كيف يجب على موظفي الموارد البشرية التفكير في القضايا كل يوم

يبدو سؤال الموظف بسيطًا ومباشرًا ، ويجب أن يكون من السهل الإجابة عليه. حق؟ ليس إذا كان عملك في الموارد البشرية. حتى أبسط سؤال الموظف يثير أعلام حمراء لا تعد ولا تحصى لفريق الموارد البشرية لصاحب العمل. مرة أخرى ، أنت تمشي في هذا الطريق ذي الخمسة محاور. كيف ترضي جميع أصحاب المصلحة الخمسة بينما تعامل الموظف الحالي إلى حد ما؟

ما هو الأفضل لصاحب العمل؟ ما هو الأفضل للموظف؟ ما هو قانوني أو مطلوب من قبل وكالة حكومية؟ ما الذي يضع سابقة للقرارات المستقبلية حول والمعاملة العادلة للموظفين؟ ما هو القرار الذي سوف تحصل على رفع دعوى ضد جميع التكاليف المتزامنة والتفاقم؟

لا يمكنك اتخاذ قرار ما لم يكن القرار يرضي جميع أصحاب المصلحة الخمسة - إلى حد ما. هل من الغريب حقًا أن يكون صاحب المصلحة الموظف هو الذي يعاني في بعض الأحيان؟ إليك كيفية قيام موظفي الموارد البشرية بالتفكير واتخاذ القرارات للإجابة على سؤال الموظف. دعنا نستخدم تعديل سياسة سفر المعرض التجاري للشركة كمثال.

كيف يفكر الموارد البشرية ، ويتخذ القرارات ، ويجيب على الأسئلة

بدا السؤال الذي قدمه القارئ بسيطًا بما فيه الكفاية. أراد الموظف ، الذي يسافر في شركة تجارية للتجارة المعارض وغيرها من الأحداث العميل ، لتمديد وقته في مدينة الحدث باستخدام وقت العطلة. ليس هناك أى مشكلة.

لا مشكلة ، وهذا هو ، حتى أبلغه الموارد البشرية كيف ستحمل الأيام مقابل إجازته المدفوعة الأجر. مع التعاطف مع كل من الموارد البشرية والموظف ، إليك كيفية قيام الشخص المعني بالموارد البشرية بالتفكير واتخاذ القرارات.

سافر الموظف يوم الأحد إلى معرض تجاري. (لا توجد مشكلة في وقت السفر هذا ؛ فالشركة ، حسب السياسة ، التي يفهمها جميع الموظفين ، لا تدفع وقت سفر عطلة نهاية الأسبوع للموظفين المعفيين.) عمل الموظف من الاثنين إلى الأربعاء في المعرض التجاري وأراد بدء استخدام يوم عطلة بعد الحدث.

حسنًا ، قال مدير الموارد البشرية ، يومي الخميس والجمعة أيام عطلة. لا ، أجاب الموظف ، يوم الخميس ، كنت أسافر عادة إلى الشركة ؛ نظرًا لأن هذا اليوم سيتم دفعه كجزء من أسبوع العمل العادي ، فليس من العدل أن أجعل يوم عطلة لتغطية الخميس. هل أنت معي؟

التفكير في الموارد البشرية وصنع القرار يبدأ

حسنًا ، يقول مدير الموارد البشرية ، الذي يتمثل ميله الأول في فرض رسوم يوم الخميس باعتباره يوم عطلة نظرًا لأن الموظف لا يستخدم ، في الواقع ، اليوم للعودة إلى الشركة. لا يريد موظف الموارد البشرية ، بحق ، اتخاذ قرارات إجازة الموظف على أساس كل حالة على حدة ، للموظفين الذين يحضرون الأحداث التي ترعاها الشركة.

عند مراجعة اثنين من الرؤساء التنفيذيين وشخص آخر في الموارد البشرية ، كان كلا القرارين مؤيدين. إذا كان من المتوقع أن يعود الموظف من المؤتمر يوم الأربعاء ويعمل يوم الخميس ، فيجب أن يكون يوم الخميس يوم عطلة.

