كيفية تنظيم اجتماع الأيدي لموظفيك
بنتنا يا بنتنا
جدول المحتويات:
- لماذا قد ترغب في عقد اجتماع جميع الأيدي؟
- ما هي أفضل المشكلات التي يتم تغطيتها في اجتماع الكل؟
- كيفية تنظيم اجتماع All-Hands
- من يحتاج إلى الحضور في اجتماع شامل؟
- ما الذي يجب أن يحدث في اجتماع شامل؟
هل تعقد شركتك اجتماعات مباشرة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد ترغب في التفكير في تنظيم هذا الاجتماع. بالطبع ، يجب ألا تعقد اجتماعًا مطلقًا فقط لأنك تريد أن يكون عنصر ما قد قام بإلغاء تحديد قائمة مهامك ، لذلك إليك لماذا ومتى وكيف يتم تنظيم اجتماع شامل.
لماذا قد ترغب في عقد اجتماع جميع الأيدي؟
في بعض الأحيان تحتاج إلى توصيل المعلومات إلى جميع الموظفين ، والاجتماع الشامل فرصة ممتازة للقيام بذلك. نعم ، يمكنك إرسال المعلومات عبر البريد الإلكتروني ، ولكن وفقًا للمعلومات ، قد تجد أن توصيلها شخصيًا هو وسيلة أكثر فعالية للتواصل.
بالإضافة إلى ذلك ، بناءً على حجم أعمالك وانتشارها ، يعد الاجتماع الشامل فرصة جيدة لبناء فرق والسماح للموظفين بالتواصل مع بعضهم البعض. والسماح للموظفين بالتواصل مع بعضهم البعض. إذا كان عملك يحتوي على عدة مواقع ، فقد يواجه الموظف في الموقع "أ" مشكلة يستطيع شخص ما في الموقع "ب" حلها ، لكن إذا لم يعرفوا وجود هذا الشخص ، فلن يطلبوا المساعدة.
أخيرًا ، يتيح الاجتماع الشامل لموظفيك طرح أسئلة بحضور زملائهم. يحرر هذا وقتك لأنه يمكنك مشاركة الإجابة المناسبة مرة واحدة بدلاً من تكرارها مرارًا وتكرارًا للعديد من الموظفين.
ما هي أفضل المشكلات التي يتم تغطيتها في اجتماع الكل؟
عادة ما يتم توصيل هذه الأنواع من المشكلات بشكل أفضل عند تقديمها في اجتماع شامل بدلاً من البريد الإلكتروني أو مطالبة المديرين المحليين بإبلاغ موظفيهم.
- تقديم القيادة العليا الجديدة. إذا كان لديك رئيس جديد أو رئيس تنفيذي جديد ، فأنت تريد منها أن تقدم نفسها لجميع الموظفين. يُحدث اختلافًا كبيرًا في معرفة الأشخاص للوجه وراء تغييرات الاسم والسياسة.
- أهداف الشركة الجديدة. عندما يرغب فريقك الأقدم في مشاركة أهداف الشركة مع الموظفين ، فإن وجود كل شخص في نفس الغرفة يعد فكرة رائعة. إنها تسمح للناس بطرح الأسئلة ، وبالتالي فهم المنطق والمنطق وراء الأهداف.
- عندما يكون هناك تغيير كبير. يمكن أن يكون هذا عملية استحواذ جديدة للشركة أو سحب استثمارات أو إعادة تنظيم أو أي شيء يمس جميع مجالات الشركة. مرة أخرى ، التواصل المفتوح والصادق هو الأهداف هنا.
هذه ، بالطبع ، ليست هي الأسباب الوحيدة للاتصال باجتماع شامل ، ولكن تأكد من أن الاجتماع الشامل هو أفضل طريقة لتقديم المعلومات قبل الذهاب إلى ورطة لتنظيم اجتماع شامل.
كيفية تنظيم اجتماع All-Hands
الخطوة الأولى ، كما تم تناولها أعلاه ، هي وجود غرض مفيد لعقد اجتماع شامل. بمجرد أن يكون لديك غرض ، يمكنك التخطيط وعقد الاجتماع.
أولا ، التفكير من خلال الخدمات اللوجستية. قد تجد أنه من الممتع اختيار ودعوة المتحدثين ، وإعداد الوثائق ، والتخطيط لوقت التواصل ، ولكن إذا فشلت في الجانب اللوجستي ، فلن ينجح اجتماعك الشامل. تحتاج إلى التعامل مع هذه المشكلات لعقد اجتماع ناجح شامل.
- موقعك. إذا كان نشاطك التجاري صغيرًا ويمكنك ملائمته حول طاولة المؤتمر ، فسيتم حل هذه المشكلة. إذا كانت شركتك كبيرة - حتى لو كنت تعمل جميعًا في نفس المبنى ، فربما تحتاج إلى استئجار قاعة أو مركز مؤتمرات لاجتماعك. تأكد من أن لديك مقاعد للجميع.
