كيفية تنظيم الأوراق الخاصة بك

المرة الوحيدة التي يبدو أنك تفكر فيها في مستنداتك المهمة هي عندما تحتاج إليها. وفي كثير من الأحيان ، لا يمكنك العثور عليها عندما تحتاج إليها لأنك إما لا تملك نظامًا منظمًا مركزيًا لتخزين مستنداتك المهمة و / أو آخر مرة كنت بحاجة إليها ، فأنت ببساطة ألقيت به مرة أخرى في بحر الأوراق في مكتب منزلك بدلاً من إعادتها إلى حيث تنتمي.

ابدء

مع انتشار جميع أوراقك المهمة في جميع أنحاء منزلك ، فإنك تضيع الكثير من الوقت والطاقة في البحث عنها. أنت أيضًا معرض لخطر فقد بعضها تمامًا. ولكن مع بضع خطوات بسيطة ، يمكنك تنظيم المستندات الورقية الهامة في ساعة واحدة في نهاية هذا الأسبوع!

ستحتاج إلى خزانة ملفات صغيرة من درجين أو صندوق ملفات معلق محمول ، وملفات معلقة متعددة الألوان (6 ألوان مختلفة) ، ومجلدات علامة التبويب العلوية من مانيلا ، وخزانة مضادة للحريق (اختياري). أو يمكنك شراء إدراج كبير الموثق وعلامات التبويب. بمجرد حصولك على البضائع هنا ، ست خطوات ستتبعها لتنظيم أوراقك.

جمع المستندات الخاصة بك

قبل أن تتمكن من تنظيم جميع مستنداتك المهمة ، يجب عليك تحديد موقعها. في بعض الأحيان يكون القول أسهل من القيام به.

تحقق من مكتب منزلك في الأدراج والأوراق مكدسة على مكتبك أو الجدول. تحقق من أكوام الورق التي تشوش على سطح مطبخك بالإضافة إلى أدراج وسلال المطبخ. انظر إلى خزانة غرفة النوم الخاصة بك ومنضدة (يمكن أن تتركها هناك في الصباح تتعجل وتنسى). أخيرًا وليس آخرًا ، تحقق من حقيبتك أو حقيبتك بحثًا عن المستندات المهمة التي لا تزال تحملها بطريق الخطأ.

صنف

تندرج أهم الوثائق في إحدى الفئات الست التالية. فرز جميع المستندات التي تم جمعها على النحو التالي:

1. سجلات المنزل والممتلكات - الرهن العقاري ، وسندات الملكية ، ومشاريع تحسين المنزل والإيصالات ، وأدلة الأجهزة والضمانات ، معلومات ضريبة الممتلكات ، بوالص التأمين على المنزل ، والأدلة
2. سجلات السيارات - العناوين ، وسجلات الصيانة ، وثائق التأمين والمعلومات ، معلومات القروض وسجلات الدفع
3. السجلات الصحية - بوالص التأمين ، وكتيبات فوائد التأمين الصحي ، وشرح المزايا الطبية ، وفواتير الأطباء ، وقوائم الوصفات الطبية ، ومعلومات الإنفاق المرنة ، والإيصالات الطبية ، والتوجيهات الطبية ، وسياسات التأمين على الحياة

1. السجلات المالية - البيانات المصرفية ، الإقرارات الضريبية ، سجلات خصم الضرائب ، سجلات الاستثمار ، سجلات القروض ، بيانات بطاقات الائتمان
2. سجلات الالكترونيات - عقود وأدلة الهاتف الخليوي ؛ إيصالات المبيعات والضمانات لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة iPad ؛ خطط وفواتير الكبل والإنترنت ؛ مبيعات جهاز التوجيه اللاسلكي استلام ودليل
3. السجلات الشخصية - شهادات الميلاد ، وشهادة الزواج ، وشهادة الطلاق ، وأوراق الحضانة ، ومعلومات الضمان الاجتماعي ، وسجلات التحصين ، وجوازات السفر ، وسجلات الخدمة العسكرية ، وسجلات المعمودية والتأكيد ، والوصايا ، وخطة الجنازة ، ومعلومات موقع الدفن. إذا كان لديك حيوانات أليفة ، فيمكنك أيضًا تضمين مستنداتها المهمة مثل المعلومات البيطرية واللقاحات في هذه الفئة.