إذا كان يوم الخميس عادة يوم سفر ، فسيتم اعتباره يوم عمل ، وليس يوم عطلة. في ظل الظروف العادية ، كان يسافر إلى أي حال ويجب على الشركة عدم معاقبته لأنه مدد إقامته مع عطلة.

لكنه قال إنه اختار عدم العودة ولكن بدلاً من ذلك الذهاب في إجازة ، قال المنشقون. ليست هذه مشكلة الشركة ، ونحن ندفع فقط مقابل وقت السفر إذا كان الموظف يستخدم أيام الأسبوع للعودة. نظرًا لأننا لا ندفع أي وقت للسفر في عطلات نهاية الأسبوع ولا يوجد شيء مثل يوم السفر ، فيجب أن يتم دفع رواتب الموظفين فقط إذا كانوا يعملون.

بالإضافة إلى ذلك ، عادة ما يكون الموظف ، ما لم يتم تكليفه بعمليات التكسير ، من المتوقع أن يعود يوم الأربعاء ويبلغ عمله يوم الخميس.يمكنه الترتيب للوصول متأخرا مع مديره إذا كانت رحلته حمراء.

في هذه الحالة ، لا شك ، يجب أن يتم فرض رسوم يوم الخميس. ولكن ، ما هي الممارسة السابقة في الشركة؟ هل يتوقع من الموظفين العودة يوم الأربعاء ، إن أمكن ، أم يوم الخميس هو يوم السفر المعتاد للعودة.

معظم الموظفين يرغبون في العودة إلى المنزل والعمل في أسرع وقت ممكن. لذا ، فإنهم يسافرون إلى الوطن يوم الأربعاء إذا كانت أي رحلة جوية ممكنة ، بدلاً من قضاء ليلة في التسكع بأنفسهم في مدينة غريبة ليس لديهم ما يفعلونه.

هذا هو أيضا مسألة القطاع الخاص مقابل القطاع العام. إذا كنت موظفًا في القطاع العام ، تعمل غالبًا وفقًا للشروط المتفق عليها لعقد الاتحاد ، فستتوقع اعتبارات مثل الدفع مقابل كل دقيقة تعمل فيها. إذا لم يكن في تعويض مباشر ، يتوقع موظف في القطاع العام وقتاً معاداً لساعات العمل ويتوقع أن يتم دفعه مقابل السفر في عطلة نهاية الأسبوع أيضًا.

هذا التفكير هو لعنة لصاحب العمل في القطاع الخاص الذي يتوقع الموظفين المعفيين لإنجاز المهمة وتحقيق الأهداف. في الواقع ، فإن التفكير كموظف كل ساعة سيعيق حياتك المهنية ويجعلك أقل قيمة كموظف. فيما يلي بعض الأفكار السابقة حول تعويض الموظفين عن وقت السفر.

إذا كان الموظف موظفًا بالساعة أو غير معفى ، فيتعين على أصحاب العمل مراعاة وقت السفر المدفوع ، بالإضافة إلى ساعات العمل في المعرض التجاري. عندما يكون الموظف مؤهلاً للعمل الإضافي ، تسري هذه اللوائح حتى على الطريق.

(هذه واحدة من النظريات حول سبب ندرة الموظفين غير المعفيين بالسفر لحضور مناسبات العملاء والتدريب. تجعل اللوائح الحكومية تكلفة حضورهم باهظة - أو على الأقل - ألمًا في المؤخرة لحساب أصحاب العمل والدفع لهم. نظرًا لأن هذه القواعد قد تمنع استخدام الموظفين بالساعة والنمو الوظيفي لهم ، فإن متعاطفي الموارد البشرية مع أرباب العمل.)

اعتبارات قرار الموارد البشرية بشأن سياسة المعارض التجارية

المشكلة التالية التي يجب على الموارد البشرية أخذها في الاعتبار ، في هذه الحالة ، هي أن العديد من الموظفين يسافرون بشكل متكرر لحضور المعرض التجاري وأحداث الشركة الأخرى. للقرار المتخذ ، في هذه الحالة ، تداعيات بعيدة المدى على صاحب العمل والقرارات المتعلقة بطلبات الموظفين الآخرين في المستقبل.

