كيفية تقديم ملاحظات لمساعدة الموظفين على تنمية مهاراتهم

يتم إخبار المديرين باستمرار بأنهم يحتاجون إلى منح المديح لموظفيهم ولابد من إعطائهم ملاحظات. هذه الأشياء تبدو مثل الشيء نفسه."المهمة العظيمة" بعد عرض تقديمي أو مشروع أو عملية بيع هي الثناء والتعليقات. أم أنها حقا؟

وفي حديثه مع Rajeev Behera ، الرئيس التنفيذي لمنصة إدارة الأداء Reflektive ، قال: "الحمد ، بحكم تعريفه ، يعبر عن الموافقة أو الإعجاب بشيء أو شخص ما. التغذية المرتدة ، من ناحية أخرى ، هي معلومات حول أداء الشخص لمهمة تُستخدم كأساس للتحسين. بمعنى آخر ، يمكن أن تكون كل من التعليقات والثناء إيجابية ، ولكن التعليقات مصممة دائمًا لتحسين الأداء."

لذا ، ماذا يعني هذا بالنسبة للمدير؟ كيف يمكنك التأكد من أنك لا تعطي فقط الثناء ، ولكن أيضا إعطاء ردود فعل إيجابية أو بناءة؟ هنا عدة اقتراحات.

اسأل موظفيك عن أهدافهم

لا شك أنك تعرف أهداف أداء موظفيك - ما هي أهداف المبيعات التي من المفترض أن تصل إليها ، وعدد الملفات التي من المفترض أن تعالجها كل يوم ، أو أي شيء يعمل الموظف تجاهه. ولكن تأكد من أن تسألهم ما هي أهداف حياتهم المهنية الشخصية أيضًا.

هذا سيساعدك على تركيز ملاحظاتك. توصي Behera بأخذ هذه الأهداف وتقسيمها إلى مهام ومهارات قابلة للتحقيق حتى لا تظل غامضة. على سبيل المثال ، إذا كان هدف الموظف الخاص بك هو "تقديم عروض تقديمية أفضل" ، فأنت تريد أن تكتشف المهارات المطلوبة فقط.

تفصيل المهارات اللازمة أسفرت عن هذه.

• التحدث بثقة ووضوح.
• إنشاء شرائح PowerPoint التي تنقل البيانات بشكل أفضل من الكلمات.
• الرد على أسئلة المشاركين في الاجتماع.
• الحفاظ على تركيز الاجتماع من خلال إعادة توجيه الأشخاص إلى الموضوع الرئيسي.

ثم ، عندما تريد الإشادة بالموظف على عرضه التقديمي الرائع ، عد إلى هذه الأهداف. لذلك ، على سبيل المثال ، بدلاً من القول ، "وظيفة رائعة!" قل ، "لقد كنت واثقا من هذه البيانات. كنت تعرف بالضبط ما الذي تتحدث عنه ، ويمكن لأي شخص آخر في الاجتماع أن يقول إنك مستعد كذلك. "أو ،" لقد كانت الشرائح الخاصة بك جيدة. توضح الرسوم البيانية البيانات بطريقة سهلة الفهم ".

لاحظ أنك لست محددًا فحسب ، بل تركز أيضًا على المجالات التي يحتاج الموظف إلى تحسينها.

لديك اجتماعات فردية منتظمة

إذا كنت ترغب في تقديم تعليقات إيجابية لموظفيك ، فأنت بحاجة إلى وقت للقيام بذلك. هذا ، بالطبع ، لا يعني أنه لا يمكنك فقط الاستعانة بموظف في الردهة والقول ، "لقد تعاملت مع هذا الزبون جيدًا من خلال مدى اهتمامك بالأسئلة التي ربما لم تدرك أنها بحاجة إلى طرحها."

Behera توصي بعقد اجتماع أسبوعي مع كل موظف. يعتبر الاجتماع الفردي الأسبوعي عمليًا لبعض المجموعات وليس عمليًا في مجموعات أخرى. ولكن ، بغض النظر عن الجدول الزمني الذي تختاره ، تحتاج إلى مقابلة الموظف في كثير من الأحيان بما فيه الكفاية بحيث يستفيد الموظف.

إذا احتفظت بجميع المعلومات حتى تقييم نهاية العام ، فلن يعني ذلك كثيرًا للموظف ولن يساعد الموظف بقدر ما هو أكثر تعقيدًا من الملاحظات. إذا جلست في ديسمبر / كانون الأول وقلت: "كان إعادة تصميم تقريرك الذي وضعته في شهر أيار / مايو رائعًا حقًا. إنه سهل القراءة الآن. لكن ، كان عليك أن تقول ذلك منذ ثمانية أشهر - عندما كان سيكون له تأثير فوري على سلوك الموظف في المستقبل.

