طرق لمدير للتحضير لمراجعة الأداء

تعتبر المراجعة السنوية لأداء الموظف عملية أساسية للموارد البشرية لتوثيق مدى جودة أداء الموظف على مدار العام ، وفرصة لتقديم ملاحظات إلى الموظف ، وتكون بمثابة نقطة انطلاق لتحديد أهداف الأداء والتطوير في العام المقبل.

ومع ذلك ، تم مقارنة طقوس مكان العمل السنوية برحلة إلى طبيب الأسنان للحصول على قناة الجذر. يمكن أن يكون كلاهما وصفًا دقيقًا. تمامًا مثل العناية بأسنانك ، فإن السبب في أن مراجعة الأداء السنوية ينتهي بها الأمر إلى الشعور وكأنها قناة جذرية هي بسبب الافتقار إلى الصيانة الوقائية.

مع قدر صحي من التخطيط المسبق وفحوصات منتظمة ، يمكن أن تكون مراجعة الأداء السنوية غير مؤلمة مثل التنظيف السنوي للأسنان. فيما يلي سبع طرق يمكن للمدير إعدادها لمراجعة أداء الموظف السنوية من أجل جعلها مناقشة مثمرة وغير مؤلمة:

1. ابدأ بتوقعات الأداء والأهداف

يبدأ التحضير لمراجعة الأداء السنوية بعملية التوظيف. إن نشر الوظيفة والوصف الوظيفي المكتوب بشكل جيد يوضح بوضوح ما هو متوقع من الموظف وما ينبغي أن يبدو عليه الأداء الجيد.

لا يجب أن تأخذ توقعات الأداء شكل وصف وظيفي رسمي. تعرف على كيفية كتابة توقعات الأداء الحقيقية التي تحدث فرقًا بطريقة أكثر رسمية وفعالة لتطوير توقعات الأداء والتواصل معها. فقط تأكد من مناقشة هذه التوقعات والأهداف مع الموظف وإعادة النظر فيها بشكل منتظم. يمكن أن تتغير الأمور ، وعندما يحدث ذلك ، يجب ألا يكون الموظف آخر من يعرف.

2. تقديم ملاحظات منتظمة على مدار السنة

جزء كبير من جعل الاستعراض السنوي غير مؤلم هو القضاء على المفاجآت. يستحق الموظفون ويحتاجون إلى ردود فعل إيجابية وحرجة بشكل منتظم. لكي تكون التعليقات فعالة ، يجب أن تكون في الوقت المناسب ، ويتم تسليمها في أقرب وقت ممكن بعد نتيجة الأداء أو السلوك. من المؤكد أن ردود الفعل المهمة يمكن أن تلمح قليلاً ، لكنها أقل إيلامًا من الحصول عليها كلها مرة واحدة في نهاية العام.

3. التعامل مع مشاكل الأداء بسرعة وحسم

الاستعراض السنوي ليس هو الوقت المناسب لمعالجة مشكلة خطيرة في الأداء لأول مرة. يحتاج المديرون إلى تعلم كيفية التعرف على مشكلات الأداء وتشخيصها ومناقشتها على مدار العام.

4. الحفاظ على الوثائق على مدار السنة

أحد أصعب أجزاء التحضير للمراجعة هو محاولة تذكر كل ما حدث على مدار عام. عندما لا يحتفظ المدير بسجل أداء الموظف وسلوكياته على مدار العام ، فإنهم يميلون إلى تبني مراجعتهم على الذاكرة الحديثة.

هناك طريقة بسيطة للتوثيق على مدار العام وهي الاحتفاظ بمجلد لكل موظف لتقارير الأداء ، وأمثلة على السلوك الجيد والسيئ ، وملخصات للمناقشات ، وملاحظات العملاء ، وسجلات الحضور ، وأي شيء آخر يتعلق بتوقعات وأهداف الأداء.

5. الحصول على ملاحظات من الآخرين

على الرغم من أن المدير هو أفضل شخص لتقييم أداء الموظف ، إلا أنه من المفيد أيضًا الحصول على ملاحظات من العملاء وزملاء العمل والمديرين الآخرين. يمكن القيام بذلك على أساس منتظم وغير رسمي ، أو باستخدام منهجية أكثر رسمية للمسح. يجب أن تكون التعليقات سرية ومجهولة وتستخدم بشكل إجمالي للتحقق من تقييم المدير ودعمه.

6. اطلب ملاحظات من الموظف

على الرغم من أن المدير لا يطلب أبدًا من الموظف أن يكتب مراجعة خاصة به ، إلا أنه من الممارسات الجيدة طلب التقييم الذاتي من الموظف كجزء من عملية الإعداد. قد يكون لدى الموظف معلومات لم يكن المدير على علم بها ، ويمكن للمدير ، على الأقل ، أن يتلقى إشعارًا مسبقًا عن أي نقاط عمياء قد تكون لدى الموظف.

7. كن مستعدا مع أمثلة

للأداء ، قدم مستندات أداء موضوعية قابلة للقياس إن أمكن. للتعليقات السلوكية ، قدم 2-3 أمثلة محددة لكل كفاءة.

عندما يتبع المدير نصائح الإعداد هذه ، ينبغي أن تكون المناقشة السنوية مجرد ملخص لكل ما تمت مناقشته بالفعل على مدار العام. يمكن أن يتحول التركيز بعد ذلك إلى وضع التوقعات والأهداف للسنة التالية.