إيجابيات وسلبيات الجداول الزمنية في الإعلان

تعتمد العديد من الصناعات على الجداول الزمنية لمراقبة إنتاجية الموظفين وحساب الأرباح والمزايا. يستخدم البعض نظام "تسجيل الوقت" مع بطاقات زمنية رسمية ، والبعض الآخر يعتمد على نظام إدارة الوقت الذي يسجل تفاصيل معقدة حول الطريقة التي يقضيها كل يوم. هذا الأخير هو الذي تستخدمه وكالات الإعلان والتسويق والتصميم في جميع أنحاء العالم.

يسجل إدخال البيانات في هذه الجداول الزمنية ، عادةً من قِبل الموظفين في القسم الإبداعي ، الساعات التي تم إنفاقها على كل جزء من المشروع. هذا لا يعني فقط إنشاء الحملة ، ولكن الإحاطة الأولية ، وعرض العميل ، وحتى الوقت الذي يقضيه في براعم واستوديوهات الإنتاج. فقط عن طريق الحصول على صورة واضحة عن الطريقة التي تم بها قضاء الوقت ، يمكن للوكالة أن تتعامل بشكل فعال مع عبء العمل ، وترتيب فوترة العميل ، والطريقة التي يتم تخصيص الوقت بها بين الفرق.

الجدول الزمني في باختصار

في الأيام الأولى للإعلان ، مثل العديد من المهام في تلك الحقبة ، تم تسجيل الوقت يدويًا على الورق مع الأقلام والأقلام الرصاص (والكثير من المحو). في هذه الأيام ، يتم إدخال الوقت في الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي باستخدام برنامج متطور يمكنه سحب تقارير من جميع الأنواع. تحتوي معظم المتاجر على قالب مشابه جدًا يتضمن:

• رقم الوظيفة
• الزبون
• المهمة في يدك
• أي وجميع الموظفين المعينين
• تاريخ وعدد ساعات العمل
• سعر الساعة
• متأخر، بعد فوات الوقت

عند بدء مشروع لأحد العملاء ، يقوم مدير الحساب أو مدير المرور بفتح رقم الوظيفة ويبدأ في تتبع ساعات العمل. وعادة ما تتوافق هذه مع الاقتراح أو العرض المقدم للعميل ، وسيتم تقسيمها إلى ساعات تقضيها في المقام الأول في البحث والتخطيط والاستراتيجية والتطوير الإبداعي والإنتاج وإدارة المشاريع.

إذا ذهب كل شيء إلى التخطيط ، فإن الساعات الفعلية التي يقضيها المشروع سوف ترتبط بشكل جيد بالتقدير ، لكن هذا ليس هو الحال عادة. غالبًا ما يستغرق التطوير الإبداعي وقتًا أكثر من أي جزء آخر من العملية ، بسبب التغيير في الاتجاه أو ملاحظات العميل أو عدم القدرة على كسر الموجز. يمكن أن تصبح نقطة خلاف مع العميل لأنه لا يريد أن ينفق الكثير من المال الإضافي في وقت الإبداع لأن القسم الإبداعي يواجه مشكلة في تحديد الحل.

ومع ذلك ، يجب ملء الجدول الزمني بشكل صحيح لتتبع ذلك الوقت وإظهار العميل كيف تم إنفاق الأموال ، وكيف تعمل الوكالة. إنها طريقة جيدة لمعرفة ما إذا كانت بعض المشاريع تحتاج إلى عمالة أكثر من اللازم لتحقيق الربح ، أو إذا كانت هناك مشاريع أخرى مربحة للغاية بحيث تستحق الاستثمار في هذا العميل لمزيد من العمل. وباختصار ، هذا هو دور الجدول الزمني.

الايجابيات

إليك لماذا الجداول الزمنية هي شريان الحياة لأي وكالة:

• مال: تُظهر الجداول الزمنية للوكالة (حتى داخل المؤسسة) عدد الساعات المسجلة لكل جزء من كل حملة. من السهل إذن معرفة ما إذا كان عميل التجنيب يستحق ذلك أم أنه حان الوقت لوضع العميل على أساس كل مشروع على حدة. مع وكالة داخلية ، قد لا يؤدي هذا الوقت مباشرة إلى الفواتير ، لكنه يُظهر للإدارة مدى فاعلية استخدامهم لوقت القسم الإبداعي. إذا تم اكتشافه ، فإنهم يقضون 90٪ من وقتهم في جانب واحد فقط من الأعمال ، مما قد يخلق بعض العلامات الحمراء.

