلم أنك لا توافق على تقييمي ، لكنني لم أسمع أي شيء اليوم يجعلني أرغب في تغييره. في الوقت الحالي ، سيقيم تقييمي. سأكون سعيدًا بمناقشة أدائك خلال شهر في اجتماعنا الأسبوعي بعد أن رأيت أدلة على حدوث تحسن في هذه المجالات.

تلخيص لضمان التفاهم

أخبر الموظف: "جون ، هل تلخص مناقشتنا هنا اليوم حتى أعرف أنك وأنا على نفس الصفحة؟" عبر عن ثقتك في قدرة الموظف على التعلم أو النمو أو التغيير أو التحسين: "أنا واثق من أنك ستتمكن من إجراء التغييرات التي ناقشناها اليوم. أعتقد أنك ستتمكن من إجراء هذه التحسينات لأن لديك الموهبة والمهارات اللازمة لأداء أعلى من المتوسط ​​، وأنا على استعداد لمساعدتك عندما تواجه عقبات أمام نجاحك أو إذا كنت تشعر بأنك ستفوت موعد استحقاق أو موعد نهائي.

فقط اسمحوا لي أن أعرف متى يحدث هذا بمجرد أن تدرك ذلك ".

وضع خطة للمتابعة

الحالة: "فلنضع خطة معًا لمتابعة هذه التحسينات. أريد الحصول على نقاط ردود الفعل بشكلٍ كافٍ حتى نعرف متى تحدث المشكلة. خذ الوقت بين الآن والخميس للتوصل إلى خطة لإجراء هذه التغييرات. في يوم الخميس ، يمكن أن نتفق أنت وأنا على الأهداف والجداول الزمنية للخطة. سأفكر في الأمر أيضًا وأعدّ بأفكاري."

التوصل إلى اتفاق على خطة العمل

اسأل الموظف: 'هل توافق على أن هذه خطة قابلة للتحقيق؟ لقد وضعنا هذه الخطة معًا ، وأنا واثق من أنك سوف تكون قادرًا على إنجاز التحسينات المطلوبة في غضون الجداول الزمنية التي طورناها. هل توافق؟ ما هي المخاوف التي يمكن أن نتحدث عنها اليوم؟"

الإعلان عن قرار الدفع الذي سيكون غير محبوب

أخبر الموظف: "بناءً على أدائك هذا العام ، فقد قررت أنك لست مؤهلاً لزيادة الرواتب. لأنك لم تحقق توقعات عملك ، فلن تتلقى زيادة في هذه الدورة. سأكون سعيدًا بالمناقشة هذا في غضون 4-6 أشهر بعد أن رأيت تحسنا مستمرا في أدائك ".

اذكر مبلغ الزيادة في الراتب ومقدار الراتب الذي ستجلبه الزيادة في راتب الموظف بزيادة الرواتب الجديدة. النسب المئوية ليست دائما تحفيزية. بينما من المحتمل أن يقوم الموظف بالرياضيات ، فإن هدفك هو إطلاعه على التغيير في الأجور. مثال: "زيادة راتبك تبلغ 500 دولار ، وبذلك يصل إجمالي راتبك إلى 55000 دولار".

عندما تتواصل بوضوح وتتجنب رد فعل دفاعي ، يمكنك التعبير عن توقعاتك بطريقة يسمعها الموظف. تحدث حتى يستمع الموظف ويفهمه ويحسنه. بعد كل شيء ، أليس هذا هو الهدف؟