10 نصائح لمراجعات أداء الموظف الفعال

هل أنت مهتم بالنصائح حول كيفية جعل مراجعات الأداء ناجحة في مؤسستك؟ على الرغم من أن أساليب ومناهج مراجعة الأداء تختلف من مؤسسة إلى أخرى ، إلا أن هناك مبادئ عالمية حول كيفية التحدث مع موظف حول أدائه.

سواء كانت مراجعة للأداء أو اجتماعًا لتعديل الرواتب أو تنفيذ خطة لتحسين الأداء (PIP) ، ستساعدك هذه النصائح في قيادة الاجتماع بثقة أكبر.

هذه النصائح قابلة للتطبيق في محادثاتك اليومية مع الموظفين. كما أنها مهمة في اجتماعاتك الدورية الرسمية مع الموظفين لمناقشة أهداف الوظيفة وأدائها. ستساعدك هذه النصائح العشر على جعل مراجعات الأداء إيجابية وتحفيزية. سوف يحسنون - وليس فرغ - قدرتك على التفاعل مع موظفي الإبلاغ.

نصائح مراجعة الأداء

يجب ألا يسمع الموظف أبدًا عن الأداء أو الأداء الإيجابي الذي يحتاج إلى تحسين للمرة الأولى في اجتماع مناقشة الأداء الرسمي ما لم تكن معلومات أو رؤية جديدة. يناقش المديرون الفعالون بين الأداء الإيجابي ومجالات التحسين بانتظام ، حتى يوميًا أو أسبوعيًا. تهدف إلى جعل محتويات مناقشة مراجعة الأداء إعادة التركيز على النقاط الحرجة.

من أجل توفير التغذية المرتدة بانتظام ، ليست مراجعات الأداء حدثًا سنويًا. ينصح الاجتماعات الفصلية مع الموظفين. في شركة واحدة متوسطة الحجم ، يحدث تخطيط الوظائف وتقييمها مرتين في السنة. يتم أيضًا التخطيط للتطوير الوظيفي للموظفين مرتين في السنة ، لذلك يناقش الموظف وظيفته ومهنته ، رسميًا ، أربع مرات في السنة.

بغض النظر عن مكونات عملية مراجعة الأداء ، فإن الخطوة الأولى هي تحديد الأهداف. من الضروري أن يعرف الموظف بالضبط ما هو متوقع من أدائه. تحتاج مناقشاتك الدورية حول الأداء إلى التركيز على هذه الأجزاء المهمة من وظيفة الموظف.

تحتاج إلى توثيق خطة العمل هذه: الأهداف والتوقعات في خطة الوظيفة أو تنسيق توقعات الوظيفة ، أو في تنسيق صاحب العمل. بدون اتفاق مكتوب وصورة مشتركة لأهداف الموظف ، فإن نجاح الموظف أمر غير مرجح.

أثناء الإعداد وتحديد الأهداف ، تحتاج إلى توضيح كيفية تقييم أداء الموظف بشكل واضح. صف بالضبط ما تبحث عنه من الموظف وكيف ستقوم بتقييم الأداء بالضبط. ناقش مع الموظفة دورها في عملية التقييم. إذا كانت عملية مراجعة أداء مؤسستك تشتمل على تقييم ذاتي للموظف ، قم بمشاركة النموذج والتحدث عما ينطوي عليه التقييم الذاتي.

مشاركة تنسيق مراجعة الأداء

تأكد من مشاركة تنسيق مراجعة الأداء مع الموظف ، بحيث لا تتفاجأ في نهاية فترة مراجعة الأداء. يتمثل أحد العناصر المهمة في مناقشة التقييم هذه في مشاركة الموظف في كيفية تقييم مؤسستك للأداء.

يحتاج الموظف أن يفهم أنه إذا فعل ما هو متوقع ، فسيتم اعتباره موظفًا تنفيذيًا. في بعض المؤسسات التي تصنف الموظفين ، هذا هو ما يعادل ثلاثة على مقياس من خمس نقاط. يجب على الموظف القيام بأكثر من مجرد القيام بالأداء ليصبح موظفًا متميزًا.

تجنب القرون والهالة التي تنطوي على كل ما تمت مناقشته في الاجتماع الأحداث الإيجابية والسلبية الأخيرة. الأحداث الأخيرة تلوين حكمك على أداء الموظف. بدلاً من ذلك ، فأنت مسؤول عن توثيق الحوادث الإيجابية مثل المشروعات المكتملة ، والوقائع السلبية مثل الموعد النهائي الذي لم يتم الوفاء به ، خلال الفترة الزمنية بأكملها التي يغطيها استعراض الأداء.

في بعض المنظمات ، تسمى هذه تقارير الحوادث الخطيرة. اطلب من الموظف أن يفعل الشيء نفسه حتى تتمكن معًا من تطوير نظرة شاملة على أداء الموظف خلال الفترة الزمنية التي تغطيها المناقشة.

التماس ردود الفعل

التماس ردود الفعل من الزملاء الذين عملوا عن كثب مع الموظف. تسمى أحيانًا التعليقات بزاوية 360 درجة لأنك تحصل على تعليقات للعامل من رئيسه وزملائه وأي من موظفي التقارير ، تستخدم الملاحظات لتوسيع معلومات الأداء التي تقدمها للموظف.

ابدأ بمناقشات غير رسمية للحصول على معلومات حول التعليقات. فكر في تطوير تنسيق بحيث تكون التعليقات سهلة الهضم ومشاركتها مع المدير. إذا كانت شركتك تستخدم نموذجًا تملأه مسبقًا قبل الاجتماع ، فقم بتقديم مراجعة الأداء للموظف قبل الاجتماع. هذا يسمح للموظف لهضم المحتويات قبل مناقشتها للتفاصيل معك. يمكن لهذه الإيماءة البسيطة أن تزيل الكثير من العاطفة والدراما من اجتماع مراجعة الأداء.

