ما لا ينبغي لأصحاب العمل الاحتفاظ به في ملفات الموظفين

لا ينبغي لأصحاب العمل وضع عناصر معينة في سجلات الموظفين العامة الخاصة بك. يمكن الوصول إلى محتويات ملفات الموظفين العاملين وسجلاتك بشكل عام لموظفي الموارد البشرية والموظف ومدير الموظف أو المشرف عليه في بعض الشركات.

في حالات أخرى ، يقتصر الوصول على موظفي الموارد البشرية ويمكن للموظفين طلب الوصول إلى سجلاتهم. يمكن للمحامين أيضًا استدعاء محتويات سجلات الموظفين في الدعاوى والشكاوى المقدمة من لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC). يمكن للموظف السابق أيضًا طلب نسخة من سجلات موظفيه.

أفضل الممارسات تجعل ملف الموظفين لا يمكن الوصول إليه إلا بواسطة موظفي الموارد البشرية. تحتاج إلى الاحتفاظ بملفات الموظفين تحت القفل والمفتاح في منطقة تخزين تجعل الوصول إليها غير ممكن للموظفين الآخرين.

مع كل هذه الاستخدامات المحتملة والمشاهدين المحتملين لسجلات الموظفين العاملين لديك ، يجب على صاحب العمل الحرص على الحفاظ على الوثائق الواقعية غير المتحيزة لسجل توظيف الموظف في سجلات موظفي الموظفين.

وبالتالي ، ستحتاج إلى تطبيق هذه الإرشادات العامة على الوثائق التي تحتفظ بها في سجلات موظفي مؤسستك.

إرشادات محتويات ملف الموظفين العاملين

يجب أن تكون المعلومات الموجودة في سجلات الموظفين واقعية.

آراء المشرف أو موظفي الموارد البشرية ؛ ملاحظات عشوائية. القيل والقال. شائعات لا أساس لها. أسئلة أو تقارير أو ادعاءات من tattletale من موظفين آخرين غير مستكشفين ؛ الادعاءات التي لم تتم متابعتها والتحقيق فيها وخلصت إليها ؛ وأي معلومات أخرى غير واقعية أو تعليق أو ملاحظات يجب استبعادها من ملف الموظفين.

أحد أسوأ الأمثلة على التعليقات المسيئة التي وجدها مدير الموارد البشرية تم تقديمها في سجل موظفي الموظفين ، تتضمن ملاحظات مقابلة مع مدير التوظيف. صرح أحدهم: "من المحتمل أن تكون سمينة جدًا لدرجة يصعب معها صعودًا ونزولًا على الدرج حسب الحاجة". تخيل الموظف والمحامي وحتى الموظفين والمستشارين المستقبليين الذين يقرؤون تعليقات مثل هذه.

في شركة أخرى ، وجد المدير ملاحظات لا أساس لها من الصحة بأن المديرين وغيرهم قد وضعوا في ملفات الموظف مثل "ماري غاضبة لأنها لم تحصل على زيادة. لقد أبطأت عملها عن قصد حتى مع مديرها". ترى المشكلة؟

يجب تعيين سجلات الموظفين بعناية إلى مواقع الملفات المناسبة.

حدد بروتوكولًا لسجلات موظفي شركتك بناءً على قوانين الولايات والقوانين الفيدرالية وقوانين التوظيف مثل قانون قابلية قابلية التأمين الصحي والمساءلة لعام 1996 (HIPAA) وأفضل ممارسات صاحب العمل.

ثم ، العصا مع البروتوكول. لا ترغب في العثور على أعذار الطبيب العشوائي في ملف الموظفين عندما ينتمون إلى ملف طبي. كما لا تريد الأساس المنطقي والمبرر لترقية الموظف في ملف كشوف المرتبات.

لا تريد أيضًا سجلات قرار التوظيف الذي يتضمن فحص الخلفية أو ملاحظات من المناقشات مع أصحاب العمل السابقين في ملف الموظفين.

يحتاج المشرفون والمديرون والموظفون الآخرون الذين يضعون الوثائق في سجلات الموظفين إلى التدريب.

يحتاج أي شخص لديه حق الوصول ويمكنه وضع المستندات في ملف موظفي الموظفين إلى تدريب لكتابة المستندات بشكل مناسب.

التصريح في توبيخ الموظف بأن الموظف كان هزيمة تامة لن يفوز موظفيك بتسجيل أي جوائز. ولكن ، من المعروف أن المشرفين غير المدربين يقومون بكتابة بيانات مماثلة ووضعها في ملفات الموظفين.

والأفضل من ذلك ، تقييد الوصول إلى الملفات على موظف الموارد البشرية لديك المسؤول عن السجلات ويعرف ما الذي يجب أو لا ينبغي وضعه في ملف الموظفين.

موازنة المعلومات التي تضعها في سجلات الموظفين.

قم بتضمين كل من الجوانب الإيجابية والسلبية لتاريخ توظيف الموظف. في كثير من الأحيان ، تؤكد سجلات الموظفين على كل حدث سلبي وتفقد المكونات الإيجابية التي يختبرها كل موظف. فكر يثير ، والترقيات ، ومكافآت التميز ، ونسخ من الثناء وشكرا لك الملاحظات.

تعرف على الفرق بين الملاحظات الشخصية للمشرف حول موظفي إعداد التقارير وسجلات موظفي الشركة الرسمية.

