نظرة عامة على وظيفة الاستقبال القانوني والواجبات

جدول المحتويات:

واجبات العمل
التعليم
مهارات
الصفات الشخصية
توازن الحياة مع العمل
تعويضات
الآفاق

موظفو الاستقبال القانونيون هم بوابات مكتب المحاماة أو القسم القانوني. إنهم يعملون في مكتب الاستقبال في بهو المحاماة أو في منطقة الانتظار ، ويقومون باستقبال العملاء والزوار والرد على المكالمات الواردة. نظرًا لأن موظف الاستقبال غالبًا ما يكون هو أول شخص يتفاعل معه العملاء والزوار ، فإنه / هي مهم لصورة الشركة ويجب أن يكون مصقولًا ومهنيًا ومتقنًا.

هذه الوظيفة هي وسيلة رائعة لاقتحام المجال القانوني حيث قد يعمل موظفو الاستقبال في مكاتب المحاماة والمكاتب الحكومية والإدارات القانونية للشركات وأماكن المصلحة العامة والمحاكم. أو شركات المحاماة. غالبًا ما تتم ترقية أولئك الذين يتفوقون إلى مناصب أخرى داخل الشركة مثل مشرف استقبال قانوني أو سكرتير قانوني أو شبه قانوني. يتمتع موظفو الاستقبال القانونيون أيضًا بفرصة للتواصل مع جميع مستويات الموظفين داخل مكتب المحاماة - من موظفي غرفة النسخ إلى كبار الشركاء - بالإضافة إلى العملاء والمحامي المعارض والبائعين القانونيين وغيرهم من الزوار.

واجبات العمل

تختلف واجبات موظف الاستقبال القانوني باختلاف بيئة العمل ونوع الممارسة. في المكاتب الأصغر ، قد يتضاعف موظف الاستقبال القانوني أيضًا كسكرتير قانوني لأحد المحامين أو أكثر. واجبات موظف الاستقبال القانونية النموذجية تشمل:

تحية العملاء والزوار والرد على استفسارات الزوار
الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها على نظام هاتف متعدد الخطوط
جدولة وتوجيه العملاء
صيانة وجدولة قاعات المؤتمرات
الحفاظ على منطقة الانتظار أو اللوبي أو الأماكن العامة الأخرى
تقديم القهوة أو الشاي للضيوف
طلب اللوازم
المسح الضوئي والنسخ والفاكس وحفظ المستندات
جمع وتوجيه البريد والحزم تسليمها باليد
التحقق من هوية الموظف وإصدار تصاريح الزائر

في الشركات الأصغر ، قد يتولى موظف الاستقبال القانوني مهام إدارية إضافية مثل الفوترة وإدخال البيانات ومعالجة النصوص وإنشاء ملفات حالات جديدة وصياغة المراسلات البسيطة.

التعليم

مطلوب شهادة الدراسة الثانوية عموما. قد يفضل بعض أرباب العمل بعض التعليم الرسمي أو التدريب المكتبي وكذلك الخبرة في مكتب محاماة. يوفر العديد من أرباب العمل التدريب أثناء العمل.

مهارات

يجب أن يتمتع موظفو الاستقبال القانونيون بمهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء للتواصل مع كبار المحامين والشركاء والعملاء والمحامي المعارض ومراسلي المحكمة والبائعين والموظفين وغيرهم. يجب أن تكون لديهم أيضًا القدرة على تشغيل أنظمة الهاتف متعددة الخطوط والمعدات المكتبية مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات والماسحات الضوئية وآلات النسخ وأجهزة مؤتمرات الفيديو.

مهارات التدقيق الإملائي والنحوي القوية مهمة في أخذ الرسائل الفعالة وصياغة المراسلات والتقارير. الألفة مع المصطلحات القانونية والمصطلحات وفهم مختلف أشكال المكاتب والوثائق القانونية أمر بالغ الأهمية أيضا لهذا المنصب. يجب أن يكون بعض موظفي الاستقبال القانونيين ، وخاصة أولئك الذين يعملون في شركات المحاماة الصغيرة ، على دراية بمعالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات وأنظمة الفوترة.

الصفات الشخصية

نظرًا لأن موظفي الاستقبال القانونيين غالبًا ما يكونون أول اتصال تجاري للزائر مع الشركة أو الشركة ، فإن المظهر المهني والسلوك المصقول أمر مهم. السمات الشخصية الأخرى الضرورية للوظيفة هي:

احترام السرية والسلطة التقديرية
انتبه للتفاصيل
موقف إيجابي متفائل
الصبر في التعامل مع الزوار الصعبة
الجدارة

توازن الحياة مع العمل

يعمل معظم موظفي الاستقبال القانونيين في أسبوع عمل قياسي مدته 40 ساعة ، على الرغم من أن العمل الإضافي قد يكون مطلوبًا. نظرًا لأن موظفي الاستقبال نادرًا ما يسافرون أو يعملون في عطلات نهاية الأسبوع أو في المساء ، فإن هذه المهنة توفر توازنًا ممتازًا للطلاب وأولياء الأمور وغيرهم ممن لديهم مسؤوليات كبيرة خارج مكان العمل. تقاسم الوظائف وترتيبات العمل المرنة الأخرى متوفرة مع بعض أرباب العمل.

يمكن لمطالب مكتب القانون المزدحم والتفاعل مع الشخصيات الصعبة والمواعيد النهائية الضيقة خلق بيئة عمل مرهقة. نظرًا لأن موظفي الاستقبال القانونيين يجلسون لفترات طويلة ويقضون وقتًا طويلًا في استخدام لوحة المفاتيح ، فيمكنهم تجربة إجهاد العين أو أمراض الحركة المتكررة مثل متلازمة النفق الرسغي.

تعويضات

تختلف رواتب موظف الاستقبال القانوني حسب حجم الشركة والموقع الجغرافي والخبرة وغيرها من العوامل. متوسط الأجر بالساعة من موظفي الاستقبال (في جميع الصناعات) في مايو 2015 بلغ 20.77 دولار. نظرًا لأن موظفي الاستقبال القانونيين متخصصون ، يميل موظفو الاستقبال القانونيون إلى كسب المزيد من موظفي الاستقبال ككل. في الشركات الصغيرة والمناطق الريفية ، قد يبدأ موظفو الاستقبال القانونيون الذين ليس لديهم خبرة في الحد الأدنى للأجور. على أعلى المستويات ، يمكن لمشرفي الاستقبال القانوني في نيويورك أو لوس أنجلوس كسب أكثر من 43200 دولار ، وفقًا لمكتب إحصاءات العمل (BLS).

وحصل متوسط 50 في المئة بين 15.94 دولار و 27.76 دولار. أقل 10 في المئة حصل على أقل من 12.86 دولار ، وأعلى 10 في المئة حصل على أكثر من 35.05 دولار. تتراوح الرواتب السنوية بين 26،760 دولار و 72،890 دولار.

غالبًا ما يكسب موظفو الاستقبال القانونيون في ممارسات القانون المزدحم دخلًا أعلى من الراتب الأساسي خلال ساعات العمل الإضافية

الآفاق

من المتوقع أن ينمو التوظيف بوتيرة أسرع من المتوسط بالنسبة لموظفي الاستقبال ، وفقاً لوزارة العمل ، مكتب إحصاءات العمل. نمو الوظائف ، إلى جانب الحاجة إلى استبدال العمال الذين ينتقلون إلى وظائف أخرى أو يتركون قوة العمل ، سيولد عددًا كبيرًا من فرص العمل لموظفي الاستقبال ، وفقًا لتقارير BLS.