سجلات الموظفين يجب على أرباب العمل الحفاظ عليها

تريد أن تعرف ما سجلات الموظف للحفاظ على صاحب العمل؟ صاحب العمل يحتفظ بأربعة ملفات سجل الموظف لكل موظف. بالإضافة إلى ذلك ، يحتفظ صاحب العمل بملفات سجلات الموظفين الأخرى لجميع الموظفين.

ملفات الموظفين من سجلات الموظفين

يتم الاحتفاظ ملف الموظفين لكل موظف. تحتوي ملفات الموظفين هذه على مستندات سرية ويديرها ويديرها موظفو الموارد البشرية. ملفات الموظفين هي سجلات الموظفين الرئيسية التي يستخدمها صاحب العمل والموظف ومدير الموظف في بعض الشركات.

في حالات أخرى - وهذا هو النهج الموصى به - يقتصر الوصول إلى ملف موظفي الموظفين على الموارد البشرية والموظف الخاضع للإشراف.

تتضمن المستندات النموذجية في ملف الموظفين طلب التوظيف أو نموذج اتصال للطوارئ في العائلة أو سجل الإجراءات التأديبية الموثق أو السيرة الذاتية أو تسجيل موظف استلام إيصال كتيب الموظف أو أوراق تسجيل صاحب العمل عند الإذن أو التقييم الدوري أو تقييم الوظيفة أو الأداء خطة التطوير وشهادات التدريب وأدلة الحضور ومعلومات الاتصال الشخصية الحالية لكل موظف.

لا تحتوي جميع ملفات الموظفين على نفس المستندات ولكن كل ملف من ملفات الموظفين لديه بعض المستندات التي هي نفسها. لا تنتمي وثائق أداء الموظف إلى ملف الموظفين إلا إذا كان ذلك يتطلب إجراءً تأديبيًا أو جائزة أو علامة أخرى على الإنجاز المتميز. تنتمي ملاحظات الأداء اليومية هذه إلى الملف الذي يحتفظ به المديرون لتتبع أداء موظفيهم وأهدافهم وإسهاماتهم.

ملفات الرواتب لسجلات الموظفين

ملفات الرواتب أيضا الحفاظ على سجلات الموظفين. تحتوي ملفات الرواتب على محفوظات وظائف الموظف والإدارات وتغييرات التعويضات والزينة والقروض وغيرها من المعلومات الأساسية لدفع الموظف والاحتفاظ بنسخة من سجل تعويضات الموظف.

سيحتوي ملف كشوف المرتبات أيضًا على تاريخ النماذج الحكومية ، مثل مستندات W-2 و W-4 والضمان الاجتماعي المحتجزة بواسطة الموظف. سيحتوي الملف أيضًا على معلومات مزايا الموظفين وإذن لسحب المدفوعات من راتب الموظف.

الملفات الطبية لسجلات الموظفين

يتم الاحتفاظ بملف الموظف الطبي من قبل صاحب العمل. سجلات الموظفين في الملف الطبي غير متاحة لأي شخص باستثناء الموظفين المعينين في إدارة الموارد البشرية والموظف الذي يتم الاحتفاظ بسجلاته في الملف. تحتوي الملفات الطبية على ملاحظات الطبيب ، وأوراق تطبيق FMLA ، ومعلومات اختبار المخدرات ، والمعلومات المادية المطلوبة ، وغيرها من الوثائق التي تتعلق بالصحة الطبية للموظف أو أحد أفراد أسرته.

الملفات الطبية ، بسبب سرية سجلات الموظفين ، تتلقى أعلى درجة من التخزين الآمن والسرية. يوصى بحفظ الملفات الطبية في أدراج ملفات مقفلة ومغلقة في غرفة لا يمكن الوصول إليها للموظفين بخلاف الموظفين المعينين في الموارد البشرية.

I-9 ملفات سجلات الموظفين

يحتوي ملف I-9 على سجلات الموظفين المحفوظة لجميع الموظفين في ملف واحد منفصل عن سجلات الموظفين الأخرى. يحتفظ أصحاب العمل بسجل الموظف هذا بشكل منفصل عن سجلات الموظفين الأخرى للحفاظ على سرية الموظف من المسؤولين الحكوميين والكيانات الأخرى المصرح لها بمراجعة الموظف I-9s.

سيضمن الاحتفاظ بـ I-9s في موقع منفصل أنه إذا تم اختيارك لمراجعة ملف Federal I-9 ، فلن يتمكن الموظفون الحكوميون من الوصول إلى أي سجلات أخرى حول الموظف أو وظيفتها في مؤسستك باستثناء السجل الفعلي نموذج I-9. تتزايد هذه التحقيقات كل عام ، لذا تأكد من قيام موظفيك بملء استمارات I-9 بشكل صحيح أو قد تكون عرضة للغرامات ووقت السجن المحتمل.

الوصول إلى سجلات الموظفين من قبل الموظفين

يمكن للموظفين عرض سجلات موظفيهم عن طريق الاتصال بأحد موظفي الموارد البشرية خلال ساعات العمل العادية. لا يجوز لأي موظف تغيير أو إزالة أي مستند في سجلاته أو سجلاتها يجب مشاهدته بحضور أحد موظفي الموارد البشرية.

يجب أن يكون لديك سياسة لعرض سجل موظفي الموظفين في كتيب الموظف الخاص بك ومتابعتها بشكل عشوائي فيما يتعلق بطلبات الموظفين لعرض ملفاتهم.

إذا أرسل الموظف طلبًا مكتوبًا للحصول على نسخة من سجلات موظفيه بعد مغادرة وظيفتك ، فيجب عليك إرسال نسخة منها.

في بعض الأحيان ، ستواجه موظفًا يشك في نوع سجلات الموظفين التي يتم الاحتفاظ بها بواسطة قسم الموارد البشرية. هؤلاء هم الموظفون الذين يرجح أن يطلبوا نسخة من ملفات الموظفين الخاصة بهم. مرة أخرى ، دون تمييز ، قم بعمل نسخة من الملف وأرسله. (من المحتمل أن تتلقى ملاحظات تفيد بأن الموظف فوجئت بالوثائق القليلة التي احتفظ بها موظفو الموارد البشرية.)

في بعض الولايات القضائية ، من القانوني فرض رسوم على الموظف مقابل تكلفة نسخ الملف وإرساله.