الكتابة للأعمال - الإدارة والقيادة

الغرض من كتابة الأعمال هو نقل المعلومات إلى شخص آخر أو لطلب معلومات منها. لكي تكون كتابةً فعالة للأعمال ، يجب أن تكون كاملًا وموجزًا ​​ودقيقًا. يجب كتابة النص بطريقة تجعل القارئ قادرًا على فهم ما تقوله بسهولة أو يسألهم.

الكثير من الكتابة للأعمال التجارية قذرة ، سيئة الكتابة ، غير منظمة ، ممتلئة بالمصطلحات ، وغير مكتملة. غالبًا ما تكون طويلة جدًا أو قصيرة جدًا. كل هذه الصفات تساهم في الكتابة التجارية غير الفعالة.

سواء أكنت تكتب اقتراح مبيعات أو بريدًا إلكترونيًا إلى رئيسك في العمل أو كتيب تعليمات لحزمة برامج ، فهناك خطوات معينة يجب عليك اتباعها حتى تكون فعالة. اتبع الخطوات الخمس التالية:

1. تنظيم المواد الخاصة بك
2. النظر في جمهورك
3. اكتب أفكارك
4. تدقيق المواد الخاصة بك
5. تحرير المواد الخاصة بك

المنظمة هي المفتاح

إذا كنت لا تنظم المواد الخاصة بك ، فلن تتدفق بشكل جيد ولن يكون له معنى. الكتابة يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. عند كتابة رسالة بريد إلكتروني تعلن عن اجتماع للموظفين ، يكون هذا الأمر بسيطًا مثل تجميع أفكارك. من ناحية أخرى ، ستحتاج على الأرجح إلى وضع مخطط تفصيلي معقد مقدمًا للمواد النهائية إذا كنت تكتب نتائج تجربة صيدلية رائدة. مهما كانت المهمة ، دون مستوى مناسب من التنظيم (حتى تنظيم أفكارك) ، لا يجوز لك تضمين كل ما تحتاج إليه أو تفشل في إبراز أهم الموضوعات.

الإغفالات أو التركيز غير الصحيح سيجعل كتابة عملك أقل وضوحًا.

اعرف جمهورك

قبل البدء في الكتابة ، فكر في جمهورك المقصود. على سبيل المثال ، قد يكون للعرض التقديمي حول برنامج 401 (k) الجديد لشركتك نفس المخطط التفصيلي عند تقديمه إلى المدير المالي الخاص بك وكذلك الموظفين ، ولكن مستوى التفاصيل التي تتضمنها سوف يختلف. تحتاج أيضا إلى النظر في لهجة. لن يكون للبريد الإلكتروني السريع لفريقك ، الذي يذكرهم بالاختيار السنوي للشركة ، نفس لهجتك فيما يتعلق بالتقرير السنوي لشركتك.

تذكر أيضًا أنك ستتواصل بشكل أكثر فعالية مع جمهورك إذا ركزت على ما تريد أن يسمعه بدلاً من ما ستقوله.

كلمة عن الكتابة الجيدة

الكتاب الجيد لديهم أنماط مختلفة من الكتابة. يفضل البعض كتابة كل شيء ثم العودة والتحرير. يفضل الآخرون التعديل أثناء تقدمهم. أحيانًا يختلف أسلوبهم المفضل وفقًا لما يكتبون.

أثناء الكتابة (أو عند التعديل) ، يجب أن تكون على دراية بالطول. يجب عليك استخدام كلمات كافية لجعل المعنى واضحًا ، لكن لا تستخدم كلمات غير ضرورية لمجرد جعلها منمقة. تحتاج الكتابة التجارية إلى أن تكون واضحة وموجزة ، وليس مطول ومنمق. تذكر أنه لا يوجد أحد في العمل لديه وقت لقراءة أكثر من اللازم.

من ناحية أخرى ، لا تجعل قطعة قصيرة جدا. يجب أن تكتب بما فيه الكفاية حتى يكون معناك واضح ولن يساء فهمه. تخيل لو أن قطعة من المعدات في المستودع تحمل علامة "تستخدم لكن جيدة". سيكون من غير الواضح ما إذا كان ذلك يعني أن قطعة المعدات قد استخدمت كثيرًا ، أو أن قطعة الجهاز لم تعد جديدة ولكنها لا تزال تعمل. بضع كلمات إضافية كانت ستوضح المعنى. أيضًا ، تجنب استخدام المصطلحات أو الاختصارات لأنها يمكن أن تعني أشياء مختلفة للقراء المختلفين.

بغض النظر عن أسلوب الكتابة الخاص بك ، يحتاج جميع الكتاب إلى تصحيح وتحرير جميع المواد المكتوبة ، حتى رسائل البريد الإلكتروني.

تدقيق وتحرير

بغض النظر عن أسلوب الكتابة الخاص بك ، يحتاج جميع الكتاب إلى تصحيح وتحرير جميع المواد المكتوبة ، حتى رسائل البريد الإلكتروني. بعد الانتهاء من الكتابة ، صحح عملك. قد تحتاج بعد ذلك إلى تحريره. تعمل ميزة التدقيق اللغوي على إعادة قراءة ما كتبته للتأكد من أن جميع الكلمات الموجودة في رأسك قد وصلت بشكل صحيح إلى الورقة. نظرًا لأن أدمغتنا تعمل بشكل أسرع من أصابعنا ، فقد تتجاهل الكلمات أو تترك نهايتها أو تستخدم التماثل الخاطئ (على سبيل المثال ، "هناك" بدلاً من "هم"). التدقيق يصيد هذه الأخطاء. من الواضح أن التدقيق في رسالة بريد إلكتروني مؤلفة من سطر واحد أمر سهل وقد يكون مجرد إلقاء نظرة خاطفة عليه أثناء الكتابة.

ومع ذلك ، إذا كنت تكتب دليل إرشادي ، فستكون عملية تصحيح التجارب المطبعية لديك أكثر تعقيدًا وتستغرق وقتًا أطول.

بعد الانتهاء من تدقيق المواد الخاصة بك ، حان الوقت للتعديل. في بعض الأحيان ، يمكن إجراء التدقيق اللغوي والتحرير في وقت واحد ، لكنه يكون أكثر فاعلية عندما تتم بالتتابع.

سبب التحرير هو إصلاح أو تغيير ما كتبته من أجل جعل الصوت المادي (والقراءة) أفضل. عند الكتابة للعمل ، هذا يعني إصلاح الأخطاء وجعل النص واضحًا وموجزًا ​​قدر الإمكان.

أنت لا تكتب رواية

عندما تكتب للعمل ، فأنت لا تكتب "الرواية الأمريكية العظيمة" التالية. يجب أن تكون كتابتك وصفية حسب الضرورة ، لكن لا تحتاج إلى رسم صور حية للكلمات باستخدام الكثير من الكلمات الكبيرة وأرقام الكلام. إذا كنت تقصد "المنازل الزجاجية" ، فلا تكتب "المنازل الزجاجية" أو "المنازل الزجاجية".