ما هو نظام معلومات الموارد البشرية؟

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو برنامج أو حل عبر الإنترنت لإدخال البيانات وتتبع البيانات واحتياجات معلومات البيانات الخاصة بالموارد البشرية ووظائف الرواتب والإدارة والمحاسبة داخل الشركة. إنه مفيد لجميع العمليات التي تريد تتبعها والتي تأمل أن تجمع منها بيانات مفيدة وهادفة.

وتعبئ مئات الشركات عادةً كقاعدة بيانات ، وتبيع بعض أشكال نظام إدارة الموارد البشرية ، ولكل نظام إدارة موارد بشرية قدرات مختلفة. اختر HRIS بعناية بناءً على القدرات التي تحتاجها في شركتك. نظرًا لتطور HRIS بشكل متزايد ، أصبح الاختيار كافيًا لشل قسم الموارد البشرية بشكل عملي.

كانت مشاهدة شركة تكنولوجيا ، حيث يوجد خبراء كمبيوتر ، تمر بثلاثة أنظمة مختلفة لنظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) خلال عشر سنوات قبل أن تستقر أخيرًا على نظامها الحالي ، كانت تعليمة معقدة. هذا هو السبب في اختيار HRIS هو مشروع رئيسي لرجال الأعمال.

اعتبارات أساسية وأنت تنظر إلى خيارات HRIS الخاصة بك

اختيار HRIS هو موقف مرهق حيث توجد العديد من الخيارات. يعد اختيار الخيارات الأفضل لاحتياجاتك في شركتك أمرًا صعبًا. إن الخوض في المعلومات التي يوفرها كل نظام يعد تحديًا أيضًا.

غالبًا ما يتم تعيين مندوبي مبيعات كلفين قد يخبرونك شفهياً أن النظام سوف يلبي احتياجاتك. تأكد من التحقق من ذلك بمصادر متعددة بما في ذلك العملاء الحاليين ومجموعات النقاش عبر الإنترنت و LinkedIn وغيرها من أعضاء SHRM ومراجعات Google.

هذه هي العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها عند تحديد HRIS الخاص بك.

• تذكر أنه حتى لو كانت شركتك لا تضم ​​سوى عدد قليل من الأشخاص اليوم ، فقد يكون لديها ضعف عدد الموظفين أو حتى 10 أضعاف هذا العدد في المستقبل ، لذا اختر نظامًا يمكن أن ينمو مع عملك.
• من العوامل الرئيسية الأخرى التي يجب مراعاتها أن العديد من HRIS قادرون على إنجاز جزء فقط مما تحتاج إلى أتمتة لإنجازه. في هذه الحالات ، سوف تحتاج إلى التأكد من أن مكونات أي إضافات أو أنظمة إضافية تعمل معًا بلا عيب. مرة أخرى ، لا تأخذ كلمة مندوب المبيعات حول الأنظمة التي تعمل معًا. هل البحوث الخاصة بك.

• تحقق أيضًا من معرفة أنواع التدريب والدعم المستمر المتاح لموظفيك. يجب عليك أيضًا التأكد من أن وعود مستشار المبيعات حول التدريب والمتابعة بعد الشراء مكتوبة مباشرة في عقدك لشراء HRIS. وتحقق من المنظمات الأخرى للتأكد من أن شركتك المختارة لديها سجل حافل من الدعم المستمر والمفيد.

الوظيفة المتوقعة لخيارات HRIS أفضل

عادةً ما يوفر نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الأفضل بشكل عام:

إدارة جميع معلومات الموظف:

البيانات مثل الأسماء والعناوين والعناوين والرواتب هي بداية أساسية. الراتب وسجل الوظيفة ، وهياكل الإبلاغ ، وتاريخ تقييم الأداء ، وغيرها من المعلومات الهامة للموظفين.

المستندات المتعلقة بالشركة:

هذا يشمل عناصر مثل كتيبات الموظفين وإجراءات الإخلاء في حالات الطوارئ وإرشادات السلامة.

إدارة الفوائد:

ستحتاج إلى إدارة الفوائد بما في ذلك التسجيل وتغيير الحالة وتحديث المعلومات الشخصية. في نظام مثالي ، يمكنك السماح للموظفين بالبحث ومراجعة المعلومات الخاصة بهم ، بما في ذلك تتبع العطلات.

التكامل الكامل مع الرواتب:

وسيشمل هذا التكامل أيضًا البرامج المالية والأنظمة المحاسبية للشركة الأخرى. عند الاتصال ، يمكنك التأكد من صحة شيكات الرواتب. لا يوجد مطلقًا فصل بين ماهية الأجر الرسمي والمعلومات الموجودة به. إذا لم تتكامل النظم ، فمن السهل تحديث الراتب في نظام واحد وليس في النظام الآخر.

