3 سيناريوهات عند التواصل عبر الإنترنت ليس صحيحًا

هناك العديد من الطرق التي نتواصل بها عبر الإنترنت. هناك بريد إلكتروني أو رسائل نصية أو رسائل من خلال أحد التطبيقات العديدة التي تدعمها. لكن استخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل ليس دائمًا الطريقة الأكثر فعالية للتواصل.

في ظروف معينة ، يجب تجنبها. بالتأكيد ، من السهل الاختباء خلف جهاز الكمبيوتر الخاص بك وقول ما تريد قوله عبر لوحة المفاتيح. لكن في بعض الأحيان تحتاج إلى الخروج إلى العالم واستخدام صوتك.

إليك ثلاث حالات يكون من الأفضل فيها إذا لم تضغط على إرسال.

تجنب ضرب إرسال إلى حل الصراع

لقد كنا جميعًا جزءًا من رسالة بريد إلكتروني أو سلسلة رسائل بين طرفين يحاولان حل مشكلة. في بعض الأحيان ، قد تكون أحد المشاركين الرئيسيين أو ربما تكون ببساطة أحد الأشخاص العديدين الذين شعر شخص ما بأنه مضطر إلى إدراجه.

مع كل بريد إلكتروني أو رسالة الرد ، تصاعد المشكلة. في النهاية ، أصبحت القضية الصغيرة نسبيًا أكبر من ذلك. عادة ما ينتج عن هذا اجتماعًا مباشرًا بين الطرفين بالإضافة إلى مشرف أو مدير لحل النزاع.

بدلاً من استخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل لحل التعارض ، إما اتصل بالشخص أو حدد موعدًا لوجه مباشر. إذا كنت متلقيًا لرسالة بريد إلكتروني أو رسالة من شخص آخر يحاول حل مشكلة ، فقم بمقاومة إغراء الرد عبر البريد الإلكتروني. التقط الهاتف أو امشي إلى مكتب الشخص الآخر وقل: "لقد تلقيت بريدك الإلكتروني واعتقدت أنه قد يكون من الأفضل إذا ناقشنا هذا الموقف على حدة بدلاً من البريد الإلكتروني. هل لديك بضع دقائق للتحدث؟"

إذا كان البريد الإلكتروني هو خيارك الوحيد ، فلا تنسخ الآخرين. القيام بذلك يصعد القضية. إذا كنت في الطرف المتلقي لهذه الرسالة الإلكترونية ، فلا تضغط على "الرد على الكل". ما عليك سوى الرد فقط على الشخص الذي أرسل البريد الإلكتروني. إذا قمت بـ "الرد على الكل" ، يجب أن يقول ردك ، "أنا أقدر لك أن تسترعي انتباهي إلى هذا الموقف. سأتصل بك خلال دقيقة واحدة للمناقشة." سيؤدي هذا إلى تنبيه كل من تم نسخه بأنك تهتم بالموقف الفردي.

تجنب ضرب إرسال عندما كنت مستاء

بعد موقف مزعج أو تفاعل ، ما نحتاج إليه هو فترة تهدئة. البريد الإلكتروني والرسائل لا تصلح لهذا ؛ انها لحظية حسب التصميم. بدلاً من ذلك ، بمجرد أن تهدأ ، اتصل أو قم بزيارة الفرد لمناقشة الموقف. إذا كنت في الطرف المتلقي لبريد إلكتروني قاسي ، فتجنب الرغبة في الرد. امنح نفسك وقتًا لتهدأ ثم اتصل بالشخص واطلب منه مناقشة وجهاً لوجه.

في المستقبل ، قرر مقدمًا أنك لن تستخدم البريد الإلكتروني أو الرسائل مطلقًا عندما تنزعج. اجعل هذه الاتفاقية غير قابلة للتفاوض مع نفسك.

إذا كنت تشعر بالحاجة إلى كتابة شيء ما عندما تشعر بالضيق ، فقم بكتابة رسالة. لا تدخله في البريد الإلكتروني حتى لو كنت لا تنوي إرسال الرسالة. لن تكون أول شخص يقوم بطريق الخطأ بالضغط على "إرسال" بدلاً من زر "حفظ".

تجنب ضرب إرسال لإرسال الأخبار السيئة

لا أحد يحب تلقي الأخبار السيئة وتلقيها عبر البريد الإلكتروني أو رسالة يمكن أن تضيف الملح إلى الجرح. هل سبق لك أن أرسلت بريدًا إلكترونيًا إلى أحد العملاء لإخبارهم أن طلبهم قد تأخر؟

إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة هي نعم ، فتوقف عن استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة لتوصيل الأخبار السيئة. يمكن أن يؤدي استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة للتواصل مع الأخبار السيئة إلى إرسال رسالة لا تهتم بها أو أن المشكلة ليست مهمة بما يكفي لتوجيه انتباهك الشخصي. عندما تستخدم بريدًا إلكترونيًا أو مراسلة لتوصيل أخبار سيئة ، فلن تتمكن من الحكم على رد فعل الشخص. على الأرجح ، سيكون الناس بخيبة أمل أو بالضيق. إذا كنت لا تقدم الأخبار شخصيًا ، فقد تتصاعد مشاعر خيبة الأمل لديهم وتؤدي إلى وضع أسوأ.

أخيرًا ، عند استخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل في هذا السيناريو ، تظهر بالجبن. يقدر العملاء وزملاء العمل والرؤساء والأصدقاء الأشخاص الذين لديهم الشجاعة لتوصيل الأخبار السيئة شخصيًا.

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت رسالتك تعتبر أخبارًا سيئة لأن تسأل نفسك ، "هل أرغب في تلقي رسالة بريد إلكتروني أو رسالة مع هذا النوع من الأخبار أو هل تفضل توصيلها شخصيًا؟". ثم التصرف وفقا لذلك.

رغم أنه لا يوجد شك في أن البريد الإلكتروني أو الرسائل وسيلة اتصال سريعة وفعالة ، إلا أنها ليست دائمًا وسيلة مناسبة. اتبع الإرشادات المذكورة أعلاه وتجنب استخدام البريد الإلكتروني أو الرسالة عندما لا يكون ذلك مناسبًا.