هياكل حوكمة المشروع

هل تعرف ما هي إدارة المشروع وكيف يبدو؟ أو ماذا تفعل إذا كنت تعمل في بيئة غير موجودة؟ لنبدأ بتعريف.

حوكمة المشروع: تعريف

يشير مصطلح "الحوكمة" في مصطلحات إدارة المشروع إلى السياسات والعمليات والمعايير والإجراءات والمبادئ التوجيهية التي تحدد كيفية إدارة المشاريع وإدارتها والتحكم فيها.

يمكن أن يكون الحكم واسعًا و "ثقيلًا" مع الكثير من البيروقراطية ، أو سطحي و "خفيف" (وفي هذه الحالة ربما يكون غير فعال). يجب أن يهدف المديرون إلى المستوى المناسب من الحكم لبيئتهم وثقافتهم. يعد التأكد من أن سياسات الحوكمة مناسبة للغرض من العوامل الرئيسية في ضمان فعاليتها.

الحكم يبدأ من القمة. يجب أن يلتزم مجلس إدارة الشركة بفكرة الحوكمة الرشيدة وحقيقة أنه يجب إدارة المشروعات بشكل صحيح ، ضمن الإرشادات المحددة. سيتم تصفية هذا الموقف والمعايير المتوقعة إلى مجالس إدارة المشروع وقادة المشروع (وفرق البرامج ، حيثما وجدت).

لماذا مسائل إدارة المشروع

يريد راعي المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيون الآخرون معرفة أنك تنفق ميزانية المشروع بالطريقة الصحيحة. يريدون أن يروا أنك تتتبع تقدم مشروعك بفعالية وتدخل لإدارة مخاطر المشروع حسب الضرورة.

لكن الأساس المنطقي للحكم الرشيد في المشاريع يذهب أبعد من ذلك.

إن الحوكمة مطلوبة من قبل العملاء ، وخاصة أولئك الذين يعملون في القطاع العام. تطلب الحكومات والجهات المنظمة (وفي بعض الحالات ، إنفاذ) معايير معينة لمشاريع معينة. الحوكمة ليست مجرد مسألة داخلية: سيتعين على العديد من الشركات العاملة في الأسواق الخاضعة للتنظيم اتباع التوجيهات الصادرة عن التشريعات الخارجية ، مثل Sarbanes-Oxley. تشكل حوكمة المشروع جزءًا صغيرًا من القدرة على إثبات أن شركتك تعمل بفعالية وفي إطار الإرشادات واللوائح المحددة لقطاعك.

إدارة المشروع يساعدك أيضًا:

• حسّن عائد الاستثمار وتتبع تلك الاستثمارات بفعالية
• احصل على اشتراك للمشاريع
• تجنب الأسباب الشائعة لفشل المشاريع
• التواصل بشكل أكثر فعالية
• تقديم التوحيد عبر المشاريع ، مما يسهل مقارنة الأداء
• تقليل المخاطر
• تطوير وتحفيز الموظفين في بيئة منظمة

كيف تبدو إدارة المشروع

الآن نحن نعرف ما هي إدارة المشروع ، كيف تبدو في المشروع؟ فيما يلي أنواع الأنشطة التي تُظهر الإدارة في بيئة المشروع:

• هناك دورة حياة منضبطة لإدارة المشروع تتضمن نقاط محددة للموافقة عليها. هذه هي النقاط التي تتم فيها مناقشة جدوى المشروع واتخاذ قرار بشأن الاستمرار في العمل أم لا.
• المشاريع لديها حالة عمل واضحة ، وحالات العمل لديها معلومات كافية لتمكين فرق الإدارة من اتخاذ القرارات الصحيحة.
• يتم توثيق تلك القرارات وتوصيلها بالشكل المناسب.
• الأشخاص الذين يعملون في المشاريع لديهم أدوار ومسؤوليات محددة.
• هناك ثقافة التعلم المستمر التي تسمح لفرق المشروع بالتحسين المستمر ومناقشة الدروس المستفادة في بيئة خالية من اللوم.

• هناك عمليات وإجراءات تمكن فرق المشروع من مراجعة مشروعهم وطلب الدعم المستقل إذا لزم الأمر.
• يشارك أصحاب المصلحة ويثقون في العملية.
• تتكون فرق المشروع من الأفراد ذوي الخبرة والمؤهلين في الأدوار ذات الصلة.

