كيفية اختيار الموارد البشرية تكنولوجيا المعلومات

يعد نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) ضروريًا للشركات لإدارة خطط فوائدها ومعلومات موظفيها. لم تعد تقنية إدارة الفوائد أمرًا جيدًا ، ولكنها ضرورة لمساعدة الموارد البشرية في إدارة بحر من المعلومات والأموال التي تنفق على خطط الفوائد ، حيث تواجه الموارد البشرية موارد محدودة وتغيير البيانات باستمرار.

ولكن كيف يعرف موظفو الموارد البشرية والمدراء التنفيذيون الآخرون أنهم يختارون أفضل تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية لإدارة جميع التفاصيل ، وأن الحل الذي يختارونه سيصمد أمام اختبار الزمن؟

فيما يلي الأسئلة الأساسية التي يجب طرحها والإجابة عليها في عملية اختيار تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية.

ما هي درجة المرونة والتدرجية التي يوفرها برنامج تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية؟

يجب على محترفي الموارد البشرية تحديد ما إذا كان يمكن للبرنامج استيراد البيانات من جداول بيانات Excel متعددة وقواعد البيانات والمستندات الورقية والمستوى الذي يمكنه التعامل به مع جميع أنواع الأنظمة والبيانات الأخرى المطلوبة.

يجب أن يكون البرنامج قادراً على تلقي المعلومات وتصفيتها من مصادر متعددة. من الناحية المثالية ، ينبغي أيضًا أن تكون هذه العملية تلقائية. تتطلب العديد من حلول التسجيل عبر الإنترنت معالجة البيانات يدويًا قبل أن تتمكن من الانتقال إلى مشغل شبكة الجوّال لتحديث أنظمتها. يمكن أن يساعد أتمتة تنسيق التحديث وجدول الإرسال وطريقة التسليم في حل مشكلات الفوترة والأهلية.

هل سيكون البرنامج قادرًا على استيعاب قواعد شركة الموارد البشرية وفوائدها؟

سيقوم محرك تسجيل قادر فعليًا بتقييم كل نشاط تسجيل وتطبيق أي مجموعة ضرورية من القواعد والرسائل والمطالبات والخيارات المصممة خصيصًا لتلبية متطلبات الأهلية المحددة المطلوبة. يجب أن يستوعب البرنامج أي قواعد أهلية لدى الشركة والناقلين.

هل ستكون تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية قادرة على النمو والتوسع مع المنظمة؟

يجب على الموارد البشرية تقييم قدرة التكنولوجيا على النمو حيث تقوم الشركة بتعيين موظفين جدد ومكاتب وتغييرات في المزايا والقواعد. يجب أن يسأل الموارد البشرية عن عتبات كل عنصر من هذه العناصر.

هل برامج التكنولوجيا قادرة على الاندماج مع الأنظمة الأخرى؟

كشوف المرتبات والوظائف الأخرى غالبًا ما تشترك في الكثير من نفس المعلومات التي تقدمها إدارة الفوائد. يمكن للموارد البشرية الحصول على كفاءات أكبر عندما تتم مشاركة البيانات ومعلومات الموظفين الأخرى التي تم إدخالها في نظام ما مع نظام آخر. تتبع توظيف الموظفين وظيفة أخرى مطلوبة.

من المسؤول عن تنفيذ أو بناء الحل؟

ما هو مستوى التدريب تشارك؟ تتطلب بعض الحلول أن يشارك العميل بشكل كبير في التنفيذ الأولي ، والذي قد يكون ساحقًا لمسؤولي الموارد البشرية المشغولين بالفعل.

يجب أن يكون لدى الموارد البشرية فهم واضح لمستوى التدريب والخبرة التقنية التي ستكون مطلوبة ومقدار الوقت المتوقع. يمكن أن يوفر طرح الأسئلة لموفري الحلول حول هذا الموضوع نظرة ثاقبة على المناطق الدقيقة التي قد تبدو في البداية بسيطة ، ولكنها تنطوي على خبرة تكنولوجية كبيرة. يمكن للموارد البشرية بعد ذلك تحديد المهام المحددة التي قد تكون مرهقة بدرجة كبيرة بحيث تعرقل الاكتمال بشكل واقعي ، مما قد يقلل من قيمة تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية والعائد على الاستثمار.

هل هناك رسوم إذا كان التدريب متورطا؟

يجب أيضًا تقييم تكاليف التدريب - بما في ذلك وقت السفر ومصروفات السفر للسفر خارج الموقع. يحتاج قسم الموارد البشرية إلى إدراك جميع التكاليف الصعبة والخفيفة المترتبة على اعتماد تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية.

من سيحصل على البيانات؟

يجب أن تكون الإجابة على هذا السؤال هي منظمة الموارد البشرية. يجب أن تكون الشركات قادرة على نقل بياناتها إلى أي مزود خدمة تطبيق (ASP). إذا كانت البيانات موجودة على خادم ملكية شركة نقل ، فقد يتم في بعض الأحيان فرض رسوم إضافية على الشركة في حالة تبديل شركات النقل.

