مهارات الكتابة - التواصل مع الكلمات

كتابة النثر الجميل والشعر موهبة. لكن الكتابة بفعالية هي مهارة يمكن تعلمها.

تنظيم كتاباتك

سواء كنت تقوم بتكوين مذكرة إلى زميلك في العمل أو تقريرًا لرئيسك ، يجب عليك تحديد المعلومات التي تريد نقلها. إليك كيفية القيام بذلك:

1. أدرج كل عنصر تحتاج إلى مناقشته في مذكرتك أو تقريرك.
2. ضعها بالترتيب - من الأكثر إلى الأقل أهمية.
3. اكتب ملخصًا موجزًا ​​للمذكرة بالكامل - ستكون هذه هي فقرتك الأولى.
4. قم بتوسيع كل عنصر مدرج في الخطوة 1.
5. إذا احتاج المستلم إلى اتخاذ أي إجراء ، فذكر ذلك في الفقرة الختامية.

بعض النصائح

اكتب لجمهورك استخدم لغة بسيطة لا تريد أن يحتاج القارئ إلى قاموس لفك تشفير ما تحاول قوله. يجب ألا تحاول إقناع القارئ بمفرداتك الضخمة. من المحتمل أنك ستحبط قارئك بدلاً من ذلك. معظم الناس يتعاملون مع عدة مهام في نفس الوقت ، ويهتمون بتلقي المعلومات الضرورية فقط. أنت مسؤول عن تحقيق ذلك. بدلاً من أن يقول ، "طبيعته الشجاعة تصادق عليه كمرشح متفوق لهذا المنصب ،" يقول "صداقةه تجعله المرشح الأفضل لهذا المنصب."

الابتعاد عن المصطلحات الخاصة بك قد لا يفهم القارئ. إذا كان عملك تقنيًا جدًا ، لكن الشخص الذي تكتب إليه ليس لديه دراية جيدة في هذا المجال ، فالتزم بالكلمات التي يفهمها هذا الشخص. على سبيل المثال ، إذا كنت مصمم موقع ويب ، فإن هذه الجملة في مذكرة إلى عميلك ، وهو طبيب نفساني ، لن يكون لها أي معنى: "ماذا تريد مني أن أستخدم BGCOLOR لموقعك: # ADD8E6 أو #FFFFFF؟" يعرف أي شخص يتقن تصميم صفحات الويب أن هذا السؤال يمكن ترجمته إلى "ما الذي تريد أن يكون لون الخلفية لموقعك عليه: أزرق فاتح أم أبيض؟" ومع ذلك ، لا تتوقع أن يكون عميلك أكثر دراية بهذه المصطلحات الفنية مما تود مناقشته لمصطلح نفسي مثل trichotillomania.

مبتذلة في اليوم تبقي القارئ بعيدا - أو على الأقل أنها لا تجعله يتذكر ما تقوله. تريد كتابتك أن تكون لا تنسى. لأننا نسمع الكليشيهات في كثير من الأحيان ، أصبحنا حساسين لهم. الكلمات ، إذن ، ليست مرتبطة بشكل فريد بكتابتك. بدلاً من قول "لا تؤجل حتى يوم غد ما يمكنك فعله اليوم" في مذكرة إلى أحد المرؤوسين الذين تحاول تحفيزهم. قل ببساطة ، "توقف عن المماطلة. انجز المهمة الآن".

عند الإمكان ، استخدم الصوت النشط. الصوت النشط يجعل الجملة أقوى وأقصر. لنجرب هذه الأمثلة. الصوت السلبي: "زادت المبيعات بسبب الشبكات فعلت". الصوت النشط: "زادت مبيعات شبكتي".

لا تكون زائدة عن الحاجة. ليس من الضروري أن تقول "الساعة 2 بعد الظهر في فترة ما بعد الظهر" أو "المرأة الحامل الحامل". قول "2 مساءً" أو "2 في فترة ما بعد الظهر" أو "المرأة الحامل" أو "المرأة الحامل" جميعها تنقل ما تريد أن تقوله وتكون أقل كلامًا.

بالطبع ، انتبه إلى القواعد. استخدام الجذع والأبيض عناصر من الاسلوب ، المتاحة على شبكة الإنترنت. يجب أن يكون القاموس الجيد في مكان قريب بالإضافة إلى قاموس المرادفات. سيسمح لك قاموس المرادفات بالحفاظ على كتاباتك جديدة من خلال مساعدتك في العثور على مجموعة متنوعة من الكلمات لاستخدامها. العديد من هذه الموارد متاحة على الإنترنت.

يعد التدقيق اللغوي أحد أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها. نظرًا لأنك من المحتمل أن تقوم بمعظم كتاباتك على جهاز كمبيوتر ، يمكنك الوصول إلى أدوات التدقيق الإملائي والنحوي الآلية. احذر - بعض الكلمات ، المستخدمة في السياق الخاطئ ، قد يفوتها المدققون الإملائيون المحوسبون. على سبيل المثال ، الجملة "إلى الموظفين الذين حضروا اجتماعات أيضًا ، تعرف اثنان على برنامج gnu" ، فستمر عملية التدقيق الإملائي دون اكتشاف أي أخطاء إملائية. اطلب من شخص آخر تدقيق المستند ، إن أمكن.

إذا سمح الوقت ، فضع تركيبتك بعيداً ، وقم بتصحيحها لاحقًا ، أو حتى أفضل ، في اليوم التالي.