إرشادات كتابة الرسائل المهنية والبريد الإلكتروني

ما هي أفضل طريقة لكتابة خطاب احترافي - مع رسالة ورقية أو بريد إلكتروني؟ واحد حقا ليس أفضل من الآخر. في بعض الحالات ، يكون من المنطقي التواصل عبر البريد الإلكتروني وفي بعض الأحيان قد تحتاج إلى إرسال خطاب مكتوب ومطبوع وموقع تقليدي. بغض النظر عن اختيارك ، من المهم اتباع أفضل إرشادات كتابة وتنسيق الرسائل المهنية والبريد الإلكتروني.

البريد الإلكتروني أسرع وأسهل ، ولكن لا يتم فتح بعض رسائل البريد الإلكتروني ، واعتمادًا على من الذي تكتب إليه ولماذا تكتب ، قد يُطلب منك إرسال رسالة مكتوبة وموقعة أو حتى تحميلها عبر الإنترنت.

يعتمد نوع الرسالة التي تختارها على من تتواصل معه والغرض من المراسلات الخاصة بك.

إرشادات كتابة الرسائل المهنية والبريد الإلكتروني

جميع الرسائل المكتوبة بشكل جيد تشمل عدة أقسام. المعلومات التي تدرجها في كل قسم والتنسيق العام يعتمد على ما إذا كنت ترسل رسالة مكتوبة أو رسالة بريد إلكتروني.

من الضروري أن تعرف الأجزاء المختلفة من الرسالة وما الذي يجب إدراجه في كل منها. تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية معالجة وتسجيل كل من الاتصالات المكتوبة والبريد الإلكتروني. الأجزاء المختلفة من الرسالة هي كما يلي:

• معلومات للتواصل
• تحية (تحية)
• جثة إلكتروني
• إغلاق
• التوقيع

معلومات للتواصل

ستختلف طريقة تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك بناءً على كيفية إرسال خطابك. في رسالة بريد إلكتروني ، ستكون معلومات الاتصال الخاصة بك في نهاية الرسالة ، بينما في رسالة مكتوبة ، تكون معلومات الاتصال الخاصة بك في أعلى الصفحة. إليك ما يجب تضمينه في قسم معلومات الاتصال الخاصة بك ، بالإضافة إلى عينات لكل من الرسائل المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني.

تحية

التحية هي قسم الترحيب في رسالتك بشيء مثل "عزيزي السيد بيترسون" أو "لمن يهمه الأمر". فيما يلي قائمة بأمثلة تحية للرسالة تعمل جيدًا في المراسلات الاحترافية.

جثة إلكتروني

سيتضمن نص رسالتك عدة فقرات. يجب أن تتضمن الفقرة الأولى مقدمة وشرحًا موجزًا ​​لسبب كتابتك. يجب أن تشرح الفقرة الثانية (وأي فقرات تالية) أسباب كتابتك. يجب أن تطلب الفقرة الأخيرة إجراءً من القارئ ، إذا كنت تطلب شيئًا ما ، أو تذكر كيفية متابعتك. تأكد من توضيح الغرض من رسالتكم. سيحتاج القارئ إلى معرفة ما تطلبه وكيف يمكنه مساعدتك.

أو ، إذا كنت تقدم خدمات أو مساعدة ، فتأكد من توضيح ما يمكنك تقديمه.

إغلاق

يتم إغلاق خطاب بمصطلح مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" متبوعًا بفاصلة ، ثم توقيعك إذا كنت ترسل خطابًا مكتوبًا ، وإذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني ، فما عليك سوى كتابة اسمك بعد الإغلاق. فيما يلي قائمة بأمثلة لإغلاق الرسائل تتناسب مع المراسلات المتعلقة بالعمل والتوظيف.

التوقيع

اللمسة النهائية لخطابك هو توقيعك ، والذي سيشمل ، في رسالة بريد إلكتروني ، معلومات الاتصال الخاصة بك. إليك كيفية توقيع خطاب وكيفية إعداد البريد الإلكتروني وتوقيعه.

كيفية معالجة خطاب

من المهم مخاطبة الفرد الذي تكتبه رسميًا ، إلا إذا كنت تعرفه جيدًا. فيما يلي كيفية معالجة خطاب بما في ذلك المعلومات العامة التي يمكنك استخدامها إذا لم يكن لديك شخص اتصال في الشركة.

تنسيق المراسلات الخاصة بك

الآن وبعد أن أصبحت لديك كل المعلومات التي تحتاجها لتضمينها في رسالتك ، راجع التنسيق القياسي لاستخدامه في الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني.

إرشادات كتابة الرسائل

والخطوة التالية هي لتلميع رسالتكم. يجب أن يكون هناك مساحة كبيرة بين الفقرات وأعلى وأسفل الصفحة. تحتاج أيضًا إلى تحديد نمط وحجم خط قابل للقراءة ومحترف. يعتمد ما تقوله على سبب كتابتك ، لذا تأكد من تكييف رسالتك لتناسب وضعك الشخصي والمهني. فيما يلي أدلة خطوة بخطوة لكتابة مجموعة متنوعة من أنواع الحروف المختلفة ، بما في ذلك هوامش الصفحات والخطوط والتباعد وتفاصيل ما يجب تضمينه ، إلى جانب أمثلة لكل منها:

• كيفية كتابة خطاب الأعمال
• كيفية كتابة رسالة الغلاف
• كيف تكتب خطاب طلب وظيفة
• كيف تكتب رسالة مرجعية
• كيفية كتابة خطاب الاستقالة
• كيف تكتب رسالة شكر
• ينكدين رسالة ودعوة المبادئ التوجيهية
• إرشادات رسالة البريد الإلكتروني المهنية

أمثلة وقوالب

يعد استخدام قالب طريقة رائعة لبدء رسالتك أو رسالة بريدك الإلكتروني لأنك تبدأ بالتنسيق الأساسي في المكان. ما عليك سوى ملء المعلومات الخاصة بك في القسم المناسب من الرسالة.

النظر إلى الأمثلة مفيد أيضًا ، لأنك ستحصل على أفكار لما تقوله في مراسلاتك الخاصة.

• عينات الرسالة:راجع نماذج الخطابات المكتوبة هذه ، بما في ذلك خطابات العمل ، ورسائل الغلاف ، ورسائل شكر المقابلة ، ورسائل المتابعة ، وقبول الوظيفة ، ورسائل الرفض ، وخطابات الاستقالة ، ورسائل التقدير ، وخطابات الأعمال ، والمزيد من نماذج ونماذج الحروف.
• أمثلة رسالة البريد الإلكتروني:تتضمن أمثلة البريد الإلكتروني هذه أمثلة على التوظيف والبحث عن وظيفة ورسائل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري ، بالإضافة إلى قوالب البريد الإلكتروني ، وأمثلة للرسائل المنسقة ، وسطر الموضوع ، بالإضافة إلى تحيات وأمثلة للتوقيع.

التدقيق والتدقيق الإملائي

أخيرًا ، قبل طباعة أو تحميل خطابك أو إرسال رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، والتدقيق الإملائي ، والتحقق من القواعد ، وتصحيحها.

نصيحة للتأكد من عدم وجود أي أخطاء هي قراءتها بصوت عالٍ. قد تلاحظ الأخطاء التي فاتتك عن طريق القراءة فقط.