التخطيط للمحادثات الصعبة في مكان العمل

كل قائد ومدير على كل مستوى لديه سر صغير قذر يختبئون بنشاط.

نعم ، الحقيقة الجامحة هي أنهم جميعًا يتجنبون بنشاط إجراء محادثة صعبة. هذا على الأرجح يشمل لك. لقد تعلمنا بالطريقة الصعبة التي لا يفوز فيها أحد عندما يتأخر الزعيم في مواجهة موضوع صعب.

سواء كنت مشرف الخط الأول الذي تلقى شكاوى (لقد قمت بالتحقق من صحتها) من أن بوب قد يرغب في تغيير مزيل العرق أو استخدامه ، أو أنت الرئيس التنفيذي الذي يؤجل مواجهة حقيقة أن نجمها يشتعل. ، هناك مساحة صعبة لاستئجار محادثة في عقلك في مكان ما. لقد حان الوقت لتحرير هذه المساحة وتقليل قلقك قبل المحادثة مع بعض التحضير المناسب.

نصائح للتخطيط لمحادثات صعبة مثمرة

ابدأ التخطيط من خلال التركيز على فوائد إجراء هذه المحادثة المتأخرة

في أخطر المواقف ، تتأثر صحة فريقك وشركتك وحتى سمعتك بجهود المماطلة. من خلال مواجهة المحادثة وإجرائها ، ستقضي فعليًا على عقبة ، وتحل مشكلة طويلة الأمد و / أو تمكن شخصًا ما أو مجموعة ما من التعزيز في سعيه لتحقيق النجاح. ونعم ، ستوفر المساحة التي يستأجرها هذا الحدث المستقبلي المثير للقلق.

تقييم الموقف والاتجاه المرغوب فيه للمناقشة

اسأل نفسك: ما نوع الموقف الذي نتعامل معه هنا؟ فكر في الموقف والتركيز على تحديد النهج أو النتيجة الأكثر ترجيحًا. من المفيد أن يقوم بعض المديرين بتصنيف الموقف قبل إجراء المناقشة. على الرغم من عدم وجود تصنيف عالمي ، إلا أن إطار المدرب أو التدريب أو الاستشارة أو التمكين يمثل نقطة انطلاق مفيدة.

تستحق بعض المواقف التدريب ، حيث تشجع ، تقدم تعليقات وتحدي الفرد للتكيف أو التكيف عبر الممارسة.

المواقف الأخرى هي أمثلة واضحة للمكان الذي تمثل فيه المهارات المشكلة. في هذه الحالة ، يعد التدريب طريقة قابلة للتطبيق تتبعها المراقبة والتدريب.

في بعض الحالات ، يعد ضبط السلوك ضروريًا للسلامة أو الأداء المقبول أو الإنتاجية الأوسع. الموظف الراحل المزمن يهدد أداء المجموعة. موظف الكاوية يعرض صحة الفريق للخطر. يجب أن تأتي هذه الحالات كاملة مع الآثار. أشير إلى هذه الكلمات على أنها "محادثات إسداء المشورة".

في الحالات التي يعرض فيها الفرد الكفاءة أو التمكن ، يستدعي الموقف تمكينه من فعل المزيد. على الرغم من الموقف الإيجابي ، إلا أن العديد من الأفراد مرتاحون للراحة ، وستواجهون تحديًا في توجيههم إلى مجالات وتحديات جديدة.

التركيز على تحديد المشكلة السلوكية الأساسية

والغرض من ردود الفعل أو مناقشة التدريب هو دعم تغيير السلوك أو تعزيز. الموقف ليس سلوكًا. ما هو السلوك الجوهري الذي لاحظته أنت والآخرين والذي يؤثر على الأداء؟ كن دقيقا.

ربط السلوك بالعمل ، وليس الشخص. قاوم اتهام الشخص الراحل المزمن بأنه كسول أو غير مسؤول. ركز على تأخر التأثير على قدرة الفريق أو الوظيفة أو الفرد على إكمال عمله / عملها بنجاح. وبالمثل ، قد يكون استئجار نجم الرئيس التنفيذي غير حاسم في المواهب أو القضايا الاستراتيجية الرئيسية. التركيز على تأثير عدم وجود قرار في الوقت المناسب له على أداء الأعمال.

فمثلا:

جون ، لقد تأخرت عن نوباتك 3 مرات في غضون أسبوعين. عندما تتأخر ، يتعين على أعضاء فريقك تغطية منطقتك ومنطقتها في نفس الوقت. إنه يضيف الضغط على المجموعة ويزيد من الأخطاء ويعرض جودة خدماتنا لعملائنا للخطر.

شيريل ، لقد تبقيت على قرارين رئيسيين خلال الشهر الماضي. عدم وجود قرارات بشأن هذه القضايا يدفع جدولنا الزمني. كما تعلم ، نحن نلحق بالركب مع منافسينا في هذه المجالات ، والتأخير من جانبنا سيؤثر بشكل مباشر على نتائجنا النهائية والنتائج النهائية في العام المقبل.

تخطيط وممارسة الجملة الافتتاحية الخاصة بك

في العشرات من ورش العمل التي تساعد الأفراد على تعلم كيفية التنقل في المناقشات الصعبة بنجاح ، تم تحديد نشاط صياغة الجملة الافتتاحية وممارستها باستمرار باعتبارها الخطوة الأكثر أهمية في عملية ناجحة. خذ الوقت الكافي لتدوين القضايا والسلوكيات والشكل والإطار ثم ممارسة الجملة الافتتاحية. هناك درجة عالية من الارتباط بين تسمير محادثة الافتتاح وإجراء محادثة فعالة وبناءة.

تخطيط وممارسة الجملة الافتتاحية حتى تكون مريحة.

خطة للوجهة النهائية لهذه المحادثة الأولية

لقد قمت بالفعل بتقييم الموقف (التدريب ، التدريب ، الاستشارة ، التمكين). هدفك هو الحصول على موافقة (مثالية) أو الامتثال (في ظروف الاستشارة) لدعم تقوية السلوك أو تغييره. أثناء إجراء المناقشة هو كل من الفن والعلوم وموضوع لنشر لاحق ، يجب عليك التخطيط لكيفية تقديم الخطوات التالية المطلوبة. في بعض الحالات ، سيكون مربع حوار وفي حالات أخرى تفويض.

تعرف على المكان الذي تريد أن تنتهي فيه المحادثة قبل أن تبدأ المحادثة.

خطط لأفق زمني معقول وسليم

اعرف وكن مستعدًا لتوضيح ما إذا كان تغيير السلوك مطلوبًا فورًا أم لا ، وما إذا كان يجب مراعاته بمرور الوقت وعبر التدريب والتغذية الراجعة المنتظمة. المحادثة ليست نهاية العملية وأولئك الذين يتقنون المحادثات الصعبة لديهم فكرة واضحة عن أفق زمني لإجراء التغييرات الصحيحة.

خلاصة القول الآن

يفهم القادة الفعالون والمديرون الكبار أهمية وإلحاح المحادثات الصعبة. وبينما قد يكون ميلنا إلى المماطلة أو تجنبها تمامًا ، فإن هذا النهج يضر بكل من يشارك. من الأفضل أن تقضي الخطوة الأولى في التعامل مع محادثاتك المتأخرة الصعبة كجلسة تخطيط. قيس مرتان واقطع في مرة. ونعم ، نعلم جميعًا أن التخطيط المسبق يمنع الأداء السيئ بشكل خاص.