كيفية توفير التوجه الفعال للموظف الجديد

يعد توجيه الموظفين إلى أماكن عملهم ووظائفهم أحد أكثر الوظائف المهملة في العديد من المؤسسات. لم يعد كتيب الموظف وأكوام الأوراق كافية بعد الآن عندما يتعلق الأمر بالترحيب بموظف جديد في مؤسستك.

أكثر الشكاوي تكرارا حول توجهات الموظفين الجدد هي أنها ساحقة أو مملة أو أن الموظف الجديد قد ترك ليغرق أو يسبح. يشعر الموظفون كما لو أن المنظمة ألقت الكثير من المعلومات عليها والتي كان من المفترض أن يفهموها وينفذوها في فترة زمنية قصيرة للغاية.

وغالبًا ما تكون النتيجة موظفًا جديدًا مرتبكًا وغير مثمر قدر الإمكان. كما أنه من المرجح أن يغادر المنظمة في غضون عام. أنها مكلفة لكل من صاحب العمل والموظف. اضرب هذا من خلال عدد الموظفين الذين تقوم بتعيينهم كل عام ، وتصبح تكلفة المبيعات كبيرة.

مع أزمة العمل المستمرة ، لا يزال تطوير تجربة فعالة لتوجيه الموظفين أمرًا بالغ الأهمية. من الأهمية بمكان أن يتم تخطيط برامج التوظيف الجديدة بعناية لتثقيف الموظف حول قيم المؤسسة وتاريخها وعن من هو في المنظمة.

إن برنامج التوجيه المدروس جيدًا ، سواء استمر ليوم واحد أو ستة أشهر ، لن يساعد فقط في الاحتفاظ بالموظفين ولكن أيضًا في الزيادات في إنتاجية الموظف. المؤسسات التي لديها برامج توجيه جيدة تجعل الأشخاص الجدد يسرعون بشكل أسرع ، ولديهم توافق أفضل بين ما يفعله الموظفون وما تحتاجه المنظمة ، ومعدلات دوران أقل.

أغراض التوجه

يجب على أصحاب العمل أن يدركوا أن التوجه ليس مجرد لفتة لطيفة وضعتها المنظمة. إنه بمثابة عنصر مهم لاستقبال الموظف الجديد وتكامل المؤسسة.

لخفض تكاليف بدء التشغيل

يمكن أن يساعد التوجيه السليم الموظف على التعجيل بالسرعة بسرعة أكبر ، مما يقلل التكاليف المرتبطة بتعلم الوظيفة.

لتخفيف القلق

أي موظف ، عند وضعه في موقف جديد وغريب ، سوف يواجه قلقًا يمكن أن يعوق قدرته على تعلم القيام بهذه المهمة. يساعد التوجيه الصحيح على تقليل القلق الناتج عن الدخول في موقف غير معروف ويساعد على تقديم إرشادات للسلوك والسلوك ، لذلك لا يتعين على الموظف أن يختبر ضغوط التخمين.

للحد من دوران الموظفين

يزداد معدل دوران الموظفين لأن الموظفين يشعرون بأنهم لا يتم تقييمهم أو يتم تعيينهم في مناصب لا يمكنهم فيها القيام بوظائفهم. يوضح الاتجاه أن المؤسسة تقدر الموظف ، وتساعد في توفير الأدوات اللازمة للنجاح في الوظيفة.

لتوفير الوقت للمشرف

ببساطة ، كلما كان التوجيه الأولي أفضل ، قل احتمال أن يضطر المشرفون وزملاء العمل لقضاء بعض الوقت في تدريس الموظف. يمكنك تغطية جميع الأشياء المتعلقة بالشركة والإدارات وبيئة العمل والثقافة أثناء التوجيه بفعالية وكفاءة. سيحتاج المدير وزملاء العمل فقط إلى تعزيز هذه المفاهيم.