- السفر. هل سيتعين على الناس السفر لمسافات طويلة للحضور إلى اجتماعكم الشامل؟ إذا احتاج الأشخاص إلى القيادة من مسافة بعيدة ، فتأكد من بدء الاجتماع في وقت متأخر بدرجة كافية بحيث لا يتعين على موظفيك مغادرة المنزل في الساعة 4:00 صباحًا لحضور الاجتماع. تذكر أن مغادرة المنزل مبكراً هي معاناة للكثيرين.
- والتطبيق العملي. قد يكون الاجتماع المباشر وجهًا لوجه أفضل طريقة لتقديم رئيس تنفيذي جديد. ولكن ، إذا كان الأمر يتعلق بنقل الأشخاص من مواقع متعددة ، ووضعهم في الفنادق ، في حين أن مكاتبك في هذه المواقع مغلقة لعدة أيام ، فربما لا تكون هذه هي أفضل فكرة. بدلاً من ذلك ، فكر في عقد مؤتمرات فيديو. لا تسمح للناس بمشاهدة مؤتمر الفيديو من مكاتبهم ، ولكن اطلب منهم أن يجتمعوا حسب الموقع لإتاحة الفرصة لبناء الفريق لمشاهدة المقدمة.
- طعام. إذا كان هذا اجتماعًا قصيرًا مدته ساعة واحدة لتقديم الرئيس التنفيذي ، فستحتاج فقط إلى موقع. إذا كان مؤتمراً لمدة يوم واحد يضم العديد من المتحدثين وورش العمل ، فستحتاج إلى الترتيب لتناول طعام الغداء والاستراحات.
من يحتاج إلى الحضور في اجتماع شامل؟
مع هذه الخدمات اللوجستية المصنفة ، تحتاج فقط إلى ترتيب مكبرات الصوت. ستحتاج إلى إدخال تغييرات على مستوى الشركة بواسطة الرئيس التنفيذي / المالك / الرئيس. يمكن لرؤساء الإدارات شرح المشكلات ذات الصلة بإداراتهم ، ولكن يجب أن تأتي توضيحات حول المبادرات على مستوى الشركة من الأعلى.
بطبيعة الحال ، يمكن أن يأتي التغيير في سياسة الموارد البشرية من كبير موظفي الموارد البشرية ، ويمكن أن يحدث تحول في التسويق من كبير مسؤولي التسويق ، لكن الخطة الشاملة بما في ذلك الأهداف والاستراتيجية والرؤية يجب أن تأتي من الأعلى.
تأكد من تضمين جميع الموظفين - أو أنه ليس اجتماعًا شاملاً. إذا كانت المعلومات ذات صلة بالمديرين فقط ، فلماذا تحضر المساهمين الفرديين في الاجتماع؟ إذا كانت التغييرات تؤثر فقط على تكنولوجيا المعلومات ، فلماذا تستغرق المحاسبة وقتًا لحضور هذا الاجتماع؟
ما الذي يجب أن يحدث في اجتماع شامل؟
يجب أن تكون جميع المعلومات التي تقدمها في اجتماع شامل مفيدة وذات صلة بالوقت المناسب ومهمة (ونأمل) مثيرة للاهتمام. بالتأكيد ، من غير المرجح أن يؤدي تقديم كيفية امتثال شركتك للوائح الحكومية الجديدة إلى تشجيع الجماهير. لكن تذكر ، من الأرجح أن تشرك الناس إذا قدمت المعلومات بطريقة مثيرة للاهتمام.
بالإضافة إلى مكبرات الصوت وورش العمل (إن أمكن) ، تأكد من توفير الوقت للشبكات. غالبًا ما يُنظر إلى الشبكات على أنها شيء تفعله للعثور على وظائف جديدة ، ولكن يمكنك استخدام الشبكات داخليًا أيضًا. تريد موظفيك لمعرفة بعضهم البعض. قم بتوفير علامات الأسماء (إذا لم ترتدي شارات بشكل عام) والتي تعرض الأسماء والعناوين والمواقع.
الهدف العام لاجتماع شامل هو الجمع بين موظفي الشركة. تريد أن يترك الناس الشعور بأن الاجتماع كان يستحق وقتهم. إذا لم تستطع الإحساس بالاهتمام ، فتخطي الاجتماع الشامل وأرسل رسالة بريد إلكتروني تحتوي على المعلومات بدلاً من ذلك.
تعلم كيفية الاستفادة القصوى من اجتماع العمل
فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من اجتماع العمل ، والأشياء التي يجب القيام بها قبل وأثناء وبعد مساعدتك في تحقيق النجاح.
كيفية تنظيم الأوراق الخاصة بك
هل تكره كل الأوراق المنتشرة في جميع أنحاء منزلك والطاقة التي تنفق من خلالها؟ اتبع هذه الخطوات الست للتنظيم.
كيفية إعطاء توجيه جيد لموظفيك
كمشرف أو مدير ، فإن إعطاء التوجيهات للموظفين هو جزء من الدور. تعلم كيفية تقديم الاتجاهات بشكل فعال.
