كيفية تنظيم حدث إعلامي ناجح

تتمثل إحدى الطرق الأسهل لشركتك في تلقي تعريض وسائط مجاني (يُعرف غالبًا باسم "الوسائط المكتسبة") في أحداث الوسائط.سواء أكنت تعمل كفريق واحد مع العديد من الجهات الراعية لمساعدة الأقل حظًا أو عقد مؤتمر صحفي للإعلان عن إصدار منتج ، فهناك بعض الخطوات التي يجب عليك اتباعها لتنظيم حدث إعلامي ناجح.

تبدأ مع بيان صحفي

إرسال الخبر الصحفي سيساعد وسائل الإعلام على تقرير ما إذا كانت قصتك تستحق تغطية كافية. هذا هو السبب في أنه يساعد على الحفاظ على نشرتك الصحفية بسيطة وعدم استخدام أي ضجيج. المحطات والصحف تبحث عن الأخبار. انهم لا يبحثون عن لعبة المبيعات.

لديك نافذة لإرسال البيان الصحفي الخاص بك. لا ترغب في إرسالها في وقت مبكر جدًا ثم يتم نسيانها أو دفنها ، ولا ترغب في إرسالها بعد فوات الأوان عندما تكون قصص أخرى قد تم تخصيصها بالفعل ، وهي ببساطة لا يمكن أن تناسب الحدث الخاص بك في عموما ، قبل يومين إلى 3 أيام من هذا الحدث الخاص بك هو إشعار مسبق كاف.

تريد أيضًا التأكد من تضمين الاتجاهات وأي تعليمات خاصة في بيانك الصحفي. إذا كان مقر شركتك في مكان واحد ، ولكن حدثك في مصنعك على بعد 30 ميلاً ، فيجب توضيح ذلك في الإصدار الخاص بك.

مشاهدة المكالمات الهاتفية

بعد إرسال البيان الصحفي الخاص بك ، يمكنك الاتصال بالمحررين في الصحف أو المنتجين في محطات التلفزيون للتحقق من حصولهم عليه. هذا كل ما عليك أن تسأل.

غالبًا ما يفتح الحديث أمامهم ليخبرك إذا كانوا يعتقدون أنهم سوف يتمكنون من الحضور أم لا. لكن حتى لو لم يحدث ذلك ، فأنت لا تريد أن تسأل عما إذا كانوا قادمين. سيكونون هناك إذا استطاعوا ولكن لن يقدموا أي وعود.

ضع في اعتبارك أن الأخبار العاجلة أو أيام الأخبار الثقيلة قد تمنعهم من القدوم في اللحظة الأخيرة. لا ترغب في مضايقتهم لمعرفة ما إذا كانوا قادمون ، حتى في يوم الحدث عندما تقف هناك في انتظار ظهور المراسلين.

تريد أيضًا مشاهدة الوقت الذي تجري فيه مكالمة هاتفية. الاتصال في 10 دقائق قبل 5 مساءً قد تبدو نهاية اليوم بالنسبة لك ، ولكن بالنسبة للمنتج تكون 10 دقائق حتى نشرة الأخبار الليلية. عادة ما تكون أفضل الأوقات للاتصال حوالي الساعة 10 صباحًا ، وبين 1 و 2:30 مساءً.

خطط لوقت الحدث بعناية

الجميع يعمل على المواعيد النهائية. حددت الصحف أوقات وضعوا فيها قضية اليوم التالي في الفراش. وهذا يعني إذا كانوا يأتون إلى هذا الحدث الخاص بك في 05:00. في يوم الخميس ، قد لا تظهر التغطية حتى يوم السبت.

عادة ما يكون في محطات التلفزيون صباحًا وظهرًا و 5 و 6 و 10 و / أو 11 مساءً. نشرات الأخبار خلال الأسبوع ، اعتمادًا على سوق التلفزيون. الحصول على التغطية إذا كان حدث الوسائط الخاص بك يبدأ في الساعة 4 مساءً. قد تكون صعبة للغاية. إنهم لن يقفزوا فقط إلى سياراتهم الإخبارية وسيطلقون مثل الجنون لإظهار الشريط الخاص بك على الهواء بحلول 5 سنوات. هناك نص يجب كتابته وشريط يجب تحريره.

خطط لوقت الفعالية الخاص بك بحيث لا يناسب المراسلين فحسب بل يزيد أيضًا من فرصك في الحصول على مزيد من التعرض الفوري.

لا تحاول أن تفعل كل شيء

على الرغم من أنه قد يكون من المغري أن تصبح مديرًا ، فلا تخبر المراسل أو المصورين أو مصوري الفيديو عن اللقطات التي ترغب في الحصول عليها. تريد إنشاء علاقة معينة معهم وبدء علاقة مع الصحيفة أو محطة التلفزيون. لن تفوز بأي أصدقاء عن طريق إخبارهم بكيفية القيام بعملهم.