ما هي أنواع الصيانة والصيانة المطلوبة؟ عند تثبيت البرنامج على محطات العمل أو الخوادم الموجودة في الشركة ، فغالبًا ما تكون هناك حاجة إلى تحديثات منتظمة لهذه التكنولوجيا وقد تكون عملية التخطيط لها وإدارتها مرهقة. غالبًا ما يتم إجراء تحديثات لتقنية معلومات الموارد البشرية تلقائيًا مع توفر برنامج عبر الإنترنت من خلال موفر خدمة التطبيق (ASP) أو البرنامج كخدمة (SaaS).

ما هي التدابير الأمنية التي بنيت في تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية؟

إذا كان البرنامج متاحًا عبر الإنترنت ، من خلال نموذج ASP أو SaaS ، فيجب على المزود تقديم نسخ احتياطية يومية وخوادم نسخ احتياطي وطبقات واقية إضافية. يجب وضع أنظمة وإجراءات إضافية لحماية المعلومات من الضياع أو الوصول إليها من قبل أفراد غير مصرح لهم. يجب أن تتمتع الموارد البشرية ، بالتشاور مع المديرين الآخرين ، بسلطة حصرية لتحديد من سيُسمح لهم بالوصول إلى تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية وما هي الدرجة.

هل سيكون الموظفون قادرين على التسجيل في خطط المزايا وإجراء تغييرات في الوقت الفعلي على بياناتهم الشخصية وخيارات الخطة؟

يجب أن يكون وصول الموظف معطى ، مع الأخذ في الاعتبار الوصول العام الواسع لأجهزة الكمبيوتر.

غالبية السكان الموظفين لديهم الوصول إلى الإنترنت في المنزل. توفر الخدمة الذاتية للموظف إمكانية هائلة لتوفير الوقت والمال. سيرشد نظام الخدمة الذاتية الجيد الموظفين بسلاسة من خلال إدخال معلومات عن أنفسهم ومعاليهم.

يجب على النظام تقديم الخطط المتاحة بوضوح وتمكين الموظفين من تحديد الاختيارات في الوقت الذي يناسبهم ، مع تبسيط هذه الإجراءات في جميع مراحل العملية باستخدام المعالجات. يجب أن يكون الموظفون قادرين على إضافة المعالين وتغيير المعلومات حسب الضرورة ، 24 ساعة في اليوم ، سبعة أيام في الأسبوع ، على مدار السنة.

هذه أسئلة إضافية يجب الإجابة عليها عند قيامك بتقييم احتياجات تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية في مؤسستك.

هل ستزود التكنولوجيا الموارد البشرية بالسلطة لتقرير من سيسمح له بالوصول وإلى أي درجة؟

على نفس المنوال توفير وصول الموظف ، ينبغي أن تعطي التكنولوجيا للموارد البشرية الكلمة الأخيرة. يجب أن تتمتع الموارد البشرية بسلطة الموافقة على جميع البيانات قبل إرسالها إلى شركات النقل ، ويجب أن تحدد أيضًا مدى وصول الموظفين وغيرهم.

ما هي أنواع قدرات الإبلاغ المتاحة من تقنية المعلومات ساعة؟

يجب أن توفر تقنية إعداد التقارير طرق عرض وتنسيقات متعددة (جدول بيانات ، PDF ، HTML) ، تقييم الصورة الكبيرة والقدرة على التنقل لأسفل لتحسين عملية صنع القرار. يجب أن تكون الموارد البشرية قادرة على تقييم ، في أي وقت ، التسجيلات في خطط محددة ، والإجراءات البارزة ، والتغيرات في المعلومات الديموغرافية للموظفين فيما يتعلق بالمزايا وبيانات الموظف الأخرى.

هل يقدم البرنامج ميزات محددة لمساعدة الموارد البشرية على توفير الوقت؟

اعتمادًا على احتياجات الأقسام الخاصة بها ، قد ترغب الموارد البشرية في الاستفسار عن قدرة التقنية على معالجة المعلومات على دفعات ، وإدارة الإخطارات والفواتير لسياسات COBRA ، وتوفير أدوات إعداد الفواتير الذاتية وتسوية الفواتير ، وإعداد تقارير محددة.

هل يقدم البرنامج ميزات محددة لمساعدة الموارد البشرية على التواصل بشكل أفضل مع الموظفين؟

تمنح بعض البرامج الموارد البشرية المرونة في التواصل مع الموظفين على عدد من المستويات - عبر البريد الإلكتروني الشامل ، ولوحات النشرات الإلكترونية ، ومعايير التصفية المحددة (مثل الموقع ، والإدارة ، وخطط التأمين ، وحالة التسجيل ، وحالة التقاعد ، وغيرها) من خلال نظام تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية. إن امتلاك عدد من وسائل التواصل يمكن أن يؤدي إلى مزيد من أتمتة العمليات ويساعد الموارد البشرية على تحسين توجيه الرسائل.