تتيح التغذية المرتدة المبكرة للموظف معرفة أنها على المسار الصحيح وعليها توظيف نفس الاستراتيجيات في مجالات أخرى. وبصراحة ، سوف تنسى (وكذلك الموظف) الكثير من الإجراءات التي تستحق الدعوة إذا قدمت ملاحظات فقط مرة أو مرتين في السنة.

ماذا عن ردود الفعل ساندويتش؟

لقد سمع أي شخص يعمل في الإدارة أو الموارد البشرية أنه يجب عليك أن تقوم بتدوين ملاحظات سيئة بين طبقتين من الملاحظات الجيدة. هكذا ، على سبيل المثال ، أنت تقول ، "جين ، لقد قمت بعمل رائع في هذا العرض التقديمي. ومع ذلك ، فقد تأخرت ثلاثة من أصل خمسة أيام الأسبوع الماضي ، وأنا ، أه ، أحب توقيع بريدك الإلكتروني فعلاً ".

من الواضح أن هذه ردود فعل فاسدة ، ويتم ذلك فقط لأن المدير شعر بأنه مضطر لتشطير التعليقات السيئة مع الصالح. لا يعمل هذا أبدًا لأنه بمجرد سماع الموظف للتعليقات السلبية ، فإنه لا يفوتك أي شيء آخر قد تضطر إلى قوله.

لا داعي للقلق بشأن ساندويتش الملاحظات ؛ انها ليست ردود فعل فعالة. قدم تعليقات جيدة عندما يكون الموظف قد حصل عليها ، وقدم ملاحظات سلبية عند الضرورة. تحتاج إلى تقديم ردود فعل سلبية بنفس الطريقة. تماما مثل "الوظيفة العظيمة" لا تنقل أي معلومات مفيدة ، "الوظيفة السيئة" لا كذلك.

كيفية تقديم ملاحظات التنموية

لذا ، حاول تقديم ملاحظات كهذه ، "أردت أن تعمل على الظهور بمزيد من الثقة في تقديم عروضك التقديمية. لا يمكنك الإجابة على أسئلة جين وستيف في الاجتماع الأخير.

"في المرة القادمة ، حاول أن تتوقع الأسئلة التي سيطرحها الأشخاص حتى تكون مستعدًا بالإجابات. ليس كل سؤال متوقعًا ، لذلك لا بأس أن أقول:" لا أعرف ، لكنني سأكتشف ذلك وأتابعه معك " عندما لا تعرف الجواب ".

أو ، "أردت العمل على إنشاء عروض تقديمية أكثر إثارة للاهتمام. وكانت الشرائح الخاصة بك في الغالب نقطة رصاصة تقرأ. في المرة القادمة ، تذكر أنك لا تريد نشر كل ما تريد قوله. حاول استخدام الشرائح لتصور البيانات. دعونا نجلس معًا يوم الثلاثاء القادم لتجاوز الشرائح الخاصة بك معًا ".

إذا كان لديك تعليقات رائعة لتدلي بها ، فلا بأس في تزويدهم بملاحظاتك السلبية ، لكنك لست بحاجة إلى فرضها على سندوتش. التحدي الأكثر أهمية هو إعطاء ردود فعل سلبية وإيجابية متسقة. إذا كان الموظف يعرف أن ملاحظات اليوم سلبية ، ولكن سيكون ردك إيجابيًا ، فهذا جيد.

لماذا تقلق بشأن هذا؟

الإدارة ليست مجرد ضرب الأرقام ، لذلك الإدارة العليا سعيدة. الأمر لا يتعلق فقط بالثناء والثناء اللذين تقدمهما للموظفين عندما يقومون بعمل جيد.

الإدارة هي أيضا حول تطوير وتحفيز وتدريب الموظفين. يمكن للتعليقات المستخدمة بشكل صحيح القيام بذلك ، وجعل قسمك مكانًا رائعًا للعمل وتحسين أرقامك بشكل عام. يمكن للجميع الاستفادة من ردود الفعل المحددة.

---------------------------------------

سوزان لوكاس صحافية مستقلة متخصصة في الموارد البشرية. ظهرت أعمال سوزان في منشورات الملاحظات بما في ذلك فوربس ، سي بي إس ، بيزنس إنس ص وياهو.