الخطوات التي يجب تضمينها في خطة المشروع الخاصة بك

01 أهداف المشروع

يتم تعريف أهداف المشروع في ميثاق المشروع ، ولكن يجب تضمينها في خطة المشروع أيضًا. هناك عدة طرق للقيام بذلك. يمكن أن توضح خطة المشروع أهداف المشروع ، أو يمكن أن تتضمن الميثاق كملحق. بغض النظر عن كيفية اختيار مدير المشروع لدمج الأهداف في خطة المشروع ، فإن الشيء المهم هو الحفاظ على ارتباط واضح بين ميثاق المشروع - المستند الرئيسي الأول للمشروع - والوثيقة الرئيسية الثانية للمشروع ، وهي خطة المشروع.

02 نطاق المشروع

مثل أهداف المشروع ، يتم تعريف النطاق في الميثاق. ومع ذلك ، يجب على مدير المشروع تحسين النطاق في خطة المشروع. على سبيل المثال ، يحتاج مشروع لأتمتة عملية يدوية إلى تحديد النطاق عن طريق تحديد المكان الذي تبدأ وتنتهي فيه هذه العملية.

من خلال تحديد النطاق ، يمكن لمدير المشروع أن يبدأ في إظهار الشكل النهائي لهدف المشروع أو المنتج النهائي. إذا لم يتم تعريف النطاق ، فيمكن أن يتم توسيعه في جميع أنحاء المشروع ويؤدي إلى تجاوز التكاليف والمواعيد النهائية الضائعة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تقود فريق التسويق لإنشاء كتيب لخط إنتاج الشركة ، فكم عدد الصفحات التي ستكون؟ ما هي بعض الأمثلة على كيفية ظهور المنتج النهائي؟ بالنسبة لبعض أعضاء الفريق ، قد يعني الكتيب صفحتين بينما قد يعني الآخرون عشر صفحات. يمكن أن يؤدي تحديد النطاق إلى جعل الفريق بأكمله على نفس الصفحة في البداية.

03 المعالم الرئيسية والتسليمات الرئيسية

تسمى الإنجازات الرئيسية لمشروع ما معالم بارزة. وتسمى منتجات العمل الرئيسية التسليمات الرئيسية. إنها تمثل المكونات الكبيرة للعمل في المشروع. يجب أن تحدد خطة المشروع هذه العناصر وتعرفها وتحدد المواعيد النهائية لإنجازها.

إذا تعهدت إحدى المنظمات بمشروع لتطوير برامج جديدة ، فقد تكون التسليمات الرئيسية هي القائمة النهائية لمتطلبات العمل وكيفية تنفيذها. بعد ذلك ، يمكن أن يحتوي المشروع على علامات بارزة لإكمال التصميم ، واختبار النظام ، واختبار قبول المستخدم ، وتاريخ بدء البرنامج. تشتمل هذه المعالم الرئيسية على منتجات العمل المرتبطة بها ، ولكنها تتعلق بالعمليات أكثر من المنتجات نفسها.

لا يجب أن تكون التواريخ المحددة والمواعيد النهائية للتسليم دقيقة ، ولكن كلما كانت الدقة أكثر ، كان ذلك أفضل. تساعد المواعيد الدقيقة مديري المشاريع على تفكيك هياكل العمل بشكل أكثر دقة.

في هذه المرحلة من الخطة ، ستنشئ علامات بارزة حتى تتمكن من نقل نتائج كبيرة أو عالية المستوى وتقسيمها إلى نتائج صغيرة ، يمكن تحديدها في الخطوة التالية.

04 هيكل انهيار العمل

تعمل بنية انهيار العمل أو WBS على تفكيك المعالم الرئيسية والتسليمات الرئيسية في المشروع إلى أجزاء أصغر بحيث يمكن تكليف شخص واحد بمسؤولية كل قطعة. عند تطوير هيكل توزيع العمل ، ينظر مدير المشروع في العديد من العوامل مثل نقاط القوة والضعف لأعضاء فريق المشروع ، والترابط بين المهام ، والموارد المتاحة ، والموعد النهائي العام للمشروع.

مديرو المشروع مسؤولون في النهاية عن نجاح المشروع ، لكنهم لا يستطيعون القيام بالعمل وحدهم. WBS هي أداة يستخدمها مدير المشروع لضمان المساءلة على المشروع لأنه يخبر راعي المشروع وأعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة المسؤولين عن ماذا. إذا كان مدير المشروع مهتمًا بمهمة ما ، فهي تعرف تمامًا من الذي سيجتمع معه بخصوص هذا القلق.