لتطوير التوقعات الوظيفية واقعية ، والمواقف الإيجابية ، والرضا الوظيفي

من المهم أن يتعلم الموظفون في أقرب وقت ممكن ما هو متوقع منهم ، وما يمكن توقعه من الآخرين ، بالإضافة إلى التعرف على قيم ومواقف المنظمة.

بينما يمكن للناس أن يتعلموا من التجربة ، إلا أنهم سوف يرتكبون العديد من الأخطاء غير الضرورية والتي قد تكون ضارة. الأسباب الرئيسية تفشل برامج التوجيه: لم يتم تخطيط البرنامج ؛ لم يكن الموظف على دراية بمتطلبات الوظيفة ؛ الموظف لا يشعر بالترحيب.

اتجاه الموظف مهم - يوفر التوجيه الكثير من الفوائد ، ويمكنك استخدام الملاحظات من الموظفين المشاركين لجعل توجهاتك أفضل.

يجب على جميع الموظفين الجدد إكمال برنامج جديد لتوجيه الموظفين تم تصميمه لمساعدتهم في التكيف مع وظائفهم وبيئة العمل ولغرس موقف عمل إيجابي ودوافع في البداية.

برنامج توجيه الموظف الجديد المدروس يمكن أن يقلل من حجم العمل ويوفر للمؤسسة آلاف الدولارات. أحد أسباب تغيير الأشخاص لوظائفهم هو أنهم لا يشعرون أبدًا بالترحيب أو جزء من المنظمة التي ينضمون إليها.

ماذا تحتاج لتضمينه في العملية؟

أهم مبدأ للتعبير عنه أثناء التوجيه هو التزامك بالتحسين المستمر والتعلم المستمر. بهذه الطريقة ، يصبح الموظفون الجدد مرتاحين لطرح الأسئلة للحصول على المعلومات التي يحتاجونها للتعلم وحل المشكلات واتخاذ القرارات.

عملية توجيه مدروسة تأخذ الطاقة والوقت والالتزام. ومع ذلك ، فإنه عادة ما يؤتي ثماره للموظف الفردية ، والإدارة ، والمنظمة. ومن الأمثلة على ذلك نجاح مقاطعة مكلنبورغ (نورث كارولينا) في تجديد برنامج توجيه الموظفين لديها.

أراد صاحب العمل أن ترقى إلى مستوى عقيدة الموظفين كونها المورد الأكبر للمنظمة. في عام 1996 ، كجزء من مبادرة أكبر لإعادة تصميم الخدمات لتلبية احتياجات العملاء ، اتخذ موظفو إدارة الموارد البشرية في مقاطعة مكلنبورغ قرارًا ذكيًا. نظروا إلى الموظفين الجدد كجزء من قاعدة عملائهم وسألوا عملاؤهم عما يريدون.

تم سؤال الموظفين عما يريدون وما يحتاجونه من التوجه. كما تم سؤالهم عما يحلو لهم وما لم يعجبهم في التوجه. تم سؤال الموظفين الجدد عما يريدون معرفته عن المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، سُئل كبار المديرين في المنظمة عما يعتقدون أنه مهم للموظفين للتعلم عند الانضمام إلى كشوف المرتبات.

باستخدام الملاحظات التي تم جمعها من الموظفين ، أدرك موظفو تدريب الموارد البشرية في مكلنبورغ أولاً أن تلبية احتياجات الموظفين تتطلب أكثر من نصف يوم تدريبي. وثقًا بتعليقات الموظفين ، قام المدربون بصياغة توجهات ليوم واحد أعطت الموظفين ما قالوا إنهم يريدون وما تعتقد الإدارة العليا أن الموظفين بحاجة إلى معرفته.

في الأساس ، يشتمل مزيج التوجيه الآن على الموضوعات الأقل إثارة مثل W-2 والعديد من السياسات والإجراءات ، ولكنه يتضمن أيضًا تفاصيل تتيح للموظف معرفة شيء ما عن المنظمة.