التحضير للمناقشة

الاستعداد للمناقشة مع الموظف. لا تذهب إلى مراجعة الأداء دون تحضير. إذا قمت بجناحها ، فستفشل مراجعات الأداء. سوف تفوت الفرص الرئيسية للتغذية الراجعة والتحسين ، ولن يشعر الموظف بالتشجيع بشأن نجاحاته. تخدمك الوثائق التي احتفظت بها خلال فترة مراجعة الأداء بشكل جيد وأنت تستعد لمراجعة أداء الموظف.

إذا لزم الأمر ، تتدرب على الممارسات مع موظفي الموارد البشرية أو زميلك أو مديرك. تدوين الملاحظات مع النقاط الرئيسية للتعليقات. قم بتضمين النقاط النقطية التي توضح بوضوح النقطة التي تخطط لجعلها للموظف. كلما تمكنت من تحديد الأنماط وإعطاء أمثلة ، كان الموظف يفهمها بشكل أفضل ويكون قادرًا على التصرف بناءً على الملاحظات.

لقاء مع موظف

عندما تقابل الموظف ، اقضي وقتًا في الجوانب الإيجابية لأدائه. في معظم الحالات ، يجب أن تستغرق مناقشة المكونات الإيجابية لأداء الموظف وقتًا أطول من الوقت الذي تستغرقه المكونات السلبية.

بالنسبة إلى الموظفين ذوي الأداء المتوسط ​​والموظفين المنفذين أعلاه ، ينبغي أن تشتمل ردود الفعل الإيجابية والمناقشة حول كيفية استمرار الموظف في نمو أدائه على غالبية المناقشة. سوف يجد الموظف هذا مجزية ومحفزة.

لا يوجد أداء سلبي لأي موظف - إذا كان الأمر كذلك ، فلماذا لا يزال الموظف يعمل في مؤسستك؟ لكن ، لا تهمل المناطق التي تحتاج إلى تحسين أيضًا. خاصة بالنسبة للموظف الضعيف ، تحدث مباشرة ولا تفرط في الكلمات. إذا لم تكن مباشرًا ، فلن يفهم الموظف خطورة وضع الأداء. استخدم أمثلة من الفترة الزمنية الكاملة التي يغطيها استعراض الأداء.

المحادثة هي مفتاح اجتماع الأداء الإنتاجي

إن الروح التي تتعامل بها مع هذه المحادثة ستحدث فرقًا فيما إذا كانت فعالة. إذا كانت نيتك حقيقية ، لمساعدة الموظف على التحسن ، ولديك علاقة إيجابية مع الموظف ، فإن المحادثة أسهل وأكثر فاعلية.

يجب على الموظف أن يثق في أنك تريد مساعدته في تحسين أدائه. يحتاج أن يسمعك تقول إن لديك ثقة في قدرته على التحسن. هذا يساعده على الاعتقاد بأن لديه القدرة والدعم اللازمين للتحسين.

المحادثة هي الكلمة الأساسية عند تحديد اجتماع مراجعة الأداء. إذا كنت تقوم بكل الكلام أو يصبح الاجتماع محاضرة ، فإن مراجعة الأداء تكون أقل فعالية. سيشعر الموظف كما لو كان قد صرخ وعامل بطريقة غير عادلة. ليس هذا ما تريد أن يشعر به الموظفون أثناء مغادرتهم لمراجعات أدائهم.

تريد موظفًا متحمسًا ومتحمسًا لقدرته على الاستمرار في النمو والتطور والمساهمة. تهدف لاجتماعات مراجعة الأداء التي يتحدث فيها الموظف أكثر من نصف الوقت. يمكنك تشجيع هذه المحادثة من خلال طرح أسئلة مثل هذه.

• ماذا تتوقع أن تكون الأكثر تحديا بشأن أهدافك لهذا الربع؟
• ما هو الدعم الذي يمكن أن يقدمه القسم لك والذي سيساعدك في الوصول إلى هذه الأهداف؟
• ما هي آمالك لإنجازاتك في شركتنا هذا العام؟
• كيف يمكنني أن أكون أفضل مدير لك؟
• كم مرة ترغب في تلقي الملاحظات؟
• ما نوع الجدول الزمني الذي يمكننا إعداده بحيث لا تشعر بالإدارة الدقيقة ، لكنني أتلقى التعليقات التي أحتاجها فيما يتعلق بتقدمك في تحقيق أهدافك؟
• ماذا سيكون جدول أعمال مفيد لاجتماعاتنا الأسبوعية الفردية؟

إذا كنت تأخذ نصائح مراجعة الأداء هذه بعين الاعتبار وتمارس هذه التوصيات في اجتماعات مراجعة الأداء الخاصة بك ، فستقوم بتطوير أداة مهمة لحقيبة أدوات الإدارة الخاصة بك. يمكن أن تؤدي مراجعة الأداء إلى تحسين علاقتك مع الموظفين ، وتحسين الأداء لمؤسستك ، وتحسين التواصل بين الموظفين والموظفين بشكل كبير - وهي بمثابة نعمة للعملاء وعلاقات العمل.

هل انت مستمتع في هذه مقال؟ سترغب في الاشتراك في النشرة الإخبارية المجانية للموارد البشرية الآن لأنك ترغب في قراءة جميع المقالات الجديدة بمجرد توفرها.