كيفية التعامل مع الأعمال التجارية أو رسالة المهنية

في هذه الحقبة من الرسائل النصية والرسائل المباشرة ، يصعب أحيانًا تذكر كل ما تعلمته في المدرسة حول كتابة الرسائل الرسمية. قد تقضي سنوات في حياتك المهنية دون أن تضطر إلى الكتابة أكثر من رسالة بريد إلكتروني ذات مظهر احترافي ، لكنها مهارة مهمة عند البحث عن وظيفة أو التواصل المهني أو إرسال مراسلات أخرى متعلقة بالأعمال.

عندما يتعلق الأمر بالبحث عن وظيفة ، ومع ذلك ، تحتاج إلى سحب كل توقف. عارضة فقط لن تفعل عندما تحاول إقناع مدير التوظيف وتبرز من منافسيك. يعد استخدام الطريقة الصحيحة لمعالجة رسالة العمل أو الرسالة المهنية أمرًا ضروريًا لاتصالاتك المهنية والتجارية.

عندما تقوم بتوجيه رسائلك بالطريقة الصحيحة ، فلن تقلق أبدًا من بدء التفاعل على قدمك الخطأ ، حتى قبل أن يحصل المستلم على فرصة لقراءة رسالتك.

أولاً وقبل كل شيء ، تعرف أنه عندما تكتب خطابًا أو ترسل رسالة بريد إلكتروني لأغراض العمل أو العمل ، من المهم أن توجه خطابًا رسميًا إلى الفرد الذي تكتب إليه ، ما لم تكن تعرفه جيدًا.

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان يجب عليك استخدام نموذج رسمي أو غير رسمي (الاسم الأول) من العنوان ، فأخطأ في جانب الأمان واستخدم التسمية الرسمية.

كيفية مخاطبة خطاب رسمي: السيد ، دكتور ، السيدة ، أو السيدة

العنوان المناسب لاستخدامه عند الكتابة إلى رجل هو السيد بالنسبة للمرأة ، استخدم السيدة ، حتى لو كنت تعرف الحالة الاجتماعية للمرسل إليه.

السيدة أكثر احترافاً من الآنسة أو السيدة بالنسبة للطبيب أو لشخص يحمل درجة الدكتوراه ، استخدم الدكتور كعنوان. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام "أستاذ" إذا كنت تكتب إلى أحد أعضاء هيئة التدريس بالجامعة أو الكلية.

إذا كنت لا تعرف الهوية الجنسية للشخص الذي تتناوله ، فاستخدم تحية محايدة جنسانيا وقم ببساطة بتضمين اسمها الأول والأخير ، على سبيل المثال ، "عزيزي تريستان دولان".

التحية القليلة للرسائل مناسبة للمراسلات التجارية والتوظيفية. فمثلا:

رسالة تحية أمثلة

• عزيزي السيد سميث
• عزيزي السيد جونز
• عزيزي السيدة ماركهام
• عزيزي كيلي دو
• عزيزي الدكتور هيفن
• عزيزي البروفيسور جونز

اتبع التحية بنقطتين أو فاصلة ، فاصل أسطر ، ثم ابدأ الفقرة الأولى من رسالتك. فمثلا:

عزيزي السيد سميث:

الفقرة الأولى من الرسالة.

العثور على شخص الاتصال

لا تحتاج مطلقًا إلى معرفة اسم الشخص الذي تخاطبه - لكنه لا يؤلم ، خاصةً إذا كنت تحاول تسجيل مقابلة عمل. بشكل عام ، يفشل أصحاب العمل في تقديم اسم جهة اتصال في وظيفة ، خاصة في مواقع البحث عن الوظائف الكبيرة.

ومع ذلك ، يجدر محاولة العثور على جهة الاتصال ، لأن قضاء الوقت في اكتشاف اسم هذا الشخص سيظهر مبادرة شخصية. كما يوضح أيضًا الاهتمام بالتفاصيل التي ستتحدث معك جيدًا عند مراجعة سيرتك الذاتية.

أفضل طريقة للعثور على اسم جهة اتصال في الشركة هي أن تسأل. إذا كنت تقوم بالربط الشبكي بينك وبين هذا المنصب ، فإن هذا أمر سهل للغاية - ما عليك سوى تقديم ملاحظة لتطلب من صديقك أو زميلك اسم وعنوان شخص أفضل عنوان للتحدث معه حول هذا المنصب. باستثناء ذلك ، اتصل بالرقم الرئيسي للشركة واسأل موظف الاستقبال عن اسم ومعلومات الاتصال لمدير الموارد البشرية المسؤول عن التوظيف (أو رئيس هذا القسم وما شابه ، وما إلى ذلك).

