إجراء مناقشات صعبة في مكان العمل

المحادثات الصعبة هي شريان الحياة لتحسين الأداء وحل المشكلات للمديرين على جميع المستويات. لسوء الحظ ، يؤخر الكثير من المديرين إجراء هذه المحادثات خوفًا من الانتقام أو لأنهم يعتقدون أن المحادثة ستهدد علاقتهم بالطرف الآخر. من الضروري السيطرة على هذه المشاعر ، وأفضل طريقة لتطوير الثقة من أجل إجراء محادثات صعبة هي اتباع عملية منظمة.

10 نصائح لتحسين راحتك مع المحادثات الصعبة

1. قم بعمل التخطيط: من الضروري ملاحظة ملاحظتك للسلوكيات المعنية ، وقدرتك على ربط تلك السلوكيات بالعمل. تعرف أين تريد أن تذهب المحادثة. يقوم أساتذة التقييم الحقيقيين بتطوير الانضباط لكتابة التدريبات ومحادثاتها المخطط لها. التخطيط المسبق يمنع الأداء الرديء!
2. التوقيت ضروري: إذا كنت قد تلقيت من قبل مراجعة أداء سنوية تضمنت انتقادات لشيء زعم أنك فعلت أو لم تفعله منذ بضعة أشهر ، فأنت تعلم مدى عدم وجود تعليقات لا قيمة لها. إن وظيفتك كمدير هي التأكد من أن التعليقات تكون سلوكية وتركز على الأعمال وفي الوقت المناسب. اقترح شريكي في الكتابة لكتابي الأول ، "الدروس العملية في القيادة" ، أن قيمة التعليقات البناءة انخفضت بنسبة 50٪ كل يوم تأخرت فيه.

   إذا كانت العواطف حارة ، دع الأشياء تبرد قليلاً. بينما انتهيت للتو من دعوتي إلى تقديم ملاحظات في الوقت المناسب - أقرب وقت ممكن من الحادث - إذا تم تسخين الأشياء ، فخذ يومًا لتركها تبرد قليلاً. فقط لا تدعها باقية لفترة طويلة.

1. اختر الإعداد: إذا كان موضوعك الصعب محرجًا أو كنت تتوقع استجابة عاطفية ، فتجنب إعدادات المكتب المفتوح أو قاعات المؤتمرات المزودة بنوافذ زجاجية. لا تخطئ في الجانب الآخر من خلال تحديد الإعداد المصممة للترهيب. يعد الإعداد الخاص المحايد هو الأفضل للمحادثات الأكثر صعوبة. إذا كنت خائفًا من التداعيات الجسدية ، فاستشر ممثلك الخاص الذي قد يقرر حضورك معك.
2. جهز موقفك: من الضروري الخوض في هذه المناقشات بشعور من الثقة وسلوك يظهر لك الهدوء والتزامًا بنتيجة إيجابية. تعتبر نغمة الصوت ولغة الجسد والاتصال بالعيون أمرًا مهمًا. تذكر أن هذه المحادثة مهمة لعملك وفريقك والفرد الذي يجلس أمامك. أدر نفسك لتصوير المستوى المناسب من العزم مع المستوى المناسب من الاهتمام برفاهية الطرف الآخر.

1. استخدم الجملة الافتتاحية التي أعددتها في جلسة التخطيط: يحدد الافتتاح الجيد السلوك ، ويربطه بتأثير العمل ، ويشير إلى الحاجة إلى التغيير. لا تشعر أنك مضطر للالتفاف عليه في المديح. في حين أن بعض ممارسي التغذية الراجعة يقدرون ردود الفعل الإيجابية "الإيجابية" ، إلا أن الكثيرين يعتقدون أن هذا ببساطة يخلط بين الرسالة. وبطبيعة الحال ، يجب أن تعطي ردود فعل إيجابية - عند كسبها - في وقت مبكر وغالبا.
2. لا تفقد السيطرة على المحادثة: لقد وجد أكثر من عدد قليل من المديرين ذوي النوايا الحسنة أنفسهم رأسًا على عقب في هذه المحادثات. إذا كان المشارك يستجيب لبيانك الافتتاحي بشيء مثل ، "حسنًا ، كنت سأفعل ذلك إذا كنت مديرًا أفضل" ، فلا تحصل على موقف دفاعي وتترك المحادثة تتحول إلى جدال حول أدائك. قد يكون الرد المعقول ، "جون ، هذه المحادثة تدور حول السلوك الذي وصفته والتأثير الذي أحدثته على أعمالنا ، وليس على أدائي".

1. لا تنحرف عن طريق محطات المياه: سوف يبكي كل من الرجال والنساء في بعض الأحيان ، وعلى الرغم من عدم ارتياحهم ، إلا أنه غالبًا ما يكون طريقة الفرد في الاستجابة للإجهاد. كن مستعدا بمنديل. إتاحة الوقت لهم لإنشاء. إذا لزم الأمر ، خذ استراحة قصيرة. يمكنك أن تكون متعاطفا مع الموقف ، فقط لا تدع الدموع تعرقل تركيزك على الوصول إلى الدقة الصحيحة.
2. تعزيز الحوار: أفضل المحادثات والمحادثات التي تركز على السلوك هي المناقشات ، وليس المونولوجات. سوف يمنحك الطرف الآخر فتحات لإنشاء مناقشة عند الاقتضاء. دقق لتأكيد الفهم واطلب الأفكار حول تقوية أو تغيير السلوك المعني. أنت تعلم أنه يعمل عندما يقدم الطرف المتلقي أفكارًا عن التحسينات الخاصة به.

1. تذكر أن العمل نحو اتجاهك المخطط للحوار: إذا كان السلوك مهارة أو معرفة ذات صلة ، فاستعد لأفكار للتدريب. إذا كان التدريب يدعم الثقة أو يشجع الفرد على اتخاذ الخطوة التالية ، فضع قبعة التدريب الخاصة بك. إذا كان الموضوع يركز على السلوك غير المقبول ، كرر تأثير العمل على السلوك وتقديم مشورة واضحة بشأن تجنب ذلك في المستقبل. عند التعامل مع أصعب موضوعات الأداء أو السلوك ، يجب أن تكون هناك آثار لعدم الامتثال.

1. بناء خطة عمل معًا: بمجرد اكتساب الوضوح بشأن هذه القضية ، اعمل معًا لتحديد الطريق إلى الأمام. الاتفاق على خطة عمل وتحديد موعد واضح للمتابعة ومناقشة التقدم.

الخط السفلي

يتوقف معظم المديرين عن إجراء ما يرون أنه سيكون محادثة صعبة. السر الآخر هو أن معظم الناس يريدون ردود الفعل ويريدون تحسين. في الاستطلاع بعد الاستطلاع في ورش العمل الخاصة بي ، يعبر الأفراد بأغلبية ساحقة عن رغبتهم في أن يمنحهم مديروهم مزيدًا من التعليقات - بناءة وإيجابية. بدلاً من تأخير خطة النقاش والأداء الوظيفي وتعزيز الأعمال هذه للنجاح واستخدم العملية والنصائح أعلاه لمساعدتك في تعزيز أدائك باستخدام أداة الإدارة المهمة هذه.