تتبع مشروعك دون مخططات جانت

تُعد مخططات Gantt أداة رائعة ومفيدة للغاية لتتبع وتنسيق جميع الخطوات الصغيرة التي تدخل في مشروع كبير ، لكنها يمكن أن تصبح سريعة وفوضوية ، خاصة بالنسبة للأشخاص الذين لا يعرفون كيفية قراءتها. حاول استخدام مخطط جانت لشرح تقدمك إلى عميل أو زميل في قسم آخر ، وقد تواجهك تحديًا كبيرًا.

ليس هذا هو التحدي الوحيد الذي تمثله مخططات جانت الحالية. تتطلب البيانات الموجودة في مخطط جانت عادةً برنامجًا خاصًا للعرض والتحرير ، وطباعتها دائمًا ما تكون تحديًا. علاوة على ذلك ، في بعض الأحيان تريد فقط التركيز على جزء صغير من المشروع دون أن تطغى عليها جميع المعلومات الإضافية.

بينما تعد مخططات جانت حلاً رائعًا ، إلا أنها ليست الحل الوحيد. عندما تحتاج إلى إلقاء نظرة على عينة أصغر من المعلومات ، أو تحتاج إلى تقديم نسخة مبسطة أو جزء من المعلومات في موقف لا يكون فيه مخطط جانت عمليًا ، إليك خمسة بدائل يمكنك استخدامها بدلاً من ذلك.

قوائم المهام

يجب أن يكون كل فرد في مجتمع الأعمال مألوفًا ومريحًا بقائمة مهام أساسية. في الواقع ، يعد التنظيم أحد المهارات العليا لمدير المشروع.

تأخذ قائمة المهام قائمة المهام إلى المستوى التالي. باستخدام قائمة المهام ، يمكنك إضافة أعمدة إضافية لإظهار من سيكمل كل مهمة ، وحالة المهمة ، وتواريخ البدء والانتهاء ، واحتمال إتمام المهمة في الوقت المحدد. يمكنك أيضًا إضافة مربعات اختيار لأعضاء فريقك للتحقق عند اكتمال العناصر.

جداول البيانات

يعد المخطط المبسط في جدول بيانات بديلاً آخر. لا يزال بإمكانك سرد المهام على طول الجانب الأيسر ، ولا يزال بإمكانك تظليل الأشرطة لإظهار مستوى تقدمك وتواريخ البدء والانتهاء المقدرة للمهام.

قد تستغرق جداول البيانات وقتًا طويلاً في التحديث وتستغرق الكثير من الوقت للتحديث ، لذلك لن ترغب في استخدامها كحل إجمالي لإدارة المشروع. للحصول على تقرير بسيط لمرة واحدة لأحد العملاء أو المدير ، ومع ذلك ، يمكن لجدول بيانات مبسط وضع المشروع بصريا بطريقة

سهلة لشرح وفهم. إنه أيضًا خيار جيد لتتبع تقدم المشروع.

مخططات التدفق

تُظهر مخططات التدفق ، أو المخططات الشبكية ، مهام المشروع بالترتيب اللازم لإتمامها. يمكن أن تكون مخططات التدفق بسيطة أو معقدة كما تريد. على سبيل المثال ، قد ترغب أو لا ترغب في إدراج معلومات مثل تاريخ البدء والانتهاء لكل خطوة أو رقم تعريف المهمة أو

الموقع. ضع في اعتبارك أن إضافة الكثير من المعلومات قد يجعل قراءة هذه المخططات صعبة.

بينما يجد الكثير من الأشخاص أن المخططات الخاصة بالتدفق أسهل في القراءة والفهم من مخططات Gantt ، فإن جعلها يمكن أن تكون مشكلة. علاوة على ذلك ، فهي غالبًا ما تكون غير مناسبة للمشاكل الكبيرة والمعقدة. تعد مخططات التدفق هي الأفضل لتقديم مشاريع بسيطة بمهام تتقدم بشكل طبيعي من واحد إلى آخر

التالي ، ولكن لا ينبغي أن تستخدم كأداة طويلة الأجل أو لمشاريع معقدة للغاية.

لوحات كانبان

هل يحتوي مشروعك على عدد كبير من الخطوات التي لا يلزم بالضرورة القيام بها بترتيب تسلسلي؟ هل لديك عدة أشخاص يعملون في نفس المشروع أو هل يتم تحديث المهام بشكل متكرر؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد تقدم شركة Kanban الحل المثالي لك. (تعرف على المزيد حول كيفية عمل Kanban في إدارة المشاريع.)

باستخدام لوحة Kanban ، تتم كتابة كل مهمة مشروع على شكل ورقة لاصقة وتوضع في العمود المناسب ، مثل "المهام" أو "قيد التنفيذ" أو "القيام به". عند اكتمال كل مهمة ، يتم نقل الملاحظة اللاصقة المقابلة في جميع المجالات حتى يتم وضع جميع الملاحظات في العمود "تم".

من السهل جدًا فهم هذا النظام التنظيمي وتعديله بسرعة ، ولكنه ليس سهل الحمل ، وستحتاج إلى توخي الحذر من عدم سقوط أي من الملاحظات وفقدانها.

تقارير الحالة

تعد مخططات Gantt أدوات ممتازة لتتبع مشاريعك ، وليس بالضرورة للتواصل معها. إذا كان كل ما عليك فعله هو توصيل تقدمك مع عميل أو راعي المشروع أو أعضاء الفريق الآخرين ، فقد يكون تقرير الحالة هو أفضل خيار لك. بالإضافة إلى ذلك ، ستنشئ العديد من برامج إدارة المشاريع تقارير حالة مبسطة وسهلة الفهم ببضع نقرات فقط من الماوس ، مما يوفر لك وقتًا وطاقة ثمينين.

تعد مخططات Gantt عملية للغاية لتتبع جميع المهام التي تدخل في مشروع كبير ، لكنها ليست دائمًا الأفضل لتوصيل هذه المعلومات مع الآخرين ، وخاصة أولئك الذين لا يعتادون على قراءتها.

لديك العديد من البدائل الأخرى. جرب أحد بدائل مخطط جانت الخمسة هذه بنفسك. قد تفاجأ بسرور بالوقت الذي يمكنك توفيره.