تتبع مقدم الطلب واستئناف الإدارة:

عندما يكون النظام الخاص بك سلسًا ، يمكن أن يقوم المجند بالنقر فوق زر التعاقد ويتم نقل جميع المعلومات من مقدم الطلب إلى جانب الموظف من الأشياء. هذا يوفر الكثير من الوقت لأن إدخال البيانات والأوراق الخاصة بك يختفي عمليا.

إذا قام مقدم الطلب بوضع معلوماته الخاصة عند التقديم ، فيمكنك ضمان الدقة. إذا تم إنشاء خطاب العرض من نفس نظام كشوف المرتبات ، فسوف يتطابق الراتب تمامًا ولا يوجد سوء فهم.

خطط تطوير الأداء:

لا يكفي وجود خطط إذا تم تسجيلها في نظام مركزي ، ثم يمكنهم متابعة الموظف بسهولة من وظيفة إلى أخرى. يمكن للقيادة العليا أن تدير تقارير لمعرفة أين الناس وما يخطط رؤسائهم الفرديون من حيث التخطيط للخلافة لمستقبلهم.

اجراءات تأديبية:

من المهم أن تتعقب من تم تعليقه أو تخفيض رتبته أو اتخاذ إجراءات سلبية أخرى ضده - حتى بعد مغادرة الموظف لمؤسستك. عندما تدعو شركة وتطلب الحصول على مرجع موظف سابق ، من السهل على مسؤول في قسم الموارد البشرية البحث والإبلاغ عما إذا كان الشخص مؤهلاً للحصول على إعادة التسجيل أم لا.

سجلات التدريب:

هذا أمر بالغ الأهمية بشكل خاص في شركة تتطلب الشهادات والتراخيص. في الشركات الأخرى ، قد لا تتمتع سجلات التدريب بهذا المستوى من الأهمية ، لكنك قد لا تزال تجد أن الحصول على المعلومات مفيد لأنك تقوم بتطوير موظفيك ، وهو عامل رئيسي يريدونه من العمل.

باختصار ، تتبع HRIS التي تخدم الشركات بشكل أكثر فاعلية هذه المعلومات:

• الحضور واستخدام PTO ،
• دفع يثير والتاريخ ،
• دفع الدرجات والمناصب التي شغلها ،
• خطط تطوير الأداء ،
• تلقى التدريب ،
• الإجراءات التأديبية المستلمة ،
• معلومات الموظف الشخصية ، وأحيانا
• خطط الإدارة وخلافة الموظف الرئيسية ،
• تحديد الموظف المحتملين عالية ، و
• تتبع مقدم الطلب والمقابلات والاختيار.

فوائد الحق HRIS

توفر HRIS الفعالة معلومات حول أي شيء تحتاجه الشركة لتتبع وتحليل الموظفين والموظفين السابقين والمتقدمين. ستحتاج شركتك إلى اختيار نظام معلومات الموارد البشرية وتخصيصها لتلبية احتياجاتك. إذا كانت شركتك على طريق النمو ، فاختر نظامًا يمكن أن ينمو معك.

يعد تطبيق HRIS أساسيًا غير مكلف إلى حد ما ، ولكن تأكد من أن أي شيء تقوم بتنفيذه يلبي الاحتياجات الفعلية لشركتك. هل تريد أن تكون قادرة على تشغيل تقارير دوران؟ نشر المخططات التنظيمية؟

هل تسمح للمدراء بالوصول الإلكتروني إلى تقييمات الأداء السابقة؟ هل تريد القيام بكل شيء من خلال قسم الموارد البشرية أم تريد من المديرين الوصول إلى المعلومات بأنفسهم؟

باستخدام HRIS المناسب ، يمكّن موظفو الموارد البشرية الموظفين من إجراء تحديثات فوائدهم الخاصة ومعالجة التغييرات ، وبالتالي تحرير موظفي الموارد البشرية لمزيد من المهام الإستراتيجية. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تسهيل البيانات اللازمة لإدارة الموظفين ، وتطوير المعرفة ، والنمو الوظيفي والتطوير ، والمساواة في المعاملة.

أخيرًا ، يمكن للمديرين الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها من أجل دعم نجاح موظفيهم المبلّغين قانونيًا وأخلاقيًا وفعالًا. يمكنهم تشغيل تقاريرهم الخاصة وإدخال خطط في النظام للمساعدة في الخلافة.

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو برنامج أو حل عبر الإنترنت لإدخال البيانات وتتبع البيانات واحتياجات معلومات البيانات الخاصة بالموارد البشرية ووظائف الرواتب والإدارة والمحاسبة داخل الشركة.

وتعبئ مئات الشركات عادةً كقاعدة بيانات ، وتبيع بعض أشكال نظام إدارة الموارد البشرية ، ولكل نظام إدارة موارد بشرية قدرات مختلفة. اختر HRIS بعناية بناءً على القدرات التي تحتاجها في شركتك.

المزيد عن HRIS

• كيفية اختيار الموارد البشرية تكنولوجيا المعلومات
• برنامج تتبع مقدم الطلب
• حل نظام إدارة الموارد البشرية