سداد النفقات عند السفر للعمل

يعد سداد المصروفات طريقة لدفع الموظفين مرة أخرى عندما ينفقون أموالهم الخاصة أثناء العمل في الشركة. تحدث هذه النفقات بشكل عام عندما يسافر الموظف للعمل.

يمكن أن تشمل نفقات السفر الإقامة ، والرحلات الجوية ، والنقل البري ، ونصائح للجولات ، والوجبات ، وغيرها من النفقات العرضية التي قد يتعرض لها الموظف أثناء السفر للعمل. يمكن أن تشمل مصروفات العمل الأخرى عناصر مثل أخذ العملاء أو الموظفين المحتملين لتناول طعام الغداء أو العشاء أو شراء الكتب الضرورية أو المواد التعليمية الأخرى التي يغطيها صاحب العمل أو نفقات القيادة.

توجد أنواع المصروفات التي ستقوم المنظمة بتسديدها في سياسات الشركة المتعلقة بالسفر والتسلية والمصروفات العامة القابلة للاسترداد في كتيب الموظف. في بعض الحالات ، يتم تغطية النفقات مثل التنظيف الجاف وعضوية الصالة الرياضية في الرحلات الطويلة. في حين أن الترفيه عن العملاء في رحلات العمل هو حساب شائع قابل للاسترداد ، فإن معظم الشركات تضع قيودًا على الإنفاق على الطعام والترفيه.

كيف يدفع الموظفون المصاريف

على نحو متزايد ، تكلف الشركات الموظفين من المستوى المنخفض إلى المتوسط ​​الذين يسافرون بشكل متكرر ببطاقات ائتمان الشركات. بدلاً من دفع المصاريف بأموالهم الخاصة ، يقوم الموظفون بتحصيل جميع الرسوم عدا النصائح والنصائح على بطاقة ائتمان الشركة.

هذا هو النهج المريح لتسديد نفقات الموظف لأن فواتير بطاقات الائتمان توثق النفقات الدقيقة دون أن يضطر الموظف إلى حفظ إيصالات وملء تقارير نفقات السفر.

هناك طريقة أخرى لدفع أجور الموظفين مقابل مصاريف سفر العمل وهي بدل الإقامة اليومي. البدل اليومي هو البدل اليومي المحدد مسبقًا المدفوع للموظفين مقابل النفقات المتكبدة أثناء السفر للعمل. يمكن أن تكون هذه النفقات للسكن والوجبات والنصائح وسيارات الأجرة ، ورسوم النقل البري الأخرى.

ملء تقرير المصاريف

في كل من حالة استخدام بطاقة ائتمان الشركة ودفع النقود ، من المحتمل أن يقوم الموظفون بملء تقرير استرداد النفقات عند عودته من الرحلة. باستخدام بطاقة ائتمان الشركة ، سيتعين عليهم شرح رسوم أقل من فاتورة واضحة تظهر في فاتورة بطاقة الائتمان (مثل وجبة في وقت متأخر من الليل). كما سيتقاضون رسومًا على الشركة مقابل الرسوم الطارئة الإضافية التي دفعوها مقابل أموالهم الخاصة أو بطاقات الائتمان الخاصة بهم.

عندما يدفع الموظف نقودًا ، سيحتاج هو أو هي إلى أن يسرد ، ويبرر من حين لآخر ، كل مصروف يطلب سداده. تحدد معظم الشركات تاريخًا لضرورة تقديم تقارير استرداد النفقات ومراجعة جميع المصاريف عن طريق المحاسبة كما هي حال بيانات شركة بطاقات الائتمان. أي مصاريف غير مبررة ، أو تلك المستثناة من سياسة الشركة ، لا يتم تعويضها - مما يسبب مشاكل للموظف.

مواقف غير عادية

لنفترض أن مندوب المبيعات يأخذ حيوانًا أليفًا معهم في رحلة ويفرض رسومًا على حيوان أليف في الفندق على بطاقة ائتمان الشركة ، مدعيا أن الفندق لن يفصل الرسوم ، وخططوا لاسترداد الشركة.

هل هذا سوء استخدام لأموال الشركة؟ يبدو كذلك. سواء أكان كتابيًا أم لا ، فمن الواضح جدًا أن استخدام بطاقة ائتمان الشركة يجب استخدامه لتغطية نفقات الشركة فقط. في بعض الحالات ، يمكن أن يؤدي الاستخدام الشخصي للشركة إلى الإنهاء. ومع ذلك ، إليك ما تحتاج إلى النظر فيه. هل ذهب الموظف إلى المحاسبة وشرح مشكلة عدم قدرة الفندق على فصل رسوم الحيوانات الأليفة؟ أم هل كانت الموظفة عالقة بمراجعة دقيقة لنفقاتها في المحاسبة؟

وهناك اعتبار آخر ، هل تم تعويض الموظفين الآخرين من قبل الشركة في الماضي مقابل نفقات مماثلة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن الإجراء التأديبي ليس بالترتيب. ومع ذلك ، إذا كانت سياسة الشركة تنص بوضوح على أن مصروفات محددة غير مسموح بها ، وتم القبض على الموظف (وليس بشكل مباشر) ، يجب على الموارد البشرية اتخاذ نوع من الإجراءات التأديبية الشديدة. ليس كل موقف واضح. في بعض الأحيان يتعين عليك الاستفسار والقيام ببعض التنقيب قبل اتخاذ أي إجراء.