إيجابيات وسلبيات 3 الهياكل التنظيمية للمشروع

تؤثر الطريقة التي يتم بها تنظيم مؤسستك على كيفية إدارة المشاريع وتشغيلها. يمكن أن يؤثر أيضًا على مقدار السلطة والوصول الذي يتعين عليك القيام به كمدير للمشروع.

هناك ثلاثة هياكل تنظيمية مشتركة ، ويعمل مديرو المشاريع فيها جميعًا: وظيفية ومشروع ومصفوفة. دعونا نلقي نظرة على مزايا وعيوب كل منها حتى تعرف ما تواجهه عندما تنضم إلى هيكل جديد.

الهيكل التنظيمي الوظيفي

في هيكل تنظيمي وظيفي ، يعمل مدير المشروع وجميع الموارد في قسم الشركة نفسه ، مثل قسم المبيعات والتسويق. بشكل عام ، يتمتع المدير الوظيفي بسلطة أكبر من مدير المشروع.

مزايا

يمنحك الهيكل الوظيفي أقل قوة كمدير للمشروع ، لكنه يوفر الكثير من المزايا الأخرى:

• يعمل بشكل جيد للفرق الصغيرة والمشاريع الصغيرة لأن الوظيفة لها سيطرة كاملة على أعضاء الفريق والموارد الأخرى المطلوبة.
• يمكنك الوصول بسهولة إلى الخبراء الذين تحتاجهم لأنهم في نفس المجال الوظيفي.
• من السهل تجميع الجميع لحل المشكلات المتعلقة بالمشروع.
• يمكنك الحد من أدوات اتصالات المشروع التي تحتاج إلى استخدامها لأن الفريق صغير وبسيط نسبيًا.
• غالبًا ما تحصل على أعضاء فريق متحمسين حريصون على العمل في المشروع لأنه يوفر لهم فرصًا وظيفية. يمكن أن يكون عمل المشروع وسيلة رائعة لتحفيز فريقك.

• إذا كنت تقوم بتسليم المشروع إلى فريق وظيفي ، فسيكون ذلك هو الفريق الوظيفي الذي تعمل فيه ، مما يجعل إغلاق المشروع أسهل.

سلبيات

على الرغم من أن هذا الهيكل له الكثير من المزايا ، فكر أيضًا في بعض الجوانب السلبية:

• يتم العمل في صومعة ، مما قد يعني أنه لا يمكنك الوصول إلى أشخاص خارج قسم وظيفتك.
• قد يكون الأشخاص في فريق المشروع أكثر ولاءً لإدارتهم أو لمدير الفريق من عملهم في المشروع ، مما قد يخلق تعارضات.
• يمكن أن ينتهي المشروع الكبير بمدير مشروع وظيفي لكل وظيفة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى سقوط العمل في الشقوق إذا لم يعمل جميع مديري المشاريع معًا بتناغم.
• يمكن أن يكون العمل الوظيفي منعزلاً لأنه ليس لديك فرصة للتواصل على نطاق واسع مع الشركة. الحفاظ على التركيز الاستراتيجي يمكن أن يكون أكثر صعوبة.

الهيكل التنظيمي للمشروع

يتم تعيين فرق مخصصة للعمل على مشاريع في الهيكل التنظيمي للمشروع. من المحتمل أن يكون مدير المشروع مسؤولاً عن إدارة خط أعضاء فريق المشروع. تشمل الأمثلة على ذلك إنشاءات كبيرة للبناء ، ولكن أيضًا مبادرات الشركات التي تتطلب فريقًا مخصصًا. يتمتع مدير المشروع بالسلطة النهائية ، ويرفع تقارير إلى راعي المشروع ومجلس المشروع. الأفراد في العمل الجماعي مباشرة لمدير المشروع.

مزايا

الميزة الواضحة لهيكل المشروع هي أن لديك سيطرة أكبر على الفريق ، لكن هناك ميزات أخرى موجودة أيضًا.

• يمكن أن يكون للفرق شعور قوي بالهوية. إنه أسهل هيكل يمكن من خلاله خلق ثقافة فريق قوية.
• يركز الفريق بأكمله على أهداف الفريق ، لذلك يوجد تعارض في الولاء مع الوظيفة اليومية للعاملين في المشروع. عملهم اليومي هو المشروع.
• يتم تخصيص الموارد للمشروع ، لذلك من الأسهل جدولة العمل. ستعرف متى يتوفر أعضاء الفريق وليس هناك أي خطر في أن يتم سحبهم في مهلة قصيرة إلى العمل كالمعتاد لمدير آخر.

• تعد المشروعات التي يتم تشغيلها في هذا الهيكل بمثابة بيئات رائعة لتحسين مهارات إدارة المشروع بالإضافة إلى المزيد من مهارات القيادة الفنية.

سلبيات

هيكل المشروع هو أسهل العمل مع ولكن لا يزال لديه بعض العيوب.

• وجود فريق مخصص لمشروع واحد هو التزام باهظ. يميل إلى أن يكون خيارًا فقط في المشروعات الكبيرة.
• إذا قمت بإزالة الأشخاص من وظائفهم الوظيفية ، فقد يجدون صعوبة في العودة ، خاصةً إذا كان المشروع طويلاً. العمل في المشروع ممتد ، والعودة إلى ما قمت به من قبل بعد فترة من العمل في بيئة متعددة التخصصات في مشروع جديد مليء بالتحديات ليس احتمالًا جذابًا لكثير من الناس. تصبح إدارة انتقال الفريق عند إغلاق المشروع أكثر أهمية.

