كيفية جعل اجتماعاتك إدارة الأحداث الإنتاجية

لست مضطرًا للبحث بعيدًا عن العثور على مقالات من خبراء في إدارة الوقت والمديرين التنفيذيين المنجزين وغيرهم من الخبراء والمدربين الذين يرفضون الاجتماعات ويقترحون عليك تجنب أو تقليص أو الاستغناء عن هؤلاء المبذرون الذين عادة ما يكونون مرهقين.

ومع ذلك ، في بعض الأحيان لدينا فقط للقاء. ونعم ، هناك بعض النصائح الكبيرة المتاحة من الخبراء في إدارة الوقت ، ومراقبة جدول الأعمال وقواعد النظام. يختلف التركيز هنا قليلاً ، حيث يقدم بعض التوجيهات المجربة والحقيقية التي ستساعد المديرين على تحويل خمسة أنواع شائعة من الاجتماعات إلى أحداث غير مؤلمة ومثمرة.

خمسة حلول الاجتماع المشترك

1. القضاء على الموت عن طريق "حول الطاولة" التحديثات. أنت تعرف هذا الاجتماع. حشر ثمانية عشر شخصًا في الغرفة ، ثم اطلب من كل شخص مشاركة تحديث يبدو عادةً كمحاولة لتبرير وجوده وتقديم قضية لتكريسه في قاعة الشهرة الرائعة للموظف. يشتهر المديرون التنفيذيون وكبار القادة بإدارة هذه الاجتماعات ، معتقدين بسذاجة أن هذه طريقة رائعة للجميع لسماع ما يحدث في الشركة. في الواقع ، يضبط الأشخاص معظمهم ويركزون على التخطيط لتحديثاتهم الخاصة التي لن يستمع إليها أحد.

في حين أن: على الإطلاق ، كن مع زملائك أو أعضاء الفريق أو الزملاء الرئيسيين ، لكن لا تستسلم لمقاربة "حول الطاولة". تقديم المعلومات على أساس استثناء. مشاركة الأخبار ذات الصلة ، بما في ذلك النتائج المالية ، أو فوز العملاء الكبار أو تحديثات حول المبادرات على مستوى المؤسسة. أيضا ، تمديد العرض للأفراد لإثارة القضايا الهامة. إذا حدث شيء جدير بالملاحظة وغير معروف على نطاق واسع ، فيجب على شخص ما مشاركته. إذا كانت إحدى المجموعات تحتاج إلى مساعدة من مجموعة أخرى ، فرفع الطلب.

خلاف ذلك ، لا تجبر جميع الحاضرين على المشاركة.

2. اجتماعات الحالة بشكل عام. يمكن أن يكون هؤلاء هم قتلة الوقت الوحشيون ، لا سيما عندما يعتقلون أحداثًا متكررة ويخضعون لإدارة سيئة.

في حين أن : لا تتصل أبدًا باجتماع لشيء يمكنك البحث عنه. استفد من أدوات التكنولوجيا اليومية لضمان الحفاظ على فرق العمل الخاصة بك تحديثًا حاليًا ومرئيًا للحالة ، حيث يمكن للجميع رؤيته بنقرة ماوس. إذا كان يجب عليك الوفاء بخفض وقت الاجتماع المخطط له إلى النصف أو استخدم الطرق السريعة وتشغيل جلسات "الوقوف" القصيرة. كن قاسيا حول الحفريات والانحرافات التي تطيل هذه الجلسات. ركز على مشاركة الحالة واطلب من الأشخاص معالجة المشكلات خارج هذا المنتدى.

3. اجتماعات العصف الذهني غير المنظمة. يتم تسهيل معظم اجتماعات العصف الذهني بشكل سيئ للغاية بحيث ينتهي بنا الأمر إلى قمع الأفكار ، أو دعم فكرة الرئيس أو إنشاء قوائم كبيرة من الأشياء الرائعة في مرحلة ما بعد ، والتي لم يتم سماعها أو رؤيتها مرة أخرى.

في حين أن: اعمل على تحديد موضوع العصف الذهني ومشاركته مع المدعوين قبل الجلسة. جمع مدخلاتهم وتوحيدها ونشرها أو مشاركتها دون الإسناد إلى الأفكار. استخدم الجلسة المباشرة للقفز والبناء على الأفكار المقدمة ، إضافة إلى القائمة. قاوم الرغبة في تقييم الأفكار في هذه الجلسة. دمج التقنيات الأخرى التي تقلل من الضغوط الاجتماعية ، مثل كتابة الدماغ. وفوق كل ذلك ، قم بتوحيد الأفكار وإنشاء عملية لتقييمها وكذلك أرشفتها لتكون مرجعا جماعيا سهلا في الدورات والمواقف المستقبلية.

4. مراجعات العمليات التي تجعل من محاكم التفتيش تبدو تافهة. إذا كنت قد عانيت من أي وقت مضى من خلال جلسة يركز فيها رئيس الاجتماع - عادةً ما يكون مسؤول تنفيذي - على وظيفة واحدة تكافح أو تبحث عن نقطة ضعف في عرض الجميع ثم استجواب الرسل بلا رحمة ، فأنت تعلم مدى تدمير هذا التنسيق. لا تديم هذه العملية.

في حين أن: الحفاظ على الغطس الوظيفية العميقة وامتحانات بروكتولوجيا الشركات الخاصة والتركيز على تبادل مؤشرات التشغيل الرئيسية والمشاكل والفرص. اجتماع المجموعة ليس هو الوقت أو المكان المناسب لتقطيع منطقة ضعيفة الأداء أو فرد. قم بإعداد اجتماع متابعة على الفور ، ولكن لا تُخضع أي شخص آخر لاستجوابك المرئي بشأن هذه المسألة. لا تتراجع عن المساءلة عن التحسين ، ولكن تخلص من القسوة وما يرقى إلى العار العام من مرجع إدارة الاجتماع.

5. الاجتماعات التي تثير قضايا تتطلب قرارات عفوية. بشكل غريب أو مثير للسخرية ، تعد غرفة الاجتماعات واحدة من أسوأ الأماكن لاتخاذ قرارات سريعة. إن طرح مشكلة لأول مرة والدعوة إلى اتخاذ قرار يضع الناس في الحال ، وسوف يكرهونك لاستخدام هذا النهج.

في حين أن: العمل دون توقف قبل اجتماعات المجموعة لإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين في القضايا والخيارات. التماس المدخلات الخاصة بهم ، وعرض وجهات نظركم والعمل لتوسط المصالح المشتركة. استخدم منتدى الاجتماع للتحقق من صحة اهتمامات أصحاب المصلحة وتحديد توصياتهم. على الرغم من أنك قد لا تحصل على القرار الفوري دون خطوة أو خطوتين آخرين ، إلا أنك ستعزز علاقات العمل الخاصة بك مع عملك السابق للدورة.

خلاصة القول الآن

نحن مخلوقات مشتركة بطبيعتها وحتى مع مجموعة متنوعة من الأدوات التكنولوجية التي تمكننا من الاتصال دون أن نكون في نفس المكان ، في بعض الأحيان ، من المفيد أن نكون وجهاً لوجه. استفد من هذه المرة بحكمة وأظهر احترامك للمشاركين من خلال إنتاج اجتماعات تقلل من الاستثمار في الوقت وتعظيم مشاركة المعلومات عالية الجودة في بيئة غير مهددة.