المراحل الخمس للمشروع

في حين أن بعض منهجيات المشروع مثل النهج الرشيق تضغط أو تكرر المراحل التالية في دورات تكرارية أسرع ، فإن عمل كل مرحلة مرئي ومميز في كل مشروع.

المشاريع الرسمية تتبع عملية من خمس مراحل على النحو التالي

1. المبادرة: تشكيل فريق المشروع ، واستئجار المشروع والبدء.
2. التخطيط: وضع اللمسات الأخيرة على نطاق المشروع ، وتحديد تفاصيل العمل التفصيلية ، وتقييم المخاطر ، وتحديد الاحتياجات من الموارد ، ووضع اللمسات الأخيرة على الجدول الزمني والتحضير للعمل الفعلي.
3. إعدام: القيام بالأعمال الفعلية التي يتطلبها تعريف المشروع ونطاقه.
4. مراقبة والتحكم: الإدارة الفعلية وإعداد التقارير والتحكم في الموارد والميزانيات أثناء مرحلة التنفيذ.
5. إغلاق المشروع: تسليم المشروع ، تقييم الدروس المستفادة ، رفع فريق المشروع.

تدفق المشروع التقليدي

بغض النظر عن حجم المشروع ، فإن الحركة عبر المراحل هي نفسها. يتم بدء المشروع أو إطلاقه بواسطة ميثاق يحدد مدير المشروع ويصف أهمية المشروع.

بمجرد بدء المشروع ، ينتقل إلى مرحلة التخطيط. هنا ، تحدد الفرق الأساسية وفرق العمل ما يلزم من إنجاز لتحقيق نطاق المشروع ووضع تقديرات وتقييمات للوقت والتكاليف والموارد والمخاطر.

بعد مرحلة التخطيط ، يبدأ العمل ويحدث بترتيب محدد ضروري للانتقال من أنشطة سابقة أو سابقة إلى أنشطة لاحقة. تلعب تبعيات المشروع دورًا مهمًا في هذه المرحلة.

أثناء سير التنفيذ ، يقوم مدير المشروع وأعضاء الفريق بمراقبة المشروع العام والإبلاغ عنه والتحكم فيه ، مع التركيز على أنشطة المسار الحرج. يستمر هذا العمل حتى تكتمل مرحلة التنفيذ ويتم تسليم المشروع إلى العميل.

تتضمن المرحلة النهائية ، إغلاق المشروع ، الانتهاء من التسليم ، وتقييم الدروس المستفادة وتأجيل فريق المشروع حتى يتمكن الأعضاء من الانتقال إلى مبادرتهم التالية.

بالنسبة للمشروعات التنموية ذات النوعية السريعة أو التكرارية ، يتم التخطيط والتنفيذ في فترات زمنية قصيرة أو فترات زمنية قصيرة ، مع تكرار المراحل حتى اكتمال المشروع بما يرضي العميل.

المبادرة

لن يؤدي بدء مشروع قوي إلى إعداد مشروعك للنجاح فحسب ، بل سيضع أيضًا الأساس لجميع المراحل المستقبلية. أثناء البدء ، سوف تحصل على تعيين أعضاء فريق المشروع ، وإطلاعهم على أهداف المشروع الإجمالية ، واسأل العميل أو صاحب المشروع أكبر عدد ممكن من الأسئلة حتى تتمكن من تخطيط المشروع بكفاءة. إنه وقت رائع أيضًا لبناء حماس الفريق للمشروع وجمع أي تفاصيل في اللحظة الأخيرة قد تؤثر على تخطيط المشروع. تشمل الخطوات الإضافية:

• تحليل اسهم الملاك
• التنازل عن كفيل تنفيذي
• وثيقة ميثاق التنمية والاتصال
• اجتماع الانطلاق الرسمي

تخطيط

بمجرد بدء المشروع وجمع كل المعلومات ذات الصلة ، سوف تبدأ بعد ذلك في التخطيط لمشروعك. تعتمد مرحلة التخطيط على حجم مشروعك ومقدار المعلومات التي يجب عليك تنظيمها وكمية فريقك. يجب أن تكون نتيجة التخطيط عبارة عن خطة أو جدول زمني واضح للمشروع ، حيث يتبع الجميع المهام الموكلة إليهم. يعد استخدام برنامج تخطيط مشروع مثل Microsoft Project أو Basecamp مفيدًا للغاية عند تخطيط مشروع. إذا لم يكن لديك حق الوصول إلى أحد هذه البرامج ، فابحث بشكل عام عبر الإنترنت عن برنامج مجاني لتخطيط المشاريع.

