كبار مديري مكتب مهارات العمل بحاجة

يتحمل مديرو المكاتب مسؤولية التأكد من أن المكتب بأكمله أو مجمع المكاتب يعمل بسلاسة. يمكن أن يشمل ذلك واجبات مثل إدارة والإشراف على واحد أو عدة مساعدين إداريين. لا يحتاج مديرو المكاتب عادة إلى تعليم متخصص ، لكنهم يحتاجون إلى الكثير من الخبرة ذات الصلة ومهارات متطورة بشكل جيد في كل من الأدوار الإدارية والإدارية.

إذا كنت ترغب في هذا النوع من العمل ، فيمكنك تحسين فرصك في التوظيف بشكل كبير بمعرفة أي من المهارات والخبرات التي تبرزها أثناء عملية التقديم والمقابلة.

كيفية استخدام قوائم المهارات

انظر إلى القائمة التالية من المهارات المطلوبة. قد تجد أنك تمتلك أكثر مما كنت تعتقد. استخدم أسماء مهاراتك ذات الصلة ككلمات رئيسية في سيرتك الذاتية وخطاب التغطية ، بحيث يمكن للمشرف على التوظيف أن يرى بوضوح أن لديك ما يبحثون عنه.

اقرأ وصف الوظيفة بعناية ، حتى تعرف معدل المهارات الأكثر أهمية لصاحب العمل المحتمل. ابحث عن الشركة حتى تفهم العمل وأي خبرة أو معرفة إضافية ذات صلة لديك لتقدمه.

عندما تستعد لمقابلتك ، توصل إلى مثال محدد واحد على الأقل من الوقت الذي أظهرت فيه كل من المهارات التي تتوقع مناقشتها. لا تتوقع أن يأخذ صاحب العمل المحتمل كلمتك بمفردك فيما يتعلق بتجربتك.

مهارات مهمة

لا تتطلب جميع وظائف مدير المكتب بالضبط نفس مجموعة المهارات. يعتمد الكثير على عدد مساعدي المكاتب الذين يجب أن تشرف عليهم ، وعدد الأشخاص الذين يستخدمون المكتب الذي ستديره ، وأنواع البرامج والأنظمة الأخرى التي يستخدمها صاحب العمل.

توجد بعض المهارات التي يتمتع بها جميع مديري المكاتب الفعليين ولا يمكنهم الاستغناء عنها. يمكنك أيضًا مراجعة قوائم المهارات المدرجة حسب الوظيفة وأنواع المهارات.

المهارات الإدارية

بصفتك مدير مكتب ، ستكون مسؤولاً عن إكمال العديد من المهام الإدارية. ويشمل ذلك تعيين الموظفين وفصلهم ، وإجراء تقييمات الأداء ، وتدريب الموظفين الجدد والإشراف على الآخرين. الموافقة على الطلبات الرسمية ، والقيام بعمليات تجارية عامة ، والاحتفاظ بالأوراق وسجلات الموظفين ، قد تدخل في اختصاصك أيضًا.

سيكون عليك أيضًا التخطيط ، وتولي مسؤولية معالجة البريد ، وجدولة وحضور الاجتماعات. قد تتم مطالبتك بممارسة حل النزاعات وتفويض العمل وتكون صانع السياسة والقرارات أيضًا.

مهارات تحليلية

جزء من عملك سيكون لإيجاد طرق لأداء وظيفتك بشكل أفضل. إذا تمكنت من تحديد أوجه القصور في كيفية إدارة مكتبك وتوفير الحلول ، فقد تتمكن من توفير صاحب العمل الكثير من المال وإنقاذ زملائك الكثير من التفاقم.

سوف يسأل مدير مكتب كبير نفسها باستمرار ، فيما يتعلق بجميع العمليات والممارسات والإجراءات ، "هل هذا منطقي؟ هل هذا هو أفضل ما يمكننا فعله؟ "يوصى بتضمين قائمة بالمهارات التحليلية في سيرتك الذاتية.