اجعل من السهل الدخول (والخروج)

إذا كنت تعقد الحدث في مصنعك الذي تبلغ مساحته 50000 قدم مربع والمنطقة التي تسمح بها للوسائط تقع في الجزء الخلفي من المبنى ، فامنحها وصولاً سهلاً قدر الإمكان. لا تجعلهم يقفون في مقدمة المبنى ثم اربطوا أجهزتهم على طول الطريق إلى الخلف إذا كنت تستطيع مساعدتها. إذا كانت هناك طريقة للقيادة إلى الخلف ، فقم بإعلام وسائل الإعلام باتجاهات القيادة في بيانك الصحفي وعلامة الطريق بوضوح عند وصولها.

أنت تريد أيضًا أن تفكر في أي منطقة في منشأتك محظورة تمامًا. على سبيل المثال ، إذا لم تتمكن من تجنب السير لفترة طويلة ، فهل تريد حقًا أن تتنقل الوسائط عبر المبنى بأكمله بالكاميرات؟ هذا لا يعني أنهم سيبدأون في إطلاق النار على ما يريدون. لكن العديد من الشركات لديها سياسات صارمة حول المكان الذي يمكن أن تذهب إليه الكاميرات وغير الموظفين لأسباب تتعلق بالملكية.

النظر في صور

فكر في صورك بعناية. امنح وسائل الإعلام أكبر قدر ممكن من الخبرة العملية. الحديث عن منتج لمدة نصف ساعة ثم الإشارة إلى الصورة في الكتيب شيء لا يجب على الوسائط أن تظهر عليه. تذكر أنها تقوم بنقل الصور المرئية إلى عملائك المحتملين (المشاهدين أو القراء) ، لذلك من المهم أن تضع جمهورك في الاعتبار حتى تتمكن من الحصول على التغطية التي تحتاجها.

لا تنسى مجموعة الصحافة

قم بتضمين معلومات حول هذا الحدث الخاص بك ووزعه على وسائل الإعلام. ستساعدهم هذه المعلومات في كتابة القصة ولكنها تساعدك أيضًا على التحكم بشكل أكبر في الأخبار لأنك تزودهم بالمعلومات المهمة.

تأكد من اتصال الوسائط المتاحة

لا تنس أن تجعل اتصال الوسائط متاحًا للأسئلة. إذا كانت لدى أحد المراسلين أسئلة إضافية ، فيجب أن يكونوا قادرين على الحصول على اتصال الوسائط الخاصة بك بسرعة. تأكد من تضمين رقم هاتف جهة الاتصال الإعلامية وأي معلومات اتصال أخرى في ملفك الصحفي.

استخدام الموظفين ذوي الخبرة

لست مضطرًا إلى قصر الناطقين باسم الحدث على جهة الاتصال الإعلامية الخاصة بك. إذا كان باستطاعة الموظف تقديم مقطع صوتي أفضل لأنه يتمتع بخبرة أكبر في التطوير والعمل مع منتج معين ، فبإمكانه إتاحته للأسئلة بكل الوسائل.

إعداد بيانك مسبقا

إذا كنت تخطط للتحدث على الكاميرا أو لمراسل صحيفة ، فكر في ما تريد قوله في وقت مبكر. يمكن أن يساعدك صديق لديك ليس على دراية بعملك على قراءة مجموعة المواد الصحفية الخاصة بك وطرح الأسئلة عليها. من هذه الأسئلة وكذلك بعض العصف الذهني الخاص بك ، توصل إلى قائمة من الإجابات. أنت لا تريد أن تدرب على الصوت ، لكنك لا ترغب في أن تبدو غير مستعد أو تقول "Umm …" كثيرًا أيضًا.

تريد أيضًا التفكير في الأنواع المختلفة من الوسائط. للصحيفة احتياجات مختلفة عن التلفزيون والعكس صحيح. قد يطرح عليك مراسل صحيفة أسئلة مختلفة كثيرًا عن مراسل تلفزيوني. كل وسيلة لديها طرق مختلفة لتقديم الأخبار الخاصة بك حتى أنهم سوف يحتاجون إلى النوع الذي يناسب جمهورهم بشكل أفضل.

ماذا لو لم يظهر المراسل؟

قد ترسل المحطة أو الصحيفة مصوراً أو مصوراً فيديوياً بدلاً من مراسل. هذا لا يعني قصتك ليست مهمة لهم. لن يكونوا هناك إذا لم يخططوا لتقديم تغطية قصتك ، لذا تعاملوا مع كل من يظهر جيدًا.

إذا قام مصور فيديو بسحب معداته ، فلا تسلمه مجموعة أدوات صحفية فورًا. عرض حملها له حتى يتمكن من الحصول على اللقطات التي يحتاجها. إن معاملته كمواطن من الدرجة الثانية سيعيده إلى المحطة وقد يضر بفرص التغطية المستقبلية.