05 الميزانية

تُظهر ميزانية المشروع مقدار الأموال المخصصة لإكمال المشروع. مدير المشروع مسؤول عن تشتيت هذه الموارد بشكل مناسب. بالنسبة للمشروع الذي يضم بائعين ، يضمن مدير المشروع اكتمال التسليمات وفقًا لشروط العقد ، مع إيلاء اهتمام خاص للجودة. ترتبط بعض ميزانيات المشروع بخطة الموارد البشرية.

من المهم تحديد التكلفة لكل حدث رئيسي وقابل للتنفيذ من خلال النظر في مقدار الوقت وتكلفة اليد العاملة التي ستشارك في إكمال المهام. سيتم ربط تكلفة المشروع بالمدة التي يستغرقها المشروع ، والتي تعود إلى نطاق المشروع. يجب أن يكون النطاق والمعالم والمهام والميزانية محاذاة وواقعية.

06 خطة الموارد البشرية

توضح خطة الموارد البشرية كيف سيتم تزويد المشروع بالموظفين. ومن المعروف في بعض الأحيان باسم خطة التوظيف. تحدد هذه الخطة من سيكون ضمن فريق المشروع ومقدار الالتزام الذي يتوقعه كل شخص. في تطوير هذه الخطة ، يتفاوض مدير المشروع مع أعضاء الفريق والمشرفين عليهم بشأن مقدار الوقت الذي يمكن لكل عضو في الفريق تكريسه للمشروع. إذا كانت هناك حاجة إلى موظفين إضافيين للتشاور بشأن المشروع ولكنهم جزء من فريق المشروع ، يتم توثيق ذلك أيضًا في خطة التوظيف. مرة أخرى ، يتم استشارة المشرفين المناسبين.

07 خطة إدارة المخاطر

أشياء كثيرة يمكن أن تسوء في المشروع. في حين أن كل كارثة محتملة أو عثرة صغيرة غير متوقعة ، يمكن التنبؤ بالكثير منها. في خطة إدارة المخاطر ، يحدد مدير المشروع المخاطر التي يتعرض لها المشروع ، واحتمال حدوث تلك المخاطر ، واستراتيجيات تخفيف تلك المخاطر. يبحث مدير المشروع عن مدخلات من راعي المشروع وفريق المشروع وأصحاب المصلحة والخبراء الداخليين.

يتم وضع استراتيجيات التخفيف للمخاطر التي من المحتمل أن تحدث أو لها تكاليف عالية مرتبطة بها. يتم الإشارة إلى المخاطر التي من غير المحتمل حدوثها وتلك ذات التكاليف المنخفضة في الخطة ؛ ومع ذلك ، قد لا يكون لديهم استراتيجيات التخفيف.

08 خطة الاتصالات

تحدد خطة الاتصالات كيفية توصيل المشروع إلى جماهير متعددة. يشبه إلى حد كبير هيكل توزيع العمل ، تحدد خطة الاتصالات مسؤولية إكمال كل مكون لأحد أعضاء فريق المشروع.

في هذه الخطوة ، من المهم تحديد كيفية التواصل مع المشكلات وحلها داخل الفريق وعدد مرات الاتصال بالفريق وأصحاب المصلحة أو الرئيس.

كل رسالة لها جمهور مستهدف. تساعد خطة الاتصالات مديري المشاريع على ضمان وصول المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

09 خطة إدارة أصحاب المصلحة

تحدد خطة إدارة أصحاب المصلحة كيفية استخدام أصحاب المصلحة في المشروع. في بعض الأحيان ، يحتاج أصحاب المصلحة فقط إلى تلقي المعلومات. يمكن الاعتناء بها في خطة الاتصالات. إذا كانت هناك حاجة إلى المزيد من أصحاب المصلحة ، فإن خطة إدارة أصحاب المصلحة تحدد كيفية الحصول عليها.

10 خطة إدارة التغيير

تحدد خطة إدارة التغيير إطار عمل لإجراء تغييرات على المشروع. يميل مديرو المشروعات إلى تجنب التغييرات التي تطرأ على المشروع ، لكن في بعض الأحيان يكون من المستحيل تجنبهم. توفر خطة إدارة التغيير بروتوكولات وعمليات لإجراء التغييرات. من الضروري للمساءلة والشفافية اتباع رعاة المشروع ومديري المشروع وأعضاء فريق المشروع لخطة إدارة التغيير.