يرتبط حوكمة المشروعات بهياكل الحوكمة في المؤسسة بشكل عام. إذا كنت تعتقد أن الهدف الرئيسي لإدارة المشروع هو ضمان تنفيذ المشروعات بالطريقة الصحيحة ، يمكنك أن ترى كيف أنها ترتبط بالحوكمة المالية على مستوى الشركات ، وإدارة مخاطر الشركات وغيرها.

يجب أن تتناسب حوكمة المشروع بسلاسة مع عملياتك التنظيمية الحالية. بمعنى آخر ، لا تنشئ عملية إدارة مالية جديدة تمامًا عندما يكون لديك بالفعل عملية في مناطق أخرى! استخدم ما هو موجود حاليًا وقم بتعديل عمليات الشركة لجعلها مناسبة للاستخدام في بيئة المشروع.

5 مجالات التركيز لإدارة المشاريع

عندما تبدأ في النظر فيه ، ستدرك أن إدارة المشروع منتشرة من خلال جميع عناصر إدارة المشروع. ومع ذلك ، هناك بعض مجالات التركيز الرئيسية التي يكون فيها الحكم ذا أهمية خاصة.

1. المنهجيات والعمليات: هذه تساعدك على تقديم العمل بشكل موثوق ومستدام.
2. إدارة المعرفة: هذا أمر بالغ الأهمية للدروس المستفادة وضمان أن المنظمة تتعلم من تجربة المشروع. إدارة المعرفة ضرورية إذا كنت ترغب في التوقف عن ارتكاب نفس الأخطاء عدة مرات.
3. نضج إدارة المشروع: مع زيادة نضج إدارة مشروعك التنظيمي ، تزداد قدرتك على التنفيذ بنجاح.
4. الاشتراك في المستوى الأعلى: يبدأ الالتزام بحوكمة المشروع من الأعلى. إذا كان لديك دعم إداري ، فسيتم تخطي ذلك عبر جميع مستويات العمل وسيكون نهج الإدارة أكثر استدامة.

1. الثقافة الداعمة: ثقافة الدعم ، وليس اللوم ، ستضمن لمديري المشاريع أن يتمتعوا بالبيئة المناسبة للازدهار. إن الثقافة الداعمة ، بقيادة مكتب إدارة المشروع أو مدير المشروع ، ستساعد مديري المشروع على تحقيق أهدافهم وأهداف المشروع.

ماذا تفعل إذا لم يكن هناك معيار للشركات

يجد العديد من مديري المشاريع في المؤسسات الأصغر حجماً أنهم يديرون مشاريع في بيئة داعمة ، وحيث يوجد قبول لمفهوم إدارة المشروع ، ولكن دون وجود الهياكل التنظيمية الرسمية التي يمكن أن تغذي منها.

في هذه الحالة - وهي ليست حصرية للمؤسسات الصغيرة - ستقوم بتصميم نموذج حوكمة المشروع الخاص بك من البداية. إذا لم يكن هناك منهج لحوكمة المشروع يمكنك خلع الرف وتناسب مشروعك ، فسيتعين عليك بناء مشروعك الخاص.

هذا ليس صعبا كما قد يبدو!

ابدأ بإعداد الأساسيات:

• إنشاء وثيقة الأدوار والمسؤوليات
• تأكد من أن لديك راعي المشروع
• تأكد من أن لديك مجلس إدارة أو مجموعة توجيهية وترتيب اجتماعات منتظمة تأخذ فيها وتوزيع دقائق
• قم بإعداد عملية إدارة المخاطر
• قم بإعداد عملية إدارة التغيير
• قم ببناء نقاط في جدول المشروع الخاص بك حيث تتحقق من صلاحية المشروع مقارنة بالأهداف الأصلية لحالة العمل (نهاية كل مرحلة من مراحل المرحلة هي النقطة الطبيعية لوضع هذه الاختبارات).

في نهاية المطاف تقع مسؤولية راعي المشروع على ضمان وجود حوكمة مناسبة ، ولكن يمكن لمديري المشاريع أيضًا القيام بدور نشط في هذا الأمر.

قد تكون الحوكمة واحدة من أكثر الموضوعات جفافًا في إدارة المشروع ، لكنها واحدة من أهم الموضوعات. إنها الطريقة التي تعرف بها فرق الإدارة العليا أنك تقوم بعمل جيد وتطمئنهم إلى أن المشروع يتطور كما ينبغي. كما يوفر الشيكات والأرصدة اللازمة للمديرين لمعرفة أن الأموال تنفق بطرق مناسبة ومواءمة لحالة العمل.