ملاحظات المشرف التي يتم استخدامها لتحسين الأداء ، لتتبع المشاريع وإنجاز الأهداف ، وتحديد الزيادات وخطط تطوير الأداء إلى حد ما ، على سبيل المثال ، تنتمي إلى ملف خاص للمشرف ، وليس في سجلات الموظفين الرسمية للشركة.

ندرك ، أيضًا ، الحاجة إلى تدريب المشرفين على كيفية تدوين الملاحظات والحفاظ على الوثائق في ملف الإدارة الخاص بهم. تنطبق نفس المعايير الخاصة بالحقائق ، وليس الآراء ، والأمثلة المحددة ، وليس الإشاعات ، على الملاحظات الخاصة.

يمكن استدعاء الملاحظات الخاصة للمشرف في حالة وجود دعوى قضائية ، لذلك ينصح الحذر حتى بالنسبة للملاحظات الخاصة. لا يوصى بممارسة المشرفين على حفظ نسخ من السجلات الموجودة في ملف الموظفين الرسميين في ملف الإدارة الخاص بهم.

وثائق التوظيف وملاحظات المقابلة تمثل بعض الشيء من المأزق.

أفضل ممارسة هي الاحتفاظ بملف منفصل لكل منصب تشغله والذي يشتمل على جميع الوثائق المتعلقة بملء هذا المنصب من وظيفة النشر إلى المراجع المرجعية. تنتمي طلبات المتقدمين ورسائل الغلاف والتطبيقات في هذا الملف فيما عدا أنه يجب عليك نقل طلب الموظف الذي تم تعيينه إلى ملف الموظف.

يحتوي هذا الملف على قوائم المراجعة والنماذج الرسمية التي تسعى جاهدة للتمثيل غير المتحيز لمؤهلات الموظف المحتمل وتدعم قرارك في تعيين المرشح الأكثر تأهيلًا. لا تنتمي آراء وملاحظات مدير التوظيف التي تم أخذها أثناء عملية التوظيف إلى هذا الملف.

الموارد البشرية قد تجمع هذه الملاحظات للحفاظ على وثائق كاملة بشأن قرار التوظيف ، لكنها لا تنتمي في سجلات الموظفين.

وثائق واقعية حول قرارات التوظيف.

تتضمن هذه الوثائق قرارات مثل الترقية ، والتحويل إلى فرصة جانبية ، وزيادة الرواتب وتنتمي إلى سجلات الموظفين. آراء المشرف أو الموارد البشرية حول الموظف لا. وثائق الإجراءات التأديبية الرسمية ، مثل التحذير المكتوب ، تنتمي أيضًا إلى ملف الموظفين.

أمثلة محددة للوثائق التي لا ينبغي أن تكون في سجلات الموظفين

لا ينبغي أن توضع المعلومات التالية في سجلات الموظفين. قد تتطلب الوثائق ملفًا منفصلًا ، أو قد يتم تصنيفها كملاحظات إشرافية أو إدارية ، أو يجب ألا يحتفظ بها صاحب العمل على الإطلاق.

• أي معلومات طبية تنتمي إلى الملف الطبي.
• تنتمي معلومات كشوف المرتبات إلى ملف كشوف المرتبات.
• المستندات التي تتضمن أرقام الضمان الاجتماعي للموظف أو معلومات حول التصنيفات المحمية للموظف مثل العمر أو العرق أو الجنس أو الأصل القومي أو الإعاقة أو الحالة الزوجية أو المعتقدات الدينية وما إلى ذلك يجب ألا يتم حفظها في ملفات الموظفين.
• يجب تقديم الوثائق الإشرافية لغرض إدارة عمل الموظف وتحديد الأهداف والتعليقات المقدمة وما إلى ذلك في مجلد خاص أو مشرف أو مدير يملكه المدير.
• يجب أن تتواجد مواد التحقيق بما في ذلك شكوى الموظف ومقابلات الشهود ومقابلة الموظف والنتائج وتوصيات المحامي والقرار بالإضافة إلى المتابعة لضمان عدم الانتقام في ملف تحقيق منفصل عن سجلات الموظفين.
• موظف ملف I-9 النماذج في ملف I-9 أو الموقع ، بعيدا عن سجلات الموظفين الموظفين.
• ضع عمليات فحص الخلفية بما في ذلك السجل الجنائي وتقارير الائتمان وما إلى ذلك ، ونتائج اختبار المخدرات في ملف منفصل لا يمكن للمشرفين والمديرين والموظف الوصول إليه. توصي SHRM إما بهذا الملف المنفصل أو توصي بإيداع هذه المعلومات في الملف الطبي للموظف.
• لا ينبغي الاحتفاظ بسجلات تكافؤ الفرص بين الموظفين ، مثل استمارات تحديد الهوية والتقارير الحكومية ، في ملف الموظفين ولا في أي مكان يستطيع المشرف الوصول إليه.

إذا اتبعت هذه الإرشادات ، فإن مؤسستك تخزِّن سجل التوظيف الفعلي وسجلات الموظفين الواقعية والقابلة للدعم في المواقع المناسبة.

تنصل: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، على الرغم من موثوقيتها ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية ، أو المساعدة من الموارد الحكومية أو الفيدرالية أو الحكومية الدولية ، للتأكد من أن التفسير القانوني وقراراتك صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.