هل تحتاج إلى المزيد حول كيفية تخطيط توجيه الموظف الذي يكون مفيدًا وممتعًا؟

أسئلة التخطيط الرئيسية

يحتاج اختصاصيو الموارد البشرية والمديرين التنفيذيين أولاً إلى التفكير في الأسئلة الأساسية الجديدة المتعلقة بتوجيه الموظفين قبل تنفيذ أو تجديد البرنامج الحالي. هذه هي الأسئلة الأساسية التي يجب طرحها.

• ما الأشياء التي يحتاج الموظفون الجدد إلى معرفتها بشأن بيئة العمل هذه التي من شأنها أن تجعلهم أكثر راحة؟
• ما هو الانطباع والتأثير الذي تريده في اليوم الأول للموظف الجديد؟
• ما هي السياسات والإجراءات الرئيسية التي يجب على الموظفين إدراكها في اليوم الأول لتجنب الأخطاء في اليوم الثاني؟ التركيز على القضايا الحيوية.
• ما الأشياء الخاصة (مكتب ، منطقة عمل ، معدات ، تعليمات خاصة) التي يمكنك توفيرها لجعل الموظفين الجدد يشعرون بالراحة والترحيب والأمان؟
• ما هي التجربة الإيجابية التي يمكنك تقديمها للموظف الجديد الذي يمكن أن تناقشه مع أسرتها في نهاية اليوم الأول من العمل؟ يجب أن تكون التجربة شيئًا يجعل الموظف الجديد يشعر بالتقدير من قبل المؤسسة.
• كيف يمكنك مساعدة مشرف الموظف الجديد على أن يكون متاحًا للموظف الجديد في اليوم الأول لتوفير الاهتمام الشخصي ولتوصيل رسالة واضحة مفادها أن الموظف الجديد يعد إضافة مهمة لفريق العمل؟

كيفية وضع أفضل قدمك إلى الأمام للموظف الجديد

نظرًا لأن الانطباعات الأولى مهمة للغاية ، فإليك بعض النصائح لوضع قدمك الأفضل للأمام. احصل علي بعض المرح. ركز فقط على الموضوعات المهمة للغاية من الكتيب. العب بعض الألعاب - وهذا يمكن أن يساعد الناس على التعلم. تشمل الألعاب:

صور المباراة: بعد الجولة. يتم توفير كل موظف صور للموظفين الآخرين وقائمة الأسماء. الهدف هو مطابقة الاسم بالوجه.

Signature Hunt: أثناء قيام الموظفين بجولة في المنشأة ، قدم لهم قطعة من الورق بأسماء العديد من الشركاء الذين سيجتمعون. ثم يطلب منهم الحصول على توقيعات الأشخاص الذين يقابلونهم. الموظف الذي يحصل على معظم التوقيعات من مجموعة متنوعة من زملاء العمل الجدد يحصل على جائزة.

الألعاب الأخرى التي تتعلق بما تعلمه الموظف أثناء التوجيه هي ضمانات فعالة أيضًا بأن التوجيه ناجح.