هل تريد الموارد البشرية حقًا اتخاذ هذه القرارات على أساس كل حالة على حدة؟ في أي نقطة يبدأ العمل وينتهي الإجازة؟ عندما ينتهي المعرض التجاري في الساعة 4 مساءً الاربعاء؟

متى تغادر آخر طائرة إلى مسقط رأس الموظف مساء الأربعاء؟ ماذا لو لم يكن هناك طائرة يوم الأربعاء؟ ما مقدار الوثائق والأبحاث التي سيتعين على الموارد البشرية أن تطلبها في المستقبل من الموظفين الآخرين لضمان أن تكون إجازة الشركة للقرارات المحاسبية متسقة وعادلة؟

في مرحلة ما ، يتعين على إدارة الموارد البشرية تحديد أن القرار لصالح السماح لهذا الموظف باستخدام الخميس ليوم عطلة له الكثير من التداعيات على طلبات مماثلة في المستقبل. سوف يشعر الموظف بالتعاسة.

ولكن ، لا أحد في الموارد البشرية ، الذي أعرفه ، يريد قضاء وقت عملهم كشرطي المسؤول عن وقت الموارد البشرية. يختار الموظف عدم السفر في الوقت المحدد ؛ يمكنه العودة إذا أراد راتبه ، ثم يذهب في إجازة. أي قرار آخر يفتح الطريق كبير جدا من علبة من الديدان.

تتضمن فكرة أخيرة عن الشخص المعني بالموارد البشرية كيفية معاملة الموظفين في الماضي. هل يسافر الموظفون عمومًا مساء الأربعاء أو الخميس؟ إذا الخميس ، هل من المتوقع أن يظهروا في المكتب؟ إذا كانت ليلة الأربعاء ، فكم يوم الخميس من المتوقع أن يعملوا؟

إذا كان في سياق العمل المعتاد ، فقد عاد ليل الأربعاء ، ثم يجب اعتبار يوم الخميس عطلة. إذا كان في رحلة العمل المعتادة ، فقد سافر يوم الخميس ولكن من المتوقع أن يظهر أيضًا في مكان العمل يوم الخميس ، فيجب أن يتم فرض رسوم على يوم الخميس باعتباره يوم عطلة.

آه ، هذه أول مرة تواجه فيها هذا السؤال؟ عظيم. لديك الفرصة لتعيين السابقة ووضع سياسة وممارسات السفر لشركتك.

ربما تحصل على إضافة قرارك إلى دليل الموظف ، بحيث يعرف جميع الموظفين وضع الأرض لتوجيه عملية صنع القرار في المستقبل.

الموارد البشرية تصل إلى حل

ماذا عن هذا للحصول على حل للسؤال الحالي؟ كيف تعاملت الشركة مع سفر الموظفين إلى المعارض التجارية وأحداث العملاء في الماضي؟ هل يقوم الموظفون بالطيران في تلك الليلة ويعملون في اليوم التالي أم هل تمنحهم الشركة مهلة ويسمح لهم بالعودة في اليوم التالي للحدث وتقديم تقرير للعمل في اليوم التالي؟

حدد ما الذي تحكم إدارة هذه الممارسات في الماضي ، وفقًا للعديد من مديريك المسؤولين عن الموظفين الذين يحضرون الأحداث التي تواجه العملاء. الممارسة السابقة ستحدد استخدام يوم عطلة - أو لا - للغياب يوم الخميس.

ماذا لو اكتشفت - كما هو محتمل - أن الممارسات لم تكن متناسقة في جميع المجالات ولا توجد ممارسة سابقة واضحة؟ ارسم الخط في الرمال. أخبر الموظف الذي يسأل حاليًا ، والذي ليس لديه قواعد لإرشاده ، أنه يمكنه استخدام يوم عطلة ليوم الخميس. ثم:

• تطوير سياستك ،
• أضف السياسة إلى دليل الموظف ،
• تدريب الموظفين الذين يسافرون حول السياسة المنقحة ،
• دع المدراء يعرفون أن تقدير الإدارة لن يوجه قرارات سفر الموظفين بعد الآن لأن القرارات لم تكن متسقة وعادلة
• استخدم السياسة الجديدة لاتخاذ قرارات متسقة وعادلة في المستقبل.