البحث عن المستندات الحيوية الخاصة بك

يمكن تخزين معظم مستنداتك المهمة في خزانة ملفات عادية أو صندوق ملفات معلق محمول. هناك بعض. ومع ذلك ، يجب تخزين ذلك حقًا في خيار تخزين آمن أو مقاوم للحريق خارج الموقع مثل صندوق ودائع آمن.

المستندات الحيوية هي وثائق قد يكون من الصعب للغاية استبدالها أو تستغرق وقتًا طويلاً للغاية. قد تحتوي على معلومات شخصية حساسة قد يتم اختراقها في حالة حدوث اقتحام أو سرقة. في هذه الحالة ، تم تدمير منزلك بسبب الحريق أو الفيضان كنت تريد أن تظل هذه المستندات الحيوية سليمة.

بالنسبة لمعظم الناس ، تعتبر الوثائق التالية حيوية: معلومات الضمان الاجتماعي ، شهادات الميلاد ، بوالص التأمين إلى جانب معلومات الاتصال بوكيلك ، الوصايا ، سندات الملكية ، سندات الملكية ، جواز سفرك وأي عقد أو اتفاق يتطلب توقيعك الأصلي.

قم بعمل قائمة رئيسية بجميع الوثائق الحيوية التي تضعها في خزنة مضادة للحريق أو في خيار التخزين خارج الموقع.

تكرار محفظتك

معظمنا يحمل معلومات مهمة في محافظنا كل يوم. هل تعرف كل ما في محفظتك؟ ماذا ستفعل إذا فقدت محفظتك أو سرقتها؟

قم بعمل نسخ من رخصة قيادتك ، وبطاقة الجهات المانحة ، وبطاقة (بطاقات) التأمين الصحي ، وبطاقات العضوية مثل بطاقات الولاء لمتجر البقالة في صالة الألعاب الرياضية ، ونوادي المستودعات ، والأهم من ذلك ، جميع بطاقات الائتمان والخصم (نسخ أمامي وخلفي) احتفظ بهذه النسخ مع المستندات الورقية الهامة الأخرى:

الخطوة الخامسة: إنشاء نظام ملفات بسيط

كلما كان نظام الملفات أبسط ، زاد احتمال استخدامه على أساس ثابت. خذ كل فئة من المستندات المهمة وقم بتعيين لون ملف معلق عليها:

• سجلات المنزل والممتلكات
• سجلات السيارات
• السجلات الصحية
• السجلات المالية
• سجلات الالكترونيات
• السجلات الشخصية

أضف العدد المناسب من الملفات المعلقة إلى نظام الملفات الخاص بك لمعرفة عدد الوثائق الموجودة في كل فئة.

استخدم مجلدات manila وقم بإنشاء مجلد لكل وثيقة فردية ضمن كل فئة. ضع المجلدات في قسم الملفات الملون المناسب.

إذا اشتريت رابطًا كبيرًا مكونًا من ثلاث حلقات وإدراج علامات جدولة ، فقم بتسمية علامات التبويب بأسماء السجلات المذكورة أعلاه ، وثقب الورق لكمة جميع المستندات وتنظيمها. إذا لم يكن الورق مثقوبًا ، فإن ثقب الورق يثقب مجلدًا ويضع المستندات في المجلد.

الآن ، إذا لم يكن العمل الورقي شيئًا ، فقد تكون هذه لحظة تحرر لك. يمكنك مسح جميع هذه المستندات وحفظها على محرك أقراص ثابت ، ثم قصها بالكامل. لكن استخدم سلطتك التقديرية لأن بعض الأوراق يتم حفظها بشكل أفضل. استخدم أفضل حكم لديك.

الصيانة المستمرة

الآن بعد أن تم تنظيم أوراقك المهمة ، اجعلها منظمة. كل شهر عندما تدفع فواتيرك ، قم بتقديم أي مستندات جديدة في القسم المناسب من نظام الملفات الخاص بك. في الوقت نفسه ، ابحث عن أي مستندات قمت بإزالتها من النظام خلال الشهر والتي قد لا تزال خارج نظام الملفات. إعادة ملفهم. على الأقل مرتين في السنة ، راجع المستندات الموجودة في نظام الملفات الخاص بك لمعرفة ما إذا كان يمكن إزالة أي منها. الجدول الزمني الجيد الذي يجب متابعته هو في أول السنة وفي نهاية كل عام دراسي.

مع القليل من الجهد ، يمكنك جني فوائد طويلة الأجل من خلال تنظيم المستندات الورقية الهامة.

حرره اليزابيث ماكجروري.