هل يقدم البرنامج ميزات محددة لمساعدة الموارد البشرية على التواصل بشكل أفضل مع الموظفين؟

بالإضافة إلى تمكين الموارد البشرية من الموافقة على المعاملات ، توفر العديد من أنظمة تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية أيضًا إمكانات للموارد البشرية لتكون بمثابة حارس البوابة في تدقيق فواتير شركات النقل للتأكد من موافقتها على البيانات الموجودة في النظام. هذا يمكن:

• ضمان دقة فواتير الناقل
• توفير الوقت والمال
• المساعدة في التسليم في الوقت المناسب من تسجيلات الموظفين ، و
• تعزيز تأكيد الأهلية عندما يذهب الموظفون للحصول على الرعاية.

كيف سيتم تبادل المعلومات مع شركات النقل؟

ومن سيكون المسؤول عن هذا التفاعل؟ ينبغي الحكم على تكامل نظام تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية ليس فقط من خلال عدد شركات الاتصالات التي تربط البرنامج بها علاقات ولكن حسب نوع الاتصال الذي يتيحه. يتطلب ضمان التفاعل الناجح مع شركات الاتصالات من خلال برنامج إدارة الفوائد العديد من الخطوات ، بما في ذلك:

• جمع التعداد الأولي لبيانات التنفيذ ؛
• وضع التكامل الأولي لتبادل المعلومات المستمر ؛
• تنسيق التفاعل اليومي أو الأسبوعي للتأكد من استلام البيانات وتطبيقها بدقة ؛
• مراجعة التحديثات المستمرة ؛
• ضمان تلبية متطلبات الناقل للالتحاق بالامتثال للجهات التنظيمية ؛ و
• تعزيز علاقة استباقية مع كل شركة نقل لتحسين علاقة تبادل البيانات.

إن معرفة من هو المسؤول عن كل مهمة أمر ضروري لفهم المنتج الذي يتم تقديمه بالكامل. سيقدم كل مزود برامج مستوى مختلف من التكامل في توفير بعض المهام الموضحة أعلاه للجميع. يجب أن تتطلع الموارد البشرية إلى العمل مع البائعين الذين يبرهنون على وجود علاقات قوية ومستمرة وسلسة مع شركات النقل التي تم اختيارها من قبل الشركة.

يمكّن العديد من موفري خدمة نقل ملف ANSI 834 العام ، الذي قد يكون أو لا يقبله الناقل ، وهو عامل غالبًا ما يتأثر بحجم المجموعة.

يجب على المديرين البحث عن مقدمي الخدمات الذين يقدمون تحويلات نظيفة وموثوقة (تضمن أهلية المعاملة) ، مخصصة لاحتياجات كل شركة لتجنب المشكلات. يجب عليهم أيضًا البحث عن مزودي الخدمة الذين لديهم قسم مخصص للتبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) للتفاعل مع لغة النقل الخاصة بالناقل.

ما هو مستوى خدمة العملاء المقدمة؟

هل هناك رسوم إضافية للخدمة؟ يجب على الموارد البشرية تحديد مستوى الوصول للمساعدة التي يتم توفيرها وما الذي يشكل خدمة العملاء - المساعدة عبر الإنترنت من خلال قاعدة بيانات أو دردشة عبر الإنترنت أو دعم البريد الإلكتروني أو محادثات مع شخص حي أو مزيج منها. نظرًا لحساسية الفوائد وغيرها من معلومات الموارد البشرية ، يجب على المديرين أن يتوقعوا ردًا على الاستفسارات في غضون 24 ساعة من الاتصال المباشر الذي يمكن أن يساعد.

ما هي تكلفة نظام تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية وهل تفوق الفوائد؟

يجب على الموارد البشرية تقييم التكلفة الكاملة لنظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية ، بما في ذلك جميع الرسوم السنوية والشهرية ومرة ​​واحدة ، إلى جانب المزايا المقدمة. قد يكون نظام أغلى قليلاً من أكثر من دفع الفرق مع الميزات التي تمكن الموظفين من الاحتفاظ بسجلاتهم الخاصة وتوفير قدر أكبر من الراحة ، وتوفير الوقت ، والدقة. يجب مراعاة هذه العوامل ووزنها عند اختيار نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية.

الحاجة إلى أنظمة تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية في ازدياد. مع إيجاد موظفي الموارد البشرية لمجموعة واسعة من الخيارات في أنظمة تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية ، من الأهمية بمكان تحليل ووزن جميع الخيارات المتاحة.

ينبغي النظر إلى اختيار نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية كاستثمار سينمو مع احتياجات الإدارة والشركة. ستقودك هذه الأسئلة إلى نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية المناسب لشركتك.