مهارات الإدارة الأساسية للمبتدئين

المستوى الأول من المهارات الإدارية: يوضح الهرم المهارات الأساسية التي يجب على أي مدير بداية إتقانها. هذا هو أساس هرم المهارات الإدارية ، والذي يوضح المهارات التي يجب على المدير إتقانها لتكون ناجحة ويوضح كيف أن هذه المهارات الإدارية تبني على بعضها البعض نحو النجاح.

مهارات الإدارة الأساسية

هناك أربع مهارات إدارية أساسية يجب على أي شخص إتقانها لتحقيق أي نجاح في وظيفة الإدارة. هذه المهارات الأساسية الأربعة هي لتخطيط وتنظيم وتوجيه والسيطرة وتناقش بشكل منفصل بالتفصيل أدناه.

خطة

التخطيط هو الخطوة الأولى والأكثر أهمية في أي مهمة إدارية. وهي أيضًا الخطوة التي يتم التغاضي عنها في أغلب الأحيان أو تخطيها عمداً. على الرغم من أن مقدار التخطيط والتفاصيل المطلوبة ستختلف من مهمة إلى أخرى ، فإن تخطي هذه المهمة هو دعوة كارثة أكيدة باستثناء الحظ الأعمى. هذا ما يعطينا القول المأثور لـ 6 P's of planning (أو 7 P's اعتمادا على كيفية حسابك).

على الرغم من أن معظم الناس يربطون بين مصطلح التخطيط والتخطيط العام للأعمال ، إلا أن هناك أيضًا مستويات مختلفة من التخطيط:

• تخطيط استراتيجي
• التخطيط التكتيكي
• التخطيط العملي

وهناك أنواع مختلفة من التخطيط:

• التخطيط للكوارث
• مخططات ناجحة
• تخطيط الأزمات
• تخطيط التعويض

تنظم

يجب أن يكون المدير قادراً على تنظيم الفرق والمهام والمشاريع من أجل إنجاز عمل الفريق بأكثر الطرق كفاءة وفعالية. كمدير بداية ، قد تقوم بتنظيم فريق عمل صغير أو فريق مشروع. ستكون هذه المهارات مطلوبة في وقت لاحق من حياتك المهنية عندما تضطر إلى تنظيم قسم أو قسم جديد للشركة.

من الواضح أن هناك الكثير من التداخل بين التخطيط للعمل وتنظيمه. عندما يركز التخطيط على ما يجب القيام به ، تكون المؤسسة أكثر تشغيلًا وتركز أكثر على كيفية إنجاز العمل بشكل أفضل.

عند تنظيم العمل ، تحتاج إلى:

• تحديد الأدوار اللازمة
• إسناد المهام إلى الأدوار
• تحديد أفضل مورد (أشخاص أو معدات) لهذا الدور
• الحصول على الموارد وتخصيصها للأدوار
• تخصيص الموارد للأدوار وتفويض السلطة والمسؤولية لهم.

سواء أكنت قد عينت فريقًا صغيرًا أو مشروعًا لإدارته ، يجب أن يكون المدراء الأساسيين قادرين أيضًا على تنظيم المكاتب وأنظمة البيانات.

قد لا تكون قادرًا على نقل الأشخاص جسديًا من أجل جمع فريقك معًا ، لكن يجب عليك التفكير فيه. من ناحية أخرى ، قد تحتاج إلى نقل العديد من الأشخاص إلى مساحة صغيرة وسيتعين عليك تنظيم الأشياء حتى يتمكن الفريق من العمل بفعالية داخل تلك المساحة. في وقت لاحق من حياتك المهنية ، قد تحتاج إلى تنظيم مكتب لاستيعاب فرق من عدة أقسام مختلفة واحتياجاتهم الخاصة.

ستحتاج أيضًا إلى أن تكون قادرًا على تنظيم جميع الأنظمة التي ستتعامل مع البيانات التي يحتاج فريقك إلى جمعها أو توزيعها. في هذه الأيام ، ربما تكون هذه أنظمة كمبيوتر. يجب أن تقرر ما إذا كنت تريد ، على سبيل المثال ، إعداد صفحات ويب مشتركة على إنترانت الشركة أو مجرد مجلد مشترك على خادم الملفات. كيف ستنظم الأنظمة بحيث يتمكن كل من يحتاج إلى معلومات من الوصول إليها (وأنه غير متاح لأولئك الذين لا ينبغي أن يراها ، مثل منافسيك) إذا احتاج فريقك إلى شيء آخر غير المعلومات أو أنتجها ، فيجب عليك التنظيم بحيث يحصل فريقك على ما يحتاجون إليه ، وعندما يحتاجون إليه ، ويمكنهم أن يطلعوا الآخرين على ما ينتجه فريقك في الوقت المناسب.