خطوات في جعل التوظيف الجديد موضع ترحيب

• ابدأ العملية قبل أن يبدأ الشخص الجديد العمل. أرسل جدول أعمال إلى الزميل الجديد بخطاب العرض حتى يعرف الموظف ما يمكن توقعه. ابقَ على اتصال بعد أن قبل / أو كانت هي موضع الإجابة عن الأسئلة. تأكد من أن منطقة عمل الشخص الجديد جاهزة لليوم الأول من العمل.
• تأكد من أن زملاء العمل الرئيسيين يعلمون أن الموظف بدأ العمل وشجعهم على المجيء إلى "الترحيب" قبل بدء التوجيه. خطاب ترحيب الموظف الجديد مع جدول أعمال يسمح لزملاء العمل بالبقاء على اتصال مع الموظف الجديد والجدول الزمني لها.
• عيِّن مرشدًا أو صديقًا لإظهار الشخص الجديد من حوله وتقديم مقدمات وبدء التدريب. اسمح للمدرب بإشعار كافٍ حتى يتمكن من إجراء الاستعدادات. يجب أن تستمر علاقة التوجيه لمدة 90 يومًا وقد تستمر لفترة أطول إذا عمل الزوج على اتصال رائع. تستمر العديد من العلاقات لسنوات وقد تتحول إلى رعاية.
• ابدأ بالأساسيات. يصبح الناس منتجين عاجلاً إذا كانوا راسخين في المعرفة الأساسية التي يحتاجونها لفهم وظائفهم. ركز على سبب وتوقيت وأين وكيف الموقف قبل أن يتوقع منهم التعامل مع المهام أو المشاريع الكبيرة. لا تطغى عليهم مع الكثير من المعلومات.
• قم بتقديم نماذج حول كيفية ملء النماذج والوصف الوظيفي للشخص مع حزمة التوجيه.
• احصل علي بعض المرح. ركز فقط على الموضوعات المهمة للغاية من الكتيب. العب بعض الألعاب - وهذا يمكن أن يساعد الناس على التعلم.
• قدم قائمة بالأسئلة المتكررة مع شخص الاتصال ، ورقم الهاتف أو التمديد.
• خطط لأخذ الموظف الجديد إلى الغداء أو اطلب من الآخرين الانضمام إلى الموظف الجديد في غرفة الغداء أو في غرفة اجتماعات مع أعضاء آخرين في القسم. اليوم الأول في العمل ليس يوم ترك الموظف الجديد بمفرده أثناء الغداء.
• هذا هو الوقت المناسب للمشرف لتناول الموظف لتناول طعام الغداء ، وتشمل زملاء العمل الآخرين ، والتأكد من أن الموظف في راحة. إنها أيضًا بيئة ممتازة يمكن للموظفين من خلالها التعرف على بعضهم البعض وزميل العمل الجديد.
• ضع عائلة الشخص الجديد في الاعتبار. الوظيفة الجديدة تعني تعديلًا لجميع أفراد الأسرة ، خاصةً إذا تم نقلهم. افعل ما يمكنك لتخفيف الانتقال ومساعدته على الشعور بالراحة في المجتمع.
• طلب ردود الفعل. اكتشف من الموظفين الجدد السابقين كيف فهموا عملية التوجيه ، ولا تخف من إجراء تغييرات بناءً على تلك التوصيات. يمكنك إرسال تقييم بعد أسبوعين إلى أربعة أسابيع من بدء الموظف ، واسأل: الآن بعد أن كنت مع الشركة لفترة ، هل استجاب اتجاه الموظف الجديد لاحتياجاتك؟

  بعد أن يعمل الموظف من أجلك لفترة من الوقت ، يكتشف ما كان يجب أن يتعلمه ولكنه لم يفعل في التوجيه. في مقاطعة مكلنبورغ ، بعد عملية إعادة التصميم ، قال أحد المدربين ، أليسون بيربيجليا: "نحن ندرك أنه يتعين علينا تحسين التوجيه باستمرار لتلبية الاحتياجات المتغيرة لعملائنا. ما يعمل الآن قد لا يخدم موظفينا بشكل جيد الشهر المقبل أو القادم عام."

سيحدث برنامج توجيه فعال - أو عدم وجود واحد - فرقًا كبيرًا في سرعة إنتاج الموظف الجديد وله تأثيرات أخرى طويلة الأجل على مؤسستك. نهاية اليوم الأول ، نهاية الأسبوع الأول ، نهاية كل يوم في عملك ، لا تقل أهمية عن البداية.

ساعد موظفيك على الشعور بأنك تريد منهم العودة في اليوم التالي ، وفي اليوم التالي ، وفي اليوم التالي.

----------------------------------------------------------

الدكتورة جوديث براون هي مديرة برنامج إدارة السياسات والأداء في Naval Intelligence.