كيفية كتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني المهنية

عندما ترسل رسائل بريد إلكتروني احترافية ، من المهم حقًا التأكد من أن الرسالة مثالية. لا تريد تفجير فرصة عن طريق ارتكاب أي أخطاء - سواء في كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو في تتبعها. تابع القراءة لمعرفة كيفية كتابة وإرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية من الدرجة الأولى.

لماذا تريد إرسال بريد إلكتروني احترافي؟ وهناك عدد من الأسباب. يمكنك إرسال خطاب التغطية الخاص بك إلى صاحب عمل محتمل ، أو رسالة شكر إلى زميل وافق على أن يكون مرجعًا ، أو خطاب استقالة لرئيسك الحالي ، أو طلب خطاب توصية.

قد يكون لديك أسباب أخرى لإرسال رسائل بريد إلكتروني غير شخصية ، وفي الحقيقة ، من الجيد التأكد من أن جميع بريدك الإلكتروني منظم ومحترف.

إليك ما تريد تضمينه في رسائلك وما لا يجب تضمينه وكيفية إغلاق رسائل البريد الإلكتروني وتوقيعها وإرسالها.

إرشادات رسالة البريد الإلكتروني المهنية

راجع هذه الخطوات لكتابة رسالة بريد إلكتروني احترافية عالية الجودة ، وستظل دائمًا ترك انطباعًا كبيرًا على المستلم:

• سطر الموضوع: يجب أن ينقل سطر الموضوع بشكل دقيق هدفك للكتابة. يمكن أن يكون سطر الموضوع بسيطًا مثل "شكرًا لك" أو "طلب التوصية".
• تحية: حتى لو كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني قصيرة للغاية ، فقم بتضمينها تحية. إذا كنت تعرف اسم الشخص ، فقم بتضمينه. ما لم تكن أنت على أساس الاسم الأول مع الشخص ، اتصل به من خلال عنوانه.
• الطول: الحفاظ على البريد الإلكتروني الخاص بك موجزة قدر الإمكان. يميل الأشخاص إلى إقصاء رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ، لذا لا تتضمن سوى المعلومات الأساسية.
• نوع الخط: تجنب الخطوط المزخرفة ، لعوب ، أو ملونة ؛ هذه ببساطة تصرف المستلم عن رسالتك الفعلية. تجنب الإفراط في استخدام الخطوط العريضة والخط المائل أيضًا ، الأمر الذي يجعل شكل البريد الإلكتروني مشوشًا. لا تكتب بكل الحروف الكبيرة أيضًا ؛ يظهر هذا غاضبًا أو مفرطًا في رسالة بريد إلكتروني.

• الرموز الانفعالية:لا تقم بتضمين الرموز في بريد إلكتروني احترافي ؛ حفظ هذه للمراسلات الشخصية.
• التهجئة والقواعد اللغوية: لمجرد أنك تكتب رسالة بريد إلكتروني لا يعني أنه يجب عليك أن تكون قذرة حول الإملاء والنحو. عدّل بريدك الإلكتروني بعناية قبل إرساله. رسالة خالية من الأخطاء تخبر المستلم أنه يجب أن تؤخذ بريدك الإلكتروني على محمل الجد.
• إغلاق:قم بتسجيل الخروج مع عرض موجز "شكرًا لك ،" "أفضل" ، أو إرسال بسيط آخر ، ثم اسمك. تتيح لك معظم حسابات البريد الإلكتروني تضمين توقيع يحمل اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال في كل بريد إلكتروني. إنها طريقة رائعة لجعل كل مراسلات أكثر احترافية.

نصائح إضافية

بمجرد كتابة بريدك الإلكتروني ، انتقل إلى كل هذه الخطوات قبل النقر فوق الزر "إرسال":

• تأكد من اكتمال رسالتك:تحقق مرتين للتأكد من ملء سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني ، وقمت بتضمين توقيع ، وأنك ترسل الرسالة إلى الشخص المسؤول عن الاتصال ، وقمت بملء مخفية الحقل لإرسال نسخة إلى نفسك ، لذلك لديك سجل لرسالة البريد الإلكتروني.
• إثبات رسالة بريدك الإلكتروني:قبل النقر على "إرسال" ، تأكد أيضًا من التدقيق الإملائي والتحقق من قواعد اللغة والأحرف الكبيرة. أنها لا تقل أهمية في المراسلات البحث عن وظيفة البريد الإلكتروني كما هي في رسالة ورقية.

• إرسال رسالة اختبار البريد الإلكتروني:قبل إرسال بريدك الإلكتروني فعليًا ، أرسل الرسالة إلى نفسك أولاً للتحقق من أن التنسيق يعمل وأنه لا يوجد شيء في غير محله. إذا كان كل شيء يبدو جيدًا ، فابدأ وإرسال البريد الإلكتروني إلى الشركة أو الشخص الذي تتصل به.
• إرسال نسخة من رسالة البريد الإلكتروني إلى نفسك:استخدم ال مخفية الحقل لإرسال نسخة من رسالة البريد الإلكتروني لنفسك ، بحيث يكون لديك سجل عند إرسال الرسالة ومن أرسلتها إليه. يمكنك أيضًا العثور على هذه المعلومات في المجلد المرسل.

• قدم نسخك:مع العديد من برامج البريد الإلكتروني ، يمكنك إعداد مجلدات لتسهيل العثور على أي رسائل بريد إلكتروني سابقة مهمة. قم بإعداد مجلد لجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالبحث عن وظيفة وحفظ نسخ من رسالة البريد الإلكتروني التي ترسلها في مجلد البحث عن وظيفة.

تحقق من بريدك الإلكتروني بانتظام

يعد الوقت أمرًا جوهريًا عند البحث عن وظيفة ، لذلك من المهم التحقق من بريدك الإلكتروني بانتظام وبشكل متكرر ، حتى لا تفوتك أي فرص مهمة. على الأقل ، تحقق من بريدك الإلكتروني في الصباح ، وخلال وقت مبكر من بعد الظهر ، لذلك سيكون لديك متسع من الوقت للرد السريع على الرسائل التي تتلقاها.

في هذه الأيام ، يمكن أن يجعل امتلاك الهاتف الذكي من السهل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أينما ذهبت وفي أي وقت تريد - لا مزيد من التحليق فوق جهاز الكمبيوتر الخاص بك. في الواقع ، يمكنك الحصول على إشعارات لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة ، حتى تتمكن من قراءتها بمجرد وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بك.