كيفية قيادة اجتماعات فريق فعالة

تعد الاجتماعات الفعالة أحداثًا مثيرة للاهتمام وذات طاقة عالية حيث يعمل أعضاء الفريق معًا لاتخاذ القرارات أو حل المشكلات. لسوء الحظ ، يبدو أن الكثير من الاجتماعات التي نحضرها هي عكس ذلك تمامًا. تجلب أسوأ الاجتماعات وقتًا للزحف ، مما يترك الجميع مرهقًا عقلياً وعاطفياً ويشعر بالإحباط قليلاً. الفرق هو في كيفية تخطيط الاجتماعات وتشغيلها.

يفهم أفضل المديرين أهمية هذه الأحداث ، ويفهمون أن إنتاج اجتماع كبير يتطلب التخطيط والجهد المتعمد. تقدم هذه المقالة عشر نصائح لمساعدتك في الاستفادة من وقت التعاون الثمين مع فريقك. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تعزيز اجتماعات فريقك.

لديك موقف إيجابي حول الاجتماعات

إنه الشيء الوحيد الأكثر أهمية الذي يمكن للمدير القيام به كقائد لتحسين اجتماعات الفريق. من المفاجئ عدد المديرين الذين يفخرون بإعلان كرههم للاجتماعات ، ولكن لتحقيق نتائج مهمة وحل المشكلات واتخاذ القرارات والإبلاغ والإلهام والتعاون والتحفيز ، يحتاج المديرون إلى العمل مع الأشخاص.

هذا يعني أحيانًا جمع هؤلاء الأشخاص معًا في غرفة أو عبر مكالمة جماعية والتحدث معهم. الإدارة لا تتعلق بالجلوس في المكتب مع إغلاق الباب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني. كقائد ، حاول النظر إلى الاجتماعات باعتبارها تجسيدًا للقيادة. إنه وقت القيادة ، وليس شيئًا يخيفه مثل رحلة إلى طبيب الأسنان.

تذكر ، أنت تملك الاجتماع

لا تفوض تخطيط جدول الأعمال إلى مساعد إداري أو عضو آخر في الفريق. كقائد ، إنه كذلك ك اجتماع للتخطيط والتشغيل. لتضع نفسك في الإطار السليم للعقل ، اطرح الإجابة التالية على السؤال التالي: "بعد هذا الاجتماع ، ماذا أريد أن يتعلم الناس أو يحققوه أو يحلوه؟"

دائما إعداد جدول أعمال

كل ما ستقرأه عن اجتماعات العمل الفعالة يتضمن نصائح حول إعداد جدول أعمال. ومع ذلك ، فقد حضرنا جميعًا إلى اجتماع لا يوجد فيه جدول أعمال. تساعد عملية تخطيط جدول الأعمال على التركيز وتحديد الموضوعات ذات الأولوية للاجتماع.

طلب إدخال على جدول الأعمال

على الرغم من أن مسؤولية المدير الأساسية هي تطوير جدول الأعمال ، إلا أنه يمكن دعوة أعضاء الفريق للمساهمة في بنود جدول الأعمال. أرسل دعوة للأفكار قبل الاجتماع ببضعة أيام.

التوابل عنه

ضع مجموعة متنوعة قليلاً في التنسيق. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للتوصل إلى اجتماعات فريقك:

• دعوة المتحدثين الضيوف
• احتفل بشيء
• قم بإجراء "طاولة مستديرة للتعلم" - اجعل أعضاء الفريق يأخذون دورًا في تعليم بعضهم البعض شيئًا
• شاهد Ted Talk ذي الصلة بجدول أعمال الاجتماع
• قم بتشغيل نشاط بناء الفريق
• تغيير المواقع (ضع في اعتبارك أخذ الاجتماع خارج الموقع)
• جلب بعض المرح أو الطعام مثيرة للاهتمام
• لديك "جدول أعمال بند واحد"
• طلب تحديثات جولة البرق
• إشراك الفريق في العصف الذهني
• تبديل الكراسي أو تغيير ما يصل اى شى لتفريق الرتابة

السماح لبعض "الفضاء الأبيض" للإبداع التلقائي والمشاركة

لا تحشر الكثير من العناصر في جدول الأعمال الذي تكافح لإكماله. بدلاً من ذلك ، اترك مساحة في النهاية للمناقشة التلقائية. إذا انتهى الاجتماع في وقت مبكر ، فليذهب الجميع مبكرا. الجميع يقدر الوقت وجدت كذلك.

استخدام اجتماعات الفريق للتعاون

بدلاً من مجرد مشاركة المعلومات ، حاول حل مشكلة أو العمل مع المجموعة للتوصل إلى قرار. نعم ، إنه تحدٍ ويمكن أن يكون فوضويًا ، لكن هذا هو المكان الذي نحصل فيه على أكبر قيمة من الاجتماعات.

يمرحوا

كونك قائد الاجتماع لا يعني التباهي بالسلطة أو استغلال السلطة. مثال على ذلك هو مطاردة شخص ما بسبب تأخره أمام الفريق. الحفاظ على روح الدعابة والتواضع الخاص بك.

متابعة

تتبع عناصر الإجراءات وتأكد من قيام الأشخاص بما يقولون إنهم سيفعلونه. من المحبط الظهور في الاجتماع التالي ومعرفة أن نصف الفريق لم يكلف نفسه عناء القيام بما التزموا به في الاجتماع الأخير. المتابعة قبل الاجتماع ومحاسبة الأفراد عن التزاماتهم.

كن قائد نموذجي

لا تعد اجتماعات الفريق وقتًا لتخلي عنك وتهتك مع فريقك. امسك نفسك وفريقك وفقًا لأعلى معايير السلوك ، مما يعني عدم وجود نكات غير ملونة أو اختيار أعضاء الفريق أو السخرية أو السخرية أو ضرب الإدارات أو الإدارة الأخرى. فكر في الزعيم اللطيف الذي تريد أن تعرفه ، ثم اظهر كل اجتماع يجرى هذا القائد.

الخط السفلي

فرصة للقاء والعمل مع فريقك هو شيء فظيع نضيعه. من الضروري أن تقوم بتطوير الانضباط لتخطيط وقيادة الاجتماعات التي يقدرها الناس ويدفعون المبادرات إلى الأمام.