لغة سياسة السفر للمستقبل

في شركة يسافر فيها الموظفون بشكل متكرر للعمل ، وخاصة إذا كانت مجموعة الموظفين كبيرة ، سيكون كابوسًا بالنسبة للشركة لاتخاذ القرارات على أساس كل حالة على حدة ولن تكون الشركة عادلة على الإطلاق. متطلبات الوثائق للموظفين تضيف عبئا غير ضروري.

إن إلقاء نظرة جيدة على الموظفين الذين يساهمون في تعقب الوقت بدقة يعد إهانة ومهينة للمدير والموارد البشرية والموظف. كما أنه يهزم هدفك المتمثل في الوثوق بالموظفين ، ومعاملة الموظفين مثل البالغين ، وتوقع الموظفين لاتخاذ قرارات مسؤولة ضمن الإرشادات المعلنة.

لذلك ، وفقًا لاحتياجات شركتك ، فإن السياسة الموصى بها كجزء من سياسة السفر الكلية. (لديك مجموعة كاملة من القرارات الإضافية لسياسة شاملة.)

و ، بالمناسبة ، إذا كان لديك سوى اثنين من الموظفين الذين يسافرون؟ تجاهل كل هذا التفكير الموارد البشرية واتخاذ القرارات. دوه! يمكن للمديرين اتخاذ القرارات المحاسبية للوقت على أساس كل حالة على حدة.

السفر من وإلى الشركة

في (اسم الشركة) ، يسافر الموظفون بشكل متكرر للعمل. يحضر الموظفون اجتماعات التدريب أو الجمعيات المهنية ، ويزورون البائعين والمنافسين ، ويلتقون بالعملاء ، ويحضرون المعارض التجارية وغيرها من أحداث تفاعل العملاء ، على سبيل المثال لا الحصر. نظرًا لأن هذه الأحداث تقام غالبًا في أماكن مرغوبة ، فإن الموظفين يطلبون في كثير من الأحيان استخدام PTO أو وقت الإجازة لتمديد إقامتهم في موقع الحدث.

في هذه الحالات ، تكون الشركة مسؤولة عن تكلفة سفر الموظفين بما في ذلك الطائرات وسيارات الأجرة وحافلات المطار ووسائل النقل اللازمة من اليوم الذي يسافر فيه الموظف إلى الحدث حتى يكمل الموظف أعمال الشركة في هذا الحدث. يجب على الموظف حساب كل يوم إضافي في الأسبوع تقلع من العمل بعد الحدث كوقت عطلة مدفوعة الأجر ، أو وقت PTO ، أو إجازة غير مدفوعة الأجر بإذن من الإدارة.

يجب أن يتحمل الموظف جميع التكاليف التي يتكبدها الموظف أو مرافقوه للسفر أو الطعام أو السكن أو النقل ، وما إلى ذلك. جزء من تذكرة الطائرة ، التي اشترتها الشركة لإعادة الموظف بعد الحضور في الحدث ، أو حساب الأميال ، المدفوعة عادة مقابل عودة الموظف من قبل الشركة ، يمكن أن تستخدم لعودة الموظف إلى الوطن.

لن تدفع الشركة أي نفقات إضافية. يجب على الموظف حساب كل يوم تقلع بعد الحدث الذي ترعاه الشركة.

نعم ، هذه إجابة طويلة على سؤال الموظف حول استخدام وقت الإجازة لتمديد فترة سفر شركته. لكن هذا مثال جيد لجميع العوامل التي يجب على الموارد البشرية أخذها في الاعتبار عند التفكير في الموارد البشرية وصنع القرار. ليس الأمر ممتعًا بالنسبة للموارد البشرية ، ولكن من الضروري التفكير في الموارد البشرية واتخاذ القرارات لتلبية احتياجات أصحاب المصلحة الخمسة في الشركة.

لا تكره فقط المصطلحات HR؟ ابدأ بكلمة: تحفيز.