على الرغم من أن استخدام برنامج تخطيط المشروع مفيد ، إلا أنه ليس ضروريًا دائمًا. يعد استخدام Excel و Word لإنشاء خطتك وإبلاغ الفريق بها بنفس القدر من الفعالية. تشمل المهام المحددة في مرحلة التخطيط ما يلي:

• وضع خطة اتصال لمختلف أصحاب المصلحة المعنيين.
• تطوير هيكل تفصيلي للعمل.
• تحديد المسار الحرج.
• تخطيط الموارد على خطة المشروع وتحسين تسلسل العمل بناءً على تبعيات المشروع وقيود الموارد.
• تطوير جدول زمني مفصل.
• تقييم المخاطر ووضع خطة لتحديد أولويات المخاطر والتخفيف من حدتها.

إعدام

الآن بعد أن لديك خطة مشروع صلبة ، يمكن للفريق البدء في تنفيذ المشروع مقابل المهام المسندة إليهم. إنها المرحلة التي يبدأ فيها الجميع بالقيام بالعمل. ستحتاج إلى بدء مرحلة التنفيذ رسميًا باجتماعات شخصية للتأكد من أن كل شخص لديه ما يحتاجه لبدء تنفيذ جزءه من المشروع. يعد بدء الفريق على المسار الصحيح جزءًا لا يتجزأ من نجاح المشروع ، لذلك حدد الجدول الزمني وخطة الاتصالات بوضوح.

مراقبة والتحكم

بينما يكون المشروع في مرحلة التنفيذ ، فسوف تبدأ في مراقبته والتحكم به لضمان تقدمه على النحو المخطط له. هناك مجموعة متنوعة من الطرق التي يمكنك من خلالها مراقبة المشروع والتحكم فيه. تعتبر عمليات تسجيل الوصول غير الرسمية مع قادة الفرق أو "المواقف" المنظمة يوميًا أو اجتماعات الحالة الأسبوعية الرسمية أكثر فعالية. المعلومات التي تأتي من هذه الاجتماعات أو قنوات الاتصال ستُبلغ حلقة التغذية الراجعة وفي النهاية أي إعادة تخطيط وتعديلات ضرورية للمشروع. تشمل الأنشطة المهمة الإضافية في هذه المرحلة:

• الالتزام بخطة الاتصال المحددة مسبقًا لضمان وعي أصحاب المصلحة بحالة المشروع.
• مراقبة فرق العمل وأنشطة العمل على المسار الحرج.
• تحديد الفرص لتحسين أداء الجدول عن طريق التتبع السريع أو إكمال الأنشطة بشكل متوازٍ أو عند الضرورة ، تعطل الجدول الزمني بإضافة الموارد.
• مراقبة التكاليف الفعلية مقابل التكاليف المخططة.
• في بعض الحالات ، رصد وحساب والإبلاغ عن القيمة المكتسبة لخطة المشروع.
• رصد وتخفيف المخاطر وصقل خطة المخاطر حسب الحاجة.

إغلاق المشروع

بمجرد اكتمال كافة التفاصيل والمهام الخاصة بمشروعك والموافقة عليها من قبل العميل أو مالك المشروع ؛ يمكنك أخيرا إغلاق المشروع الخاص بك. إن إغلاق المشروع لا يقل أهمية عن البدء والتخطيط والتنفيذ. ستحتاج إلى توثيق جميع المعلومات من المشروع وتنظيمها بدقة حتى تتمكن من الرجوع إليها إذا لزم الأمر. يعد هذا أيضًا وقتًا جيدًا لعقد الوفاة في المشروع حتى يتمكن جميع أعضاء الفريق من التفكير فيما حدث بشكل صحيح أو خطأ خلال المشروع. يجب أيضًا توثيقها بحيث يمكن مشاركة النتيجة مع أعضاء المشروع الآخرين وحفظها في مجلد محفوظات المشروع.

أخيرًا ، من المهم تأجيل فريق المشروع رسميًا ، وتقديم ملاحظات وتقييمات للأداء كما هو مبين في سياسة شركتك.