قالب رسالة الأعمال المهنية

خطاب العمل هو جزء من المراسلات المهنية. إذا كنت تكتب خطاب تغطية أو خطاب توصية أو رسالة شكر ، فستحتاج إلى اتباع الاتفاقيات الرسمية لخطاب العمل. اتباع هذه المبادئ التوجيهية هو المهم. إنه يحدد النغمة التي تأخذ بها المراسلات على محمل الجد ويضمن أن يتمكن مستلم الرسالة من التركيز على رسالتك (وليس تنسيق التناقضات أو الأخطاء المطبعية أو أي أخطاء صغيرة أخرى).

قبل أن تكتب - أو تنتهي - من خطاب عملك التالي ، يستغرق بعض الوقت لمراجعة كيفية تنسيق الرسالة ، من اختيار الخط إلى النمط ، إلى جانب التحية وتسجيل الخروج المناسب للاستخدام.

أشكال مختلفة لرسائل الأعمال

ملاحظة على تنسيقات خطابات العمل. هناك ثلاثة أنماط أساسية لخطابات العمل:

• تنسيق كتلة: في هذا النمط ، يتم ترك كل النص مبررًا. تخطي سطر واحد بين كل قسم.
• تنسيق كتلة تعديل: يتم ترك معظم المحتوى مبررًا في هذا النمط ، تمامًا كما هو الحال في حرف تنسيق الكتلة. فيما يلي بعض الاستثناءات: للحصول على معلومات الاتصال الخاصة بك وإغلاق مجاني ، يمكنك الانتقال إلى مركز الصفحة ، وكتابة المعلومات هناك.
• شكل شبه كتلة:يشار إليها أحيانًا أيضًا بتنسيق كتلة بادئة ، وهذا النمط هو نفس تنسيق الكتلة المعدلة ، باستثناء أنه يحتوي على مسافة بادئة لكل فقرة.

أي من هذه الأنماط مقبولة للاستخدام في خطاب عمل ، ولكن نظرًا لأن قواعد تنسيق الكتلة واضحة جدًا ، فقد يكون هذا هو الخيار الأسهل لتحديده. سيكون لدى العديد من برامج معالجة النصوص قوالب متوفرة لمساعدتك في تنسيق رسالتك بشكل مناسب. أيًا كان التنسيق الذي تختاره ، تأكد من تحديد المسافة بين الحرف ، وتخطي مسافة بين كل فقرة ومقطع.

ظهور محترفين

المظهر مهم! تعتبر رسالة الأعمال جزءًا من المراسلات الاحترافية ، ولكن لن يتم إدراكها بهذه الطريقة إذا اخترت خطًا أحمقًا أو كان لديك الكثير من الأخطاء المطبعية. فيما يلي بعض الإرشادات التي يجب اتباعها:

• اختيار الخط المناسب وحجم الخط.
• تجنب لغة عادية أو العامية.
• منع الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية عن طريق تصحيح التجارب المطبعية بعناية.
• إذا كنت تطبع الرسالة ، ففكر في اختيار ورق عالي الجودة. أيا كان الورق الذي تختاره ، قم بطي الحرف بحرص قبل وضعه في الظرف. إذا كنت تستطيع ، اكتب عنوان المستلم على المغلف ؛ إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، استخدم خط اليد الأنيق.

ما يجب تضمينه في كل قسم من الرسالة

معلومات الاتصال الخاصة بك:ضمّن معلومات الاتصال الخاصة بك بالترتيب التالي.

اسمك

عنوانك

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

رقم تليفونك

عنوان بريدك الإلكتروني

ملحوظة: إذا كنت تستخدم ترويسة مخصصة تتضمن هذه المعلومات ، فاترك هذا القسم.

تاريخ:في الولايات المتحدة ، يكون تنسيق كتابة التاريخ هو الشهر والتاريخ والسنة. فمثلا، 3 سبتمبر 2018. لا تختصر هذا الشهر.

معلومات الاتصال بالمستلم:ضمّن معلومات الاتصال للشخص الذي تكتب إليه. إذا لم يكن لديك اسم محدد ، فاترك ذلك.

اسم

عنوان

شركة

عنوان

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

تحية:ابدأ الخطاب باستحسان ، مثل "عزيزي" متبوعًا بالعنوان والاسم. اطلع على المزيد من الأمثلة على التحيات المناسبة لاستخدامها في خطاب العمل ، وكذلك المشورة بشأن ما يجب فعله إذا لم يكن لديك شخص اتصال محدد. اتبع اسم الشخص مع القولون.

عزيزي السيد / السيدة. الكنية:

نص الرسالة التجارية

حافظ على رسالتك بسيطة ومركزة ، وبالتالي فإن الغرض من رسالتك واضح.

يجب أن تقدم الفقرة الأولى من خطاب عملك مقدمة عن سبب كتابتك. ثم ، في الفقرات التالية تقديم مزيد من المعلومات والتفاصيل حول طلبك. يجب أن تكرر الفقرة الأخيرة سبب كتابتك وتشكر القارئ على مراجعة طلبك.

مساحة واحدة رسالتك وتبرير رسالتك إلى اليسار. اترك سطرًا فارغًا بين كل فقرة.

على مقربة مجاني:

مع الاحترام لك،

التوقيع:

التوقيع بخط اليد (لرسالة بريدية)

توقيع مطبوع

قالب رسالة الأعمال

هذا مثال على خطاب عمل محترف. قم بتنزيل قالب رسائل الأعمال الاحترافية (المتوافق مع محرّر مستندات Google و Word Online) أو انظر أدناه للحصول على مزيد من الأمثلة.

قم بتنزيل قالب الكلمات

مثال رسالة الأعمال (نسخة نصية)

جوان لاو

123 الشارع الرئيسي

Anytown، CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 سبتمبر 2018

ستيفن كرامر

مدير الموارد البشرية

اللوازم المكتبية Acme

123 طريق العمل

مدينة الأعمال ، نيويورك 54321

عزيزي السيد كريمر ،

أكتب إليكم اليوم لأدعوكم أو ممثلاً آخر من شركتك للتحدث في مؤتمر متروبوليتان للأعمال السنوي ، الذي سيعقد في فندق نورث برانش في الفترة من 15 إلى 18 يناير 2019.

موضوع مؤتمرنا القادم هو إيجاد وتوظيف الموظفين الذين يلائمون ثقافة الشركة. مع النمو الذي شهدته شركتك في السنوات الخمس الماضية ، أعتقد أنه سيكون لديك الكثير لتقدمه لجمهورنا.

كجزء من حزمة السماعة ، نقدم شرفًا متواضعًا وطاولة لستة أشخاص في عشاء ليلة السبت.

إذا كانت لديك أي أسئلة أو ترغب في معرفة المزيد عن فرصة التحدث ، فيرجى إخبارنا بذلك. رقم هاتفي الخلوي هو 555-555-5555 ، والبريد الإلكتروني الخاص بي هو [email protected].

إنني أتطلع إلى الاستماع منك. أشكركم على اهتمامكم.

بإخلاص،

توقيعك (رسالة مطبوعة)

جوان لاو

الحصول على المزيد من القوالب والأمثلة

غارقة في جميع الخطوات التي ينطوي عليها تنسيق المراسلات خطاب الأعمال؟ يمكن أن يساعد القالب. تتوفر قوالب رسائل Microsoft كتنزيل مجاني لمستخدمي Microsoft Word أو متوفرة داخل برنامج Word ، لاستخدامها في إنشاء مجموعة متنوعة من خطابات العمل والتوظيف.

إذا لم تكن متأكدًا مما تكتب نص رسالة الأعمال ، فراجع نموذج البحث عن وظيفة ورسائل التوظيف للحصول على الإلهام.