كيفية وضع خطة للاستعانة بمصادر خارجية

الكثير من المناقشات حول الاستعانة بمصادر خارجية في وسائل الإعلام تجعل الأمر يبدو معقدًا ، لكنه بسيط جدًا. حتى في منازلنا ، نقوم "بالاستعانة بمصادر خارجية" للعديد من المهام: الطهي ، والحفاظ على مروجنا ، ورعاية الأطفال ، على سبيل المثال لا الحصر. عندما لا يكون لدينا الوقت ، أو التركيز ، أو المهارات اللازمة للقيام بالعمل بأنفسنا ، فإننا نبحث عن شخص قادر ، وشخص سيقوم بالعمل مقابل سعر يمكننا دفعه. تعمل الشركات بنفس الطريقة ، على الرغم من أن قراراتها قد تتضمن المزيد من العوامل وصناع القرار.

عملية التنمية

ولكن كما تتخذ الأسر قرارات مختلفة ، يمكن للشركات أن تتخذ قرارات مختلفة بشكل مذهل حول الاستعانة بمصادر خارجية.لا يوجد قالب يصلح لجميع الشركات ، ولكن هناك عملية تحتاج جميع الشركات إلى أخذها في الاعتبار:

تحقيق

في الماضي ، ربما لم تكن العديد من الشركات تعرف حتى ما هو الاستعانة بمصادر خارجية. اليوم ، يعرفون حول الاستعانة بمصادر خارجية ، لكنهم قد لا يدركون عدد برامج الاستعانة بمصادر خارجية (وما يشبه الاستعانة بمصادر خارجية) التي يقومون بتشغيلها بالفعل: مراكز النسخ ، وغرف البريد ، وإدارة المنشآت ، وتكنولوجيا المعلومات ، وحتى أجزاء من القسم القانوني للشركة. الاستعانة بمصادر خارجية قد لا تحل كل مشكلة ، ولكن التعرف على الجيل السابق من العقود سيحدد المشاريع الجديدة ويوفر رؤية قيمة.

تحديد الأهداف

لتكون ناجحًا في إنشاء برنامج الاستعانة بمصادر خارجية ، تحتاج إلى تحديد أهداف محددة ، مثل تقليل التكاليف الإجمالية للشركة بنسبة 5 في المائة ، والتركيز على الكفاءة لموقع واحد ، أو النظر فقط في الوظائف التي يتم تنفيذها في وحدة أعمال واحدة. الأهداف لا تحتاج إلى تفاصيل هائلة. كلما زادت خبرتك في الاستعانة بمصادر خارجية ، ستتغير التعاريف.

مشاركة

تحتاج إلى مشاركين من العديد من مجالات الخبرة لتقديم مدخلات في الخطة ، للتحقق من الافتراضات ولتقديم حكم خبير. عندما تنتقل من خطة عامة إلى مشاريع محددة ، فستكرر هذه العملية وإنشاء مجموعات فرعية ذات معرفة أكثر تحديداً.

هوية

الآن بعد أن أصبح لديك أهداف وخبراء لتحديد المعلومات وتفسيرها ، فقد حان الوقت لتحديد مشاريع محددة لبرنامج الاستعانة بمصادر خارجية. تقوم كل شركة بتطوير معايير مختلفة وتحركها الثقافة بقدر ما تقوم بتحليلها المالي أو التشغيلي ، ولكن هناك معايير مشتركة يجب عليك النظر إليها:

• القرارات السابقة: ربما اتخذت شركتك قرارات سابقة بشأن استخدام غير الموظفين ، مثل العمال المؤقتين أو عقود الخدمة. اعمل مع إدارة المشتريات (PMO) (مكتب إدارة المشاريع) للحصول على التفاصيل. انظر كيف عالجوا المشكلات في هذه القائمة ، وقاموا بتجميع الدروس المستفادة.
• الخبرة: هل تؤدي وظائف أو إنتاج منتجات دون خبرة كافية ، أو هل تواجه مشاكل في الاحتفاظ بالمديرين؟ هل لدى الإدارة الحالية خطة لمعالجة هذه المشكلات؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، يمكن أن يكون هذا المشروع الاستعانة بمصادر خارجية جيدة.