• الشفافية: إذا تم عمل الجداول الزمنية بشكل صحيح ، فمن السهل أن نرى أين تعمل الأشياء بسلاسة ، وأين الاختناقات أو عدم الكفاءة تزحف فيها. لماذا يقضي أحد مؤلفي الإعلانات نصف الوقت على عميل واحد عن الآخر؟ وإذا كانت هناك حاجة إلى المزيد من التصميمات ، فسترى نظرة سريعة على الجدول الزمني ما إذا كانت الإدارة مثقلة بالأعباء.
• الالتزام والمساءلة: يتوقع معظم العملاء قضاء بعض الساعات في المشروع. إذا لم يعتقدوا أن مقدار الجهد المناسب قد تم في وظيفة ، فيمكن للجداول الزمنية توفير البيانات ليقول غير ذلك. إنها أيضًا طريقة لإظهار بعض العملاء مدى القيمة التي يحصلون عليها من الوكالة.

• تحليل: الأداء الماضي غالبا ما يكون مؤشرا جيدا للمستقبل. إذا كان العميل يمتص الحياة خارج الوكالة ويجعلها جهنم على الجميع ، فإن البيانات من الجداول الزمنية يمكن أن تظهر ما إذا كان الأمر يستحق الإبقاء على ذلك العميل أو إذا حان الوقت للسماح لهم بالرحيل. على الجانب الآخر من المعادلة ، يمكن أن يُظهر للوكالة ربحية بعض العملاء ، الأمر الذي يتطلب الحد الأدنى من العمل والجهد الإبداعي ، ولكن أقصى عائد على الاستثمار.

سلبيات

مع كل هذه النقاط الإضافية ، ما هي المشكلة؟ حسنًا ، هناك سبب يجعل الجميع يكرهون الجداول الزمنية عالميًا باستثناء عدد موظفي الوكالة:

• زمن: كثير من الناس في الوكالات ، وخاصة في الإدارات الإبداعية ، لا يرغبون في تكريس أي وقت من الأوقات للإدارة. كإبداع ، يمكن أن يكون من الضار الابتعاد عن العصف الذهني الإبداعي العظيمة لملء الساعات. العديد من مديري الحسابات لديهم نفس المشاكل. إنه أمر مثير للسخرية ، ولكن نادراً ما يتم تخصيص الوقت للجداول الزمنية.
• الأخطاء: هذا يذهب مباشرة إلى النقطة الأولى. ستترك العديد من التصميمات الجداول الزمنية حتى آخر دقيقة قبل نهاية تقرير الفواتير الشهر. وهذا يعني أن دقة جدول زمني ينتقل من جيدة إلى مروعة. من الصعب أن تتذكر عدد الدقائق التي قضيتها في وظيفة واحدة قبل أسبوعين ، لذلك غالبًا ما يكون ذلك مجرد تخمين. إذا تم تخمين جميع الجداول الزمنية ، فإنه يجعلها عديمة الفائدة تقريبا.

• ضعف التركيز: الوقت ليس مؤشرا كبيرا للإعلانات الممتازة. يمكن أن يقضي أحد المتاجر 40 ساعة ولا ينتج عنه أي شيء ؛ آخر يمكن أن تعمل 10 وإنتاج تحفة. الجداول الزمنية لا تسجل جودة التفكير ؛ فقط الوقت الذي يقضيه في القيام بذلك.

المستقبل

الجداول الزمنية موجودة لتبقى ، ويجب أن يتم ذلك يدويًا. لا يعمل تتبع الوقت التلقائي ، لأنه يتطلب التشغيل والإيقاف اليدوي. إذا نسيت بدء الساعة ، فستفقد ساعات. ننسى أن نوقفه ، ويتم إصدار فاتورة لبعض العملاء الفقراء لساعات من العمل الذي أنفق على مشروع آخر. هذا ، بدوره ، يمكن أن يؤدي إلى مشاكل (وحتى الدعاوى القضائية) مع الإفراط في الشراء ، وفقدان عميل قيم.

الطريقة الوحيدة لضمان تتبع الوقت الجيد هي إصرار الجميع في الوكالة على تحديث الجداول الزمنية مرتين في اليوم على الأقل ، مرة واحدة قبل الغداء ثم مرة أخرى قبل العودة إلى المنزل. إذا تم ذلك ، فإن الجداول الزمنية ستكون دقيقة ومفيدة. وإذا لم يتم القيام بذلك ، فينبغي للوكالات أن تكون مبدعة بحافز. ابحث عن طريقة لتحفيز عملية تتبع الوقت.

امنح الموظفين الذين يحتفظون بسجل دقيق في وقتهم مكافأة أسبوعية أو ساعات قليلة في أيام الجمعة. قد يبدو الأمر وكأنه مضيعة للوقت والمال ، لكن الجداول الزمنية الدقيقة يمكن أن تصل قيمتها إلى الوكالة أكثر من بضع مئات من الدولارات هنا أو هناك كل أسبوع.