لا تنس تنظيم نفسك. سنذهب إلى هذا المستوى الأعلى في المستوى 3 من هرم المهارات الإدارية ، ولكن حتى بصفتك مديرًا أوليًا ، يجب أن تكون قادرًا على تنظيم نفسك ووقتك ومساحتك حتى تكون أكثر فاعلية.

أخيرًا ، تذكر أنه نادراً ما يتم تنظيم الأشياء مرة واحدة. مع التغييرات المستمرة في الموارد والأهداف والعوامل الخارجية ، ستحتاج عادةً إلى إعادة التنظيم للتكيف معها.

مباشرة

التوجيه هو خطوة العمل. لقد خططت ونظمت العمل. الآن عليك توجيه فريقك لإنجاز العمل. ابدأ بالتأكد من أن الهدف واضح للجميع في الفريق. هل يعرفون جميعا ما هو الهدف؟ هل يعرفون جميعا ما هو دورهم في دفع الفريق إلى الهدف؟ هل لديهم كل ما يحتاجون إليه (الموارد ، السلطة ، الوقت ، إلخ) للقيام بدورهم؟

سحب ، لا تدفع

ستكون أكثر فاعلية في توجيه الفريق نحو هدفك إذا قمت بالسحب (قيادتهم) بدلاً من الدفع (الجلوس وإعطاء الأوامر). تريد تحفيز الأشخاص في فريقك ومساعدتهم وإلهامهم نحو أهداف الفريق.

مراقبة

يحاول بعض الكتاب "تخفيف" هذه المهارة من خلال تسميتها "الإحداثيات" أو مصطلحات مماثلة.أفضل التحكم في المصطلح الأقوى لأنه من الضروري أن يكون المدير قادراً على التحكم في أنشطة الفريق.

في الخطوات الموضحة أعلاه ، خططت للعمل ، ونظمت الموارد لتحقيق ذلك بأكبر قدر من الكفاءة ، ووجهت الفريق لبدء العمل. في خطوة التحكم ، تراقب العمل الجاري. يمكنك مقارنة التقدم الفعلي للخطة. يمكنك التحقق من أن المنظمة تعمل كما صممت.

إذا كان كل شيء يسير على ما يرام ، فلن تحتاج إلى القيام بأي شيء سوى الشاشة. ومع ذلك ، نادرا ما يحدث ذلك. يصاب شخص ما بالمرض ، ويستغرق فرز قاعدة البيانات كل تكرار أطول من المتوقع ، حيث يقوم المنافس الرئيسي بتخفيض أسعاره أو حريق يدمر المبنى المجاور ويتعين عليك الإخلاء لعدة أيام أو يؤثر عامل آخر على خطتك. تملي خطوة التحكم الآن أنه يتعين عليك اتخاذ إجراء لتقليل التأثير وإعادة الأشياء إلى الهدف المطلوب في أسرع وقت ممكن.

غالبًا ما يعني ذلك العودة إلى مرحلة التخطيط وتعديل الخطط. في بعض الأحيان قد يتطلب الأمر تغييرًا في المنظمة. وسيكون عليك إعادة توجيه الجميع نحو الأهداف الجديدة وإلهامهم. ثم ، بالطبع ، يمكنك التحكم في الخطة الجديدة وضبط إذا لزم الأمر. تستمر هذه الدورة حتى تكمل المهمة.

أدوات التحكم في المديرين

في خطوة التحكم ، تقوم بتعيين معايير للأداء والجودة ومن ثم تراقب للتأكد من استيفائها. هناك العديد من الأدوات المتاحة لك كما أن هناك أشياء تحتاج إلى مراقبتها.

• أدوات الجدولة - يتيح لك عدد من أدوات البرامج إدخال جدولك ثم تحديث التقدم بانتظام. سيقوم البرنامج بتسليط الضوء على التغييرات في الجدول الزمني حتى تتمكن من تحديد الإجراءات التصحيحية الواجب اتخاذها.
• الضوابط المالية - كمدير ، سيكون لديك عادة ميزانية. ستتيح لك التقارير الصادرة عن وزارة المالية معرفة كيف يتطابق إنفاقك (على الأشخاص والموارد الأخرى) مع الخطة.
• يتحكم الأشخاص - يجب عليك التأكد من أن جميع الأشخاص في فريقك يؤدون أعمالهم كما هو مخطط لها. إذا لم تكن كذلك ، فأنت بحاجة إلى العثور على السبب وإصلاحه. ألا يفهمون الهدف؟ أليس لديهم بعض الموارد أو المهارات التي يحتاجونها؟ هل المهمة كبيرة جدًا بالنسبة لهم وتحتاج إلى تعديل أو تعيين مورد مختلف؟ وظيفتك كمدير تعني إعطاء أعضاء فريقك تعليقات على كيفية تلبية أدائهم للخطة. عندما لا يحدث ذلك ، تحتاج إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية.