خمسة اجتماعات سوف يشكرك موظفوك على القتل أو الإصلاح

يوفر توازن هذه المقالة بعض أنواع الاجتماعات الإضافية التي تنشر التوتر والنزاع. باعتبارك المدير أو القائد المسؤول عن جمع الأشخاص معًا للتواصل ومشاركة وتوليد الأفكار ، فأنت في خدمتك جيدًا من خلال إزالة أنواع الاجتماعات هذه من روتينك.

8:00 صباحًا الاثنين اجتماعات الموظفين صباح اليوم

المشكلة في هذا الاجتماع هي أنه لا يوجد أحد على استعداد لذلك. بعد كل شيء ، الساعة 8:00 صباح يوم الاثنين - لم يحدث شيء بعد وكل ما حدث الأسبوع الماضي هو في معظمه تاريخ قديم. المشكلة الثانية في هذا الاجتماع هي أنه لكي يكون أي شخص مستعدًا ، يتعين عليه العمل مساء الأحد وهو أمر جيد في بعض الأحيان ولكنه مضمون لكسب بعض الأصوات الخطيرة من أجل "رعشة العام" من الموظفين وأفراد أسر الموظفين.

الحل: إذا كان عليك إدارة اجتماع فريق يوم الاثنين ، فدفعه إلى وقت متأخر من الصباح أو في وقت مبكر من بعد الظهر. الأفضل من ذلك ، ادفعه إلى صباح الثلاثاء.

اجتماعات حالة المائدة المستديرة

أنت تعرف هذا الاجتماع. إنه المكان الذي يتنقل فيه الأشخاص في جميع أنحاء الغرفة ويشاركون آخر التحديثات الخاصة بهم ، والمجلات ، والأوهام ، والأحلام. الجلوس في المكان الخطأ ، وينتهي بك في 22^{الثانية} الشخص الذي يقدم تحديثًا للمجموعة التي تكون مثاناتها شديدة التوتر وتخدر أدمغتها من التحديثات ذات التوجه السياسي المنبثقة من أفواه الزملاء في وظائف بعيدة.

الحل: يجتمع إذا كان يجب ، ولكن تعيين بعض القواعد على التحديثات. اطلب من الناس التركيز على الأخبار المهمة التي تؤثر على الجميع أو لتحديد التحديات التي تتطلب مساعدة من جميع الوظائف. افعل أي شيء للحد من المسيرة المؤلمة للتحديثات غير المبررة وحالة الخدمة الذاتية التي تولدها اجتماعات المائدة المستديرة غير المنضبطة.

الاجتماعات المتكررة التي فقدت غرضها

أي اجتماع متكرر لا يمكن لأحد أن يتذكر فيه سبب عقد هذا الاجتماع هو مرشح للإلغاء الفوري. تميل قوانين الفيزياء إلى الاجتماعات ، ويميل الاجتماع في الجدول إلى البقاء في الجدول الزمني لفترة طويلة بعد أن استفاد من فائدته في مكان العمل.

استعرض أحد المديرين الجدد قائمة الاجتماعات المتكررة على جدول فريقه وألغى اثنين منهم لأنه لم يستطع اكتشاف سبب وجود هذه الاجتماعات. لقد تلقى أكثر من بضع ملاحظات شكر وبعض التعليقات من أشخاص يتساءلون كيف تمكن من قتل هذا الاجتماع الذي كانوا يحاولون التخلص منه خلال العام الماضي.

الحل: راجع جميع الاجتماعات المتكررة التي تعرضها لفريقك أو مشاركتها فيها ، وقم بإقصائها من حياتك وحياة أعضاء فريقك. إذا لم تكن البلد المضيف للاجتماع ، فأبلغ المضيف بنيتك ومنظورك حول فائدة الاجتماع. إذا كنت المضيف / الراعي ، فأعضاء فريق الاستطلاع ومنحهم صوتًا وتصويتًا. القليل من التشريح الشديد للاجتماعات المتكررة يفتح وقتًا ثمينًا لأنشطة أخرى أكثر أهمية.

اجتماعات مجموعة الكلمات الحدادة

هذا هو أي اجتماع تجمع فيه مجموعة من الأشخاص للعمل على صياغة شيء ما: رؤية ، مهمة ، بيان استراتيجية ، بيان نطاق في إدارة المشروع. عادةً ما يكون ناتج هذه الجلسات عبارة عن سلسلة من الجمل التي تم إنشاؤها بطريقة غير ملائمة والتي تعكس التنازلات من جانب الشخص المسؤول. لا أحد في الغرفة يوافق على المنتج النهائي ، لكن الجميع يلمسون رؤوسهم في موافقة بمجرد أن تتجاوز الصياغة سخيفة إلى مجرد فظيعة في محاولة لجعل الألم يختفي.

الحل: نمن أي وقت مضى تحيل صيغة تقريبية من أي شيء إلى لجنة. خذ طعنة في العنصر الذي سألته بنفسك ، ارتدِه قليلاً من الزملاء وعندما تقترب من شيء بدأ العمل من أجلك ، اطلب بعناية إدخال من مجموعة. اطرح أسئلة توضيحية ، دوّن ملاحظات كبيرة ، ثم اختفي وأعد صياغة البيان (العبارات) ، كرر العملية حسب الضرورة.

اجتماعات استراتيجية القالب

لا توجد عملية أو قالب سحري أو حتى سلسلة بسيطة من الخطوات التي تساعد على ظهور الوضوح الاستراتيجي. إجراء S.W.O.T. تحليل (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) ليس دائمًا على المسار الحرج للوصول إلى تقييم دقيق للظروف والفرص. والأرقام والأهداف والنمو ليست استراتيجيات. احذر من أي شخص يشير إلى أن لديهم عملية بسيطة لهذا الموضوع المعقد.

الحل: استثمر في مُسهل أو مرشد الإستراتيجيات المؤهلين تأهيلا عاليا وذوي الخبرة الذين يفهمون كيفية توجيه ، وأحيانا يقودون وأحيانا يتبعون في السعي إلى تطوير استراتيجية قابلة للتنفيذ وذات مغزى. سيقوم المحترف المناسب بمساءلة المجموعة عن العثور على إجابات للأسئلة الصحيحة (الصعبة) التي يجب الإجابة عليها في طريق الوضوح الاستراتيجي.

الخط السفلي

تعد الاجتماعات فرصًا لا تقدر بثمن للاتصال والتواصل وبناء العلاقات وحفز حل المشكلات بطريقة إبداعية. كما أنها فرص ناضجة للاستخدام المفرط وحتى الإساءة. نسعى جاهدين ليكون المدير الذي يحترم قوة وأهمية الاجتماعات. استخدم هذه المنتديات للأسباب الصحيحة عن طريق تصميمها للتركيز على القضايا الرئيسية والتماس الأفكار والأهم من ذلك ، احترام الوقت الذي يضعه الجميع في الجلسات. سيقدر أعضاء فريقك أسلوبك الإيجابي أكثر مما قد تعلم.