كيف تكتب خطاب توصية

بالنسبة لبعض الوظائف ، يطلب أصحاب العمل خطابات توصية مكتوبة. قد يطلبون منهم حتى كجزء من عملية التطبيق. في هذه الحالات ، يحتاج مقدمو الطلبات إلى تقديم خطابات توصية (عادةً ما تكون حالتين أو ثلاثة) مع رسالة السيرة الذاتية والخطاب.

تحمل خطابات التوصية هذه وزناً كبيراً لمستلميها. إذا طُلب منك كتابة واحدة ، فمن المهم أن تدرج التفاصيل التي تبني قضية قوية لمقدم الطلب. (إذا كنت لا تشعر بالراحة في تأييد مقدم الطلب ، فمن الأفضل رفض كتابة خطاب بدلاً من كتابة شيء فاتر.)

إليك ما تحتاج إلى معرفته لكتابة خطاب فعال يدعم طالب الوظيفة.

النظر في نوع الرسالة التي تكتبها

إذا طُلب منك تقديم مرجع لوظيفة محددة ، فيجب عليك كتابة الرسالة مع مراعاة متطلبات تلك الوظيفة بعينها.

اقرأ المنشور أو الوصف الوظيفي بعناية ، وابحث عن مهارات ومعارف محددة يمكنك تضمينها في خطاب مرشحك.

في رسالتك ، لاحظ وجود تطابق بين مؤهلات مقدم الطلب ومسؤوليات الوظيفة.

مع خطاب توصية عام ، ركز على أنواع أو فئة الوظائف التي يتقدم بها الشخص. ستكون أمثلةك في هذا النوع من الخطابات أكثر اتساعًا وأقل تحديدًا.

جمع المعلومات قبل البدء

اطلب من الشخص الذي تكتب من أجله تزويدك بنسخة من الإعلان عن الوظيفة وسيرته الذاتية أو سيرته الذاتية (CV) قبل أن تبدأ في كتابة خطابك. قد يكون من المفيد أيضًا مراجعة خطاب التغطية الخاص بهم لمعرفة كيف يرتبون مؤهلاتهم للوظيفة.

عندما تكتب توصية أكثر عمومية ، اطلب من موضوع رسالتك أن يحدد أهدافهم للتوظيف. اسألهم عن مثال أو اثنين من الوظائف التي يتقدمون لها. اطلب منهم أيضًا مشاركة أصولهم الأكثر قابلية للتسويق لهذا النوع من العمل ، خاصة تلك التي ربما لاحظتها في علاقتك بالشخص الذي توصي به.

كلما زادت المعلومات التي لديك عن الوظائف أو أنواع الوظائف التي يتقدم إليها المرشح ، زادت فعالية توصيتك.

ما يجب تضمينه في خطاب توصية

يجب أن تشرح الفقرة الأولى من رسالتك كيف تعرف الشخص الذي تكتب من أجله. قم بالإشارة إلى المسمى الوظيفي والمسمى الوظيفي للفرد في الوقت الذي تفاعلت فيه ، وكذلك طبيعة علاقتك ، بما في ذلك ما إذا كنت تشرف على الشخص الذي توصي به.

عادة ، سوف تشمل أيضا طول الفترة الزمنية التي كنت تعرف الشخص.

نص الرسالة

يجب أن يشير نص رسالتك إلى المهارات والصفات ومجالات المعرفة والأصول الأخرى للشخص الذي توصي به. ابدأ بوضع قائمة بمواطن القوة التي تود أن تنقلها في توصيتك.

ثم قم بتكوين جمل تظهر دليلاً على تأكيداتك - وهذا سيجعل رسالتكم أكثر مصداقية. قدم أمثلة محددة عن الحالات التي لاحظت فيها المرشح باستخدام المهارات التي يسلطونها الضوء على مدير التوظيف.

قد يتكون هذا من مشروع أو دور قاموا فيه بتطبيق مهارة معينة بنجاح. يمكن أن يكون ذكر الإنجازات التي تمت فيها إضافة القيمة إلى مؤسستك ووصف نقاط القوة التي مكّنت الشخص من توليد تلك النتائج مقنعة بشكل خاص.

