نظرة شاملة على وظيفة إدارة المشروع

يُعرّف معهد إدارة المشاريع (PMI) إدارة المشروع بأنه "تلبية متطلبات المشروع من خلال تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لأنشطة المشروع. ويتم تحقيق ذلك من خلال استخدام بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة وإغلاق المشروع. ".

على الرغم من أن هذا التعريف قد يبدو معقدًا ، إلا أن مديري إدارة المشاريع متجذرون بالفعل في المنطق السليم والعملية. سواء كنت ترغب في توفير إدارة المشروع لعملائك أو إذا كان هدفك هو أن تصبح مديرًا للمشروع ، ففكر في أساسيات إدارة المشروع خطوة بخطوة. قبل البدء ، حدد ما إذا كانت الخدمة التي توشك على تقديمها (أو المهمة التي تقوم بها) هي بالفعل مشروع.

الإدارة العامة مقابل إدارة المشاريع

كيف يمكنك أن تقرر ما إذا كان هناك شيء ما هو مشروع أم لا؟ لتقسيم ذلك ، افصل بين مجالين الإدارة المختلفين إلى إدارة وظيفية (أو عامة) وإدارة للمشروع.

الإدارة الوظيفية أو العامة هي التشغيل المستمر للمهمة. أحد الأمثلة على ذلك هو ما إذا كنت تملك شركة تكنولوجيا ولديك عميل تقدم له دعمًا احتياطيًا وتدير حسابه السنوي بشكل مستمر من خلال عمل نسخة احتياطية للخوادم وتزويدها بتقرير نشاط أسبوعي. إذا قمت بذلك لمدة خمس سنوات ولديك عقد قابل للتجديد مع العميل ، فإن عملك مستمر وبالتالي فهو عام أو وظيفي.

ومع ذلك ، إذا كان عميلك يريد تطبيق نظام جديد لإدارة المحتوى وكان لديهم سنة واحدة لتطوير النظام الجديد ويطلب منك قيادة عملية تطويره ، فقد قام عميلك بإشراكك في مشروع.

وبالمثل ، إذا كنت تعمل في مجال الموارد البشرية وكانت وظيفتك هي إدارة ميزانية القسم والإشراف على المنتسبين المبتدئين ، فستكون لديك وظيفة وظيفية لأنها مهمة مستمرة ليس لها نهاية محددة.

من ناحية أخرى ، إذا كان لديك نفس وظيفة الموارد البشرية وطلب منك مدير إدارتك تنفيذ برنامج توظيف جديد (ويزودك بموعد نهائي وميزانية) ويجعلك مدير المشروع ، فهذا مشروع لأنه له تاريخ بداية ونهاية والمهمة تحدث مرة واحدة فقط.

تصور مشروعك في ثلاثة أجزاء

الآن بعد أن أدركت جوهر ما يشكل مشروعًا ، يمكنك إلقاء نظرة فاحصة على إدارة المشروع. باستخدام برنامج التوظيف كمثال ، والآن بعد أن عرفت أن هناك حاجة لمشروع ، فإن الخطوة التالية هي تحديد النطاق والوقت والميزانية اللازمة.

إدارة المشروع هي تخطيط وتنظيم ومراقبة نطاق وميزانية ووقت مشروع برنامج التوظيف. للمساعدة في تصور المشروع ، ارسم هرمًا بسيطًا. يمثل كل سطر من الهرم أحد الأجزاء الرئيسية الثلاثة للمشروع (أي النطاق والوقت والميزانية). المساحة الفارغة في منتصف الهرم هي جودة من المنتج تسليمها. الهرم هو أداة مهمة يجب وضعها في الاعتبار أثناء تخطيطك لمشروعك لأنه مع نمو أو تقلص الأجزاء الرئيسية الثلاثة ، تتأثر جودة المنتج.

نطاق المشروع

غالبًا ما يكون تحديد النطاق هو الجزء الأكثر صعوبة وتعقيدًا في إدارة المشروع. تفاصيل المشروع غير معروفة عمومًا في البداية ، لذا فإن تقدير الأنشطة والمهام المطلوبة لتنفيذ المشروع يأخذ بعين الاعتبار. يتكون النطاق من جميع الأنشطة والمهام المختلفة التي سيتم تنفيذها من أجل إنتاج المنتج النهائي الذي ستقدمه. سيساعدك تحديد نطاق المشروع على تحديد الوقت والميزانية اللذين ستحتاجهما لإنهاء المشروع.

طريقة جيدة للبدء هي ببساطة كتابة ما تعتقد أنه ضروري لإكمال المهمة. بعد ذلك ، التشاور مع الآخرين للحصول على رؤية شاملة لجميع الأنشطة المعنية.

وقت المشروع

بمجرد إنشاء نطاق أولي ، يمكنك البدء في تخصيص وقت لكل نشاط ومهمة ، بالإضافة إلى النظر إلى الصورة الأكبر للمشاريع. اسأل نفسك عن الأنشطة التي ستحدث في نفس الوقت وأيها ستحدث بالتتابع. أيضًا ، انتبه جيدًا لعدد الأشخاص الذين سيراجعون أنشطة المشروع لأن ذلك سيؤثر على الوقت الذي سيستغرقه إكمال الخطوة. من المفاجئ كم من الوقت تستغرق مهمة بسيطة عندما يحتاج ثلاثة أشخاص إلى مراجعتها. بعد حساب الوقت الذي يستغرقه إكمال الأنشطة والمهام التراكمية ، فأنت جاهز لإنشاء جدول زمني للمشروع لمتابعة فريق المشروع.

ميزانية المشروع

في هذه المرحلة ، حددت ما هو (النطاق) وطول المشروع (الوقت) ، والآن حان الوقت لتحديد الميزانية. تمامًا مثل حساب مقدار الوقت للمشروع ، سيتعين عليك في كثير من الأحيان استشارة الآخرين ، بما في ذلك العملاء المتوقعون في الإدارة لتحديد ميزانية دقيقة. تتكون الميزانية من اعتبارات متعددة بما في ذلك استخدام الأشخاص والمواد المشاركة في الأنشطة المضطلع بها وإلى متى ستكون هناك حاجة (أي الأشخاص) والمواد المستخدمة.

التواصل هو المفتاح

غالبًا ما يريد العميل (أو الرئيس) إنجاز مشروع خلال فترة زمنية وميزانية محددة مسبقًا دون النظر في نطاق المشروع. تكمن المشكلة في ذلك في أنه دائمًا ما يكون نطاق المشروع لا يمكن إكماله بشكل معقول بالنظر إلى قيود الوقت والميزانية. وبالتالي ، يتفاوض جزء من إدارة المشروع على شروط نطاق المشروع مع عميل أو رئيس. خلال عملية التفاوض ، بالإضافة إلى طول المشروع بالكامل ، يعد التواصل الجيد الواضح أهم مهارة ستحتاج إليها.

كلما أوضحت التحديات بشكل أكثر وضوحًا ، كلما كان عميلك أو رئيسك أكثر سعادة.