إذا لم تنجح أي من هاتين الطريقتين ، فيمكنك في كثير من الأحيان كشف المعلومات التي تبحث عنها عن طريق القيام بقليل من الإنترنت. ابدأ بموقع الشركة وابحث عن الموظفين المدرجين في القائمة. سترى غالبًا جهة اتصال بالموارد البشرية في صفحة الموظفين أو دليل الشركة.

إذا لم يؤد ذلك إلى نتائج ، فقد حان الوقت للوصول إلى LinkedIn والقيام ببحث متقدم عن أسماء الوظائف وأسماء الشركات. في هذه العملية ، قد تجد حتى اتصالاً آخر بالشخص الذي تبحث عنه. هذا ليس بالأمر السيئ أبدًا عندما تحاول أن تجعل إنسانًا ينظر إلى سيرتك الذاتية.

نموذج رسالة مع شخص الاتصال (نسخة نصية)

الاسم الاول الاسم الاخير

عنوانك

مدينتك ، الرمز البريدي للدولة

رقم تليفونك

بريدك الالكتروني

تاريخ

اسم جهة الاتصال

عنوان

اسم الشركة

عنوان

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

عزيزي السيد / السيدة. الكنية،

أنا أكتب بخصوص حدث التواصل المهني للطلاب في جامعتك. أنا مهتم بحجز كشك لأننا نتطلع إلى توظيف اثنين من المصممين الجدد.

اسم شركتنا هو Blue Fox Designs ، وأود أن أتواصل مع بعض طلاب التصميم والفنون الذين سيتخرجون هذا العام. نحن نركز على التصميم الداخلي المعاصر والديكور.

واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك مساحة في هذا الحدث الخاص بك. يمكنك مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [email protected] أو الاتصال على هاتفي الخلوي على 555-555-5555.

بإخلاص،

التوقيع بخط اليد (للحصول على نسخة مطبوعة)

اسمك المكتوب

عندما لا يكون لديك شخص الاتصال

إذا لم يكن لديك شخص اتصال في الشركة ، فإما أن تترك التحية من خطاب التغطية الخاص بك وابدأ بالفقرة الأولى أو استخدم التحية العامة. فمثلا:

• إلي من يهمه الامر
• عزيزي مدير التوظيف
• عزيزي مدير الموارد البشرية
• سيدي العزيز او سيدتي (كن حذرا حول استخدام هذا واحد ، ويمكن أن يبدو عتيقا)

اتبع التحية العامة مع القولون ، تماما مثل هذا:

عزيزي مدير التوظيف:

الفقرة الأولى من الرسالة.

نموذج رسالة بدون شخص اتصال (نسخة نصية)

الاسم الاول الاسم الاخير

عنوانك

مدينتك ، الرمز البريدي للدولة

رقم تليفونك

بريدك الالكتروني

تاريخ

عزيزي مدير التوظيف:

أكتب إليكم للاستفسار عن إمكانية أي وظائف شاغرة في Woodlynn Publishing. على وجه التحديد ، أنا أبحث عن وظيفة كمساعد إداري. لديّ ست سنوات من الخبرة كمساعد إداري في ويدجوود ريالتي في نورث جروف ، لكنني سأنتقل إلى منطقتك الشهر المقبل لذلك أبحث عن منصب جديد.

إذا كان لديك أي فرص متاحة ، فيرجى إخبارنا بذلك. لقد أرفقت سيرتي الذاتية للنظر فيها. مديري الحالي ، جون أندرسون ، واثنان من زملائي على استعداد لتقديم إشارات تشهد على مؤهلاتي.

يمكنك الاتصال بي على [email protected] أو عبر الهاتف على 555-555-5555. إنني أتطلع إلى الاستماع منك.

بإخلاص،

التوقيع بخط اليد (للحصول على نسخة مطبوعة)

اسمك المكتوب

معالجة المغلف

استخدم مغلفًا بحجم العمل (# 10) لجميع المراسلات المرسلة بالبريد ، لطي خطابك إلى الثلثين.

• عنوان المرسل الخاص بك (الاسم وعنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي) يجب أن يكون في الجزء العلوي الأيسر من الظرف ، مع ختم على اليمين.
• تأكد من أن اسم المستلم وعنوانه (شخص الاتصال والشركة وعنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي) تتركز على المغلف.

مهارات الاتصال المهنية

إن معالجة رسالة أعمال أو خطاب مهني بشكل صحيح ليست مهارة ستحتاج إليها فقط عندما تبحث عن وظائف. بمجرد استخدامك ، ستجد أنه ستكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى كتابة رسائل تتطلب عناوين رسمية وتحية.