إغلاق الرسالة

في البيان الختامي الخاص بك ، قد يكون من الفعال للغاية الإشارة إلى أنك ستوظف الشخص مرة أخرى. أو ذكر اعتقادك بأن الشخص سيكون إضافة رائعة للشركة.

مشاركة معلومات الاتصال الخاصة بك

كجزء من وثيقتك ، يمكنك أيضًا مشاركة رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني مع ذكر حرصك على مشاركة منظور إضافي على المرشح. وبهذه الطريقة ، يمكن لأصحاب العمل المحتملين الاتصال بسهولة إذا كانت لديهم أية أسئلة متابعة.

مثال رسالة توصية التوظيف

هذا هو نموذج رسالة توصية العمالة. قم بتنزيل قالب الرسالة (متوافق مع محرّر مستندات Google أو Word Online) أو اقرأ المثال أدناه.

قم بتنزيل قالب الكلمات

مثال رسالة توصية التوظيف (النص النصي)

ميغان جرين

مدير مبيعات

أكمي إنكوربوريتد

14 محرك البلوط

Anycity ، CT 32444

555-222-3333

[email protected]

8 أبريل 2018

مارلين جراي

مدير المبيعات المحلية

صناعات CBI

321 الشارع الرئيسي

Bigtown، NY 12000

عزيزي السيدة غراي ،

أكتب إليكم بخصوص Mark Slade ، الذي تقدم بطلب لشغل منصب مندوب مبيعات بشركتك. عمل مارك في القسم الخاص بي كمساعد مبيعات منذ تخرجه مع مرتبة الشرف العام الماضي من جامعة كونيتيكت. لقد استأجرناه بعد التخرج جزئياً بسبب أدائه المتميز كمتدرب في الصيف السابق.

لقد كان مارك إضافة رائعة لفريقي. لقد اندمج بسهولة في قسمنا ، حيث تعلم بسرعة وكاملة عن جميع منتجاتنا ، وليس فقط تلك التي كان مسؤولاً عن بيعها. جعله حماسه لعمله ومهاراته الرائعة في التواصل معه مصدر ربح فوري للشركة. تخطى مارك أهدافه الشخصية في كل ثلاثة أشهر ، وأتاح الوقت لمساعدة أقرانه في إغلاق المبيعات الصعبة بشكل خاص. مارك هو المختصة والمنظمة ، وموقفه الإيجابي وروح الدعابة جعلته شعبية بين عملائنا وكذلك زملائه.

أعتقد أن مارك لديه قدر هائل من الإمكانات وسيكون إضافة رائعة لموظفيك. لن يكون لدي أي تحفظات بشأن التعاقد معه مرة أخرى وأنا واثق من التوصية بمارك للتوظيف في شركتك. إذا كان لديك أي أسئلة أخرى أو ترغب في التحدث معي شخصيًا ، فلا تتردد في الاتصال بي.

بإخلاص،

توقيعك المكتوب بخط اليد (للحصول على نسخة مطبوعة)

ميغان جرين

تنسيق رسالتك

فيما يلي إرشادات لتنسيق خطابات التوصية بما في ذلك الطول والشكل والخط وكيفية تنظيم الرسائل. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تكتب فيها خطاب توصية ، فقد تجد أنه من المفيد استخدام قالب.

إرسال رسالتك

قد يُطلب منك إرسال الخطاب إلى الشخص الذي توصي به أو مباشرة إلى صاحب العمل. إذا كنت ترسل عبر البريد الإلكتروني ، فقم بإرفاق نسخة من رسالتك إلى رسالة البريد الإلكتروني كمستند PDF أو مستند Microsoft Word. سيحدد نشر الوظيفة أو صاحب العمل عادة كيفية إرسال التوصية ومن يجب إرسالها إليه.

عندما لا تستطيع كتابة توصية إيجابية

إذا كنت تواجه صعوبة في صياغة خطاب مقنع بأحد المرشحين ، فمن الجيد رفض الطلب. من الأفضل في الواقع أن تقول "لا" من أن تكتب خطابًا لا يؤيد بشدة الشخص الذي توصي به.

يمكنك ببساطة قول شيء غامض وكأنك لا تشعر بالراحة التامة عند كتابة توصية أو ليس لديك نوع التعرض الذي يمكّنك من توفير النوع الصحيح من الرسائل.