• في بعض الأحيان ، قد يعني إغلاق المشروع فقدان وظيفتك إذا استمر النشاط التجاري ولم يكن هناك دور آخر متاح لك.
• بحكم طبيعتها ، تمتص الفرق المكرسة الموارد للعمل على شيء واحد فقط. يمكن أن تحد من عدد المشاريع التي يمكن للشركة القيام بها في أي وقت ، خاصة عندما تتطلب المشروعات المختلفة نفس المهارات.
• يقوم مديرو المشاريع في هذا النوع من الهياكل بالإدارة المباشرة لفرقهم أيضًا ، مما يعني قضاء وقت وجهد في مهام الموارد البشرية التي لن يتعين عليك القيام بها في هياكل أخرى. إذا كنت تستمتع بعنصر العمل مع الأشخاص ، فقد يكون هذا العامل ميزة.

مصفوفة الهيكل التنظيمي

الخيار الثالث هو بنية المصفوفة. تتم مشاركة الموارد عبر كل من العمل المعتاد والعمل في المشروع. قد يعني ذلك وجود مديرين أو مسؤولية "منقط في الخط" إلى مدير المشروع بالإضافة إلى مدير الفريق. عادة ما يكون هيكل خط الإدارة الوظيفية في مكانه أولاً ، ويتولى مدير المشروع الخط المنقط.

هذا الهيكل يقسم السلطة والسلطة بين مدير فريق القسم الوظيفي أو مدير المشروع. ستحتاج إلى استخدام مهاراتك التفاوضية لقوتها الكاملة.

مزايا

هياكل المصفوفة شائعة جدًا لأنها تسمح للمديرين باتخاذ خيارات مرنة مع كيفية قضاء الناس وقتهم. من المحتمل أن تعمل في بيئة مصفوفة في مرحلة ما من حياتك المهنية. مزايا هذا الهيكل هي كما يلي:

• تستخدم الموارد بكفاءة ويمكنها التنقل بين المشروعات حسب الحاجة.
• يمكنك العمل على الكثير من الأشياء المختلفة ، بالتوازي في بعض الأحيان - على الرغم من أن هذه النقطة يمكن القول بأنها عيب كذلك.
• يمكن أن تكون الفرق والأفراد استجابة للغاية. إذا كان هناك مشروع جديد يجب أن يحظى بالأولوية ، فمن السهل بدرجة كافية التركيز على شيء آخر والتركيز عليه بشكل مفاجئ. لا يمكنك القيام بذلك بسهولة في بنية المشروع ، والتي تستغرق وقتًا أطول لحلها وإعادة تجميعها.
• تتطلب البنية أن يستخدم الجميع نفس دورة حياة إدارة المشروع ومنهجيته ، لذلك يعد التنقل بين المشاريع أمرًا سهلاً. يمكن للناس الانضمام إلى فريق المشروع مع توفر عدد قليل نسبياً من الطلبات المطلوبة عندما تكون المصطلحات والعمليات شائعة.

سلبيات

كما هو الحال مع جميع الاجهزة ، وهذا واحد لديه المزالق ، أيضا. على الرغم من كونه بنية مشتركة ، إلا أن العديد من أماكن العمل الحديثة قد حسمت مشاكل التحميل الزائد. يمكن أن يكون منح الأفراد الكثير للقيام به أمرًا سهلاً إذا لم يكن لديك أنظمة قائمة لإدارة ومراقبة عبء العمل بأكمله. العيوب الأخرى هي كما يلي:

• يعد الصراع بين المشاريع أمرًا شائعًا لأنك قد تقاتل من أجل الحصول على نفس الموارد مثل مشروع آخر.
• قد يحكم المشروع الآخر أفضل الموارد - الأشخاص الأكثر ملاءمة بالمهارات المناسبة - أو قد لا يجعلهم مديرهم المباشر متاحًا للعمل في المشروع.
• يمكن أن يكون هناك بعض التعارض بين المهام المعتادة للأعمال وأعمال المشاريع للأفراد ، لا سيما عندما يعطيهما المديران أولويات مختلفة.
• قد يكون هناك تعارض بين الموارد حول مسار التنمية الذي يسلكونه في مستقبلهم المهني. على الرغم من أنك قد تعرف أنك تريد البقاء في إدارة المشروع ، فقد يكون لديك خيار التقدم إلى دور وظيفي أكبر أو دور أكثر توجيهاً نحو المشروع. لكن امتلاك الكثير من الخيارات الوظيفية أمر جيد ، حتى لو كان يتخذ قرارات صعبة.

الهيكل التنظيمي الذي يعمل بشكل مثالي لجميع الأعمال المعتادة لا يعمل دائمًا للمشاريع ، وعليك أن تدير داخل البيئة التي تعمل فيها. يعد الحصول على بعض الخبرة في كل من هذه الهياكل فكرة جيدة حتى تتمكن من تجربتها مباشرة. سيساعدك هذا على تحديد البيئة التي تناسبك وتناسب مهاراتك وتفضيلاتك. بعد ذلك يمكنك اتخاذ قرار مستنير إذا كانت لديك فرصة لتقرير بيئة عملك المستقبلية.

يمنحك فهم إيجابيات وسلبيات كل هيكل تنظيمي للمشروع فرصة للعمل على المكان الأمثل لقضاء وقتك والتأثير للحصول على أقصى استفادة من فريقك ومساعدة مشروعك على الانتهاء بنجاح.