انتبه للتفاصيل

كمدير مكتب ، فإن باك يتوقف معك. ستكون مسؤولاً عن طلب اللوازم المكتبية الصحيحة في الوقت المناسب ، والحفاظ على السجلات بدقة وبطريقة منظمة ، وتتبع احتياجات ومشاكل كل شخص آخر في المكتب. إذا كنت تؤدي وظيفتك بشكل جيد ، فسيبدو أن المكتب يعمل بنفسه. إذا وجدت بعض التفاصيل غير صحيحة ، فقد لا يتمكن الآخرون من أداء وظائفهم بالكامل.

مهارات التواصل

مثل مساعدي المكاتب ، ستكون غالبًا واحدة من أول الأشخاص الذين يراهم الزوار ، وقد تكون في بعض الأحيان الشخص الوحيد الذي يرون ما إذا كان أحد المهنيين العاملين في مكتبك قد خرج. يجب أن تعمل كموظف استقبال فعّال بينما تقوم في وقت واحد بواجباتك الأخرى.

قد تكون أيضًا نقطة الاتصال الرئيسية بين مختلف الأشخاص الذين يستخدمون المكتب وربما بين مكتبك والآخرين داخل نفس المنظمة. قد تضطر إلى ممارسة حل النزاعات وتفويض العمل. كل هذا يضيف الكثير من التواصل ، المكتوب والشفهي ، وكلها يجب أن تكون دقيقة وفعالة وودية ومهنية في جميع الأوقات.

مهارات الحاسوب

من المهم أن يكون لدى مديري المكاتب مجموعة واسعة من مهارات الكمبيوتر. تعتمد التفاصيل على صاحب العمل الخاص بك ولكن عادة ما تتضمن إدخال البيانات وجداول البيانات ومهام تقنية المعلومات العامة.

يمكن أن تنطوي إدارة المكاتب على قدر كبير من المسؤولية. يعمل مديرو المكاتب عمومًا على قمة المؤسسة ، بأيديهم في كل جانب من جوانب الشركة. إذا كان هذا الدور المركزي يروق لك ، فاستمر في مراجعة قائمة المهارات لمعرفة ما إذا كان هذا سيكون مهنة لك.

امور مالية

قد تتضمن مسؤولياتك مسك الدفاتر والفواتير والميزنة والمحاسبة. قد يُطلب منك أيضًا التعامل مع إدخالات كشوف المرتبات والمصروفات النثرية وكويكبو. قد تقع التقارير الفصلية ونصف السنوية في نطاق واجباتك أيضًا. على الأقل ، إذا كان مكتبك يتعامل مع المال على الإطلاق ، فستكون مسؤولاً في النهاية عن التأكد من التعامل معه جيدًا.

مهارات القيادة

بصفتك المشرف على ما قد يكون مجموعة كبيرة من مساعدي المكاتب ، ستحتاج إلى إبقاء الجميع متحمسين ومنسقين. عليك أن تجعل العمل الجماعي يحدث. ستشمل وظيفتك وضع معيار لعمل الجميع والتأكد من استيفاء تلك المعايير. غالبًا ما تعني القيادة مساعدة الآخرين على النمو في حياتهم المهنية ، ومساعدة الأشخاص على البدء والتواصل بشكل جيد مع بعضهم البعض.

مهارات اجتماعية

تلعب المهارات الشخصية دورًا كبيرًا في كونك مدير مكتب. سوف تكون هناك حاجة لاتخاذ موقف إيجابي ، وتحية الزوار والمشاركة في العمل الجماعي.

القوة المتنوعة

يميل مديرو المكاتب إلى الحصول على مجموعة متنوعة من المهارات التي تساعدهم على أداء مهامهم بفعالية. يتضمن ذلك الاهتمام بالتفاصيل ، والمرونة بشكل عام بشأن الدعم الذي تقدمه ، والموثوقية. يجب أن يكون مديرو المكاتب أيضًا مسوقين شبكيين ومفكرين منطقيين ومهام متعددة ومحللين للمشاكل. يجب أن تكون إدارة الوقت والتنظيم طبيعة ثانية للأشخاص الذين يخدمون في هذا الدور.