• جودة: حتى إذا كانت الوظيفة بها أشخاص يتمتعون بالمهارات المناسبة والمديرين ذوي الخبرة ، فقد لا تحصل على مستوى الخدمة الذي تحتاجه. هل يجري المدير استبيانات العملاء؟ ماذا يقول العملاء عن المنتجات أو الخدمات؟ وجود فجوة في الجودة أو عدم الاهتمام بخدمة العملاء هي علامة أخرى على الاستعانة بمصادر خارجية.
• كلفة: خدمة عالية الجودة بشكل استثنائي ليست بالضرورة قيمة جيدة. كيف تقارن تكاليفك مع المنافسين؟ هل تنتج الوظيفة تقارير شهرية: تكاليف الوحدة ، تكلفة التشغيل ، اتجاهات التكلفة لعدة سنوات؟ إذا لم تتمكن هذه الوظيفة من إنتاج هذه التقارير ، فقد توفر خدمة الاستعانة بمصادر خارجية شفافية أكبر في عملياتك.

• مقياس: عندما تفحص شركتك بالكامل ، ستجعل الكثير من الاكتشافات غير المتوقعة. حافظ على تركيزك! مشروع كبير واحد هو مرشح أفضل للتعهيد من عدد من المشاريع الصغيرة. سيتطلب هذا المشروع الكبير الوحيد موارد إدارية وإدارية أقل بكثير. احتفظ بقائمة شاملة ، ولكن حدد فقط المرشحين الذين يوفرون تأثيرًا كبيرًا في الموجة الأولى من المشاريع.
• الأمان: لديك الآن فكرة جيدة عن المشاريع المحتملة. حان الوقت لتصفيتها وفقًا لمعايير الأمان. الأمن موضوع معقد ومثير للجدل. تنطبق معايير مختلفة على صناعات مختلفة ، وبعض الشركات أكثر وعياً بالأمان من منافسيها. فهم المعايير الداخلية والصناعة ، والحد من مشاريع الاستعانة بمصادر خارجية وفقا لذلك. قم بتضمين إداراتك القانونية وتكنولوجيا المعلومات وأمن الشركات والامتثال (إن وجد) وأي أقسام "مخاطرة" في مناقشاتك.

• تحديد الأولويات: يجب تسجيل كل عنصر أعلاه (وربما الخصائص الأخرى) ، ثم يجب تعيين كل مشروع "إجمالي قيمة الاستعانة بمصادر خارجية". مما لا شك فيه ، سيكون هناك الكثير من النقاش حول الخصائص الأكثر أهمية ، إذا كانت علاماتهم دقيقة ، وإذا كان ينبغي النظر في الخصائص الأخرى. لا تتفاجأ إذا استمرت هذه العملية لعدة أشهر أو حتى سنوات.
• الاتصالات: بحلول الوقت الذي حددت فيه الأولوية للمشاريع المحتملة ، كنت قد عقدت الكثير من الاجتماعات وتحدثت إلى الكثير من الناس. توقع أن تكون هذه المناقشات معلومات عامة في الإدارات التي تستهدفها في الاستعانة بمصادر خارجية. افترض دائمًا أن هذه المناقشات ستصل إلى موظفيك ، غالبًا في الوقت الفعلي. يجب أن تكون اتصالات الشركات المدروسة بعناية جاهزة وجاهزة. لا تدع الشائعات تصبح مصدرًا للمعلومات أفضل من الحقائق.

تنفيذ

في نهاية هذه العملية ، سيكون لديك خطة الاستعانة بمصادر خارجية الأولية الخاصة بك. هناك العديد من الخطوات الأخرى أثناء تنفيذ هذه الخطة: تأكيد البيانات ، وإنشاء لجان فرعية لمشاريع محددة ، وتحديد البائعين ، وتشغيل الطيارين ، ومنح العقود ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن تطوير خطتك يوفر لك الخطوات الأولى والأكثر أهمية.