كيفية إجراء محادثة صعبة مع موظف

إذا كنت تدير أشخاصًا ، أو تعمل في إدارة الموارد البشرية ، أو تهتم بأصدقائك في العمل ، فستكون هناك فرص جيدة في يوم من الأيام ستحتاج إلى إجراء محادثة صعبة فيه. المحادثات الصعبة تصبح ضرورية لمجموعة متنوعة من الأسباب. ليس من السهل أبدًا إجرائها وأنت تخاطر بالتسبب في عدم التناسق في مكان العمل عندما تطرح موضوعًا على موظف.

لماذا قد تحتاج إلى عقد أمثلة محادثة صعبة

الناس يرتدون ملابس غير لائقة وغير مهنية للعمل. النظافة الشخصية غير مقبولة في بعض الأحيان. السلوك الغزلي يمكن أن يؤدي إلى مشكلة التحرش الجنسي. المكتب الفوضوي ليس علامة على عقل منظم.

علب البوب ​​غير المرتقبة في روائع جميلة مكدسة ترسم النمل. المواد الغذائية المخزنة بشكل غير صحيح في مناطق العمل تجذب الفئران وتغذياتها غير سارة للغاية للشخص الذي يجلس في المكتب التالي.

اللغة المبتذلة غير مهنية. ينتمي الكشف عن الانقسام في نادٍ أو حفلة أو على الشاطئ. ترك الأطباق القذرة ليغسلها الآخرون غير مهذب وغير مهني.

هل واجهت أيًا من أمثلة السلوك هذه التي تستدعي إجراء محادثة صعبة؟ إنها مجرد عينات من أنواع السلوك التي تحث على تلقي تعليقات مسؤولة. سواء أكان مرتكب الجريمة زميلًا في العمل أو موظفًا في فريق الإبلاغ أو ربما رئيسك في العمل ، فأنت مدين له بالوئام والهدوء في مكان العمل والنظافة والعافية في مكان العمل لإجراء محادثة صعبة.

ستساعدك هذه الخطوات على إجراء محادثات صعبة عندما يحتاج الأشخاص إلى تعليقات واضحة ومباشرة ومحترفة.

خطوات تقديم ملاحظات في محادثة صعبة

• طلب إذن لتقديم ردود الفعل. حتى لو كنت رئيس الموظف ، ابدأ بالقول إن لديك بعض الملاحظات التي ترغب في مشاركتها. اسأل ما إذا كان هذا هو الوقت المناسب أو ما إذا كان الموظف يفضل تحديد وقت ومكان آخر. (ضمن السبب ، بالطبع.)

  إن إعطاء الموظف بعض التحكم في كيفية تلقي التعليقات وتوقيتها يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في مدى تقبله للتعليقات الصعبة.

• استخدم إدخالًا بسيطًا لبدء محادثتك الصعبة. لا تغوص مباشرةً في التعليقات - امنح الشخص فرصة للاستعداد لتعليقات محرجة محتملة. أخبر الموظف أنك بحاجة إلى تقديم تعليقات يصعب مشاركتها. إذا كنت غير مرتاح لدورك في المحادثة ، فقد تقول ذلك أيضًا. معظم الناس يشعرون بعدم الارتياح لتقديم ملاحظات حول اللباس أو العادات الشخصية للفرد ، مثل الشخص الذي يتلقى التعليقات. هذا طبيعي وبشري. لا أحد يريد أن يجعل شخصًا آخر حزينًا أو سيئًا. لكن ، أنت مدين لك وللشخص الآخر بفرصة إجراء تعديلات على السلوك ربما تؤثر على فرصهم في النجاح في العمل.

• لا تستسلم لإغراء تضخيم التعليقات عن طريق جعلها من كثيرين ، أو إعفاءًا من مسؤوليتك تجاه التعليقات ، من خلال الإشارة إلى أن عددًا من زملاء العمل قد اشتكوا.غالبًا ما تكون في دور التغذية المرتدة لأن الموظفين الآخرين قد اشتكوا إليك من عادة أو سلوك أو لباس الموظف الذي يتلقى تعليقات صعبة. لا تستسلم لإغراء تضخيم التعليقات عن طريق جعلها من كثيرين ، أو إعفاءًا من مسؤوليتك تجاه التعليقات ، من خلال الإشارة إلى أن عددًا من زملاء العمل قد اشتكوا. وهذا يزيد من الإحراج الذي سيواجهه الشخص ويضر باسترداد الشخص الذي يتلقى تعليقات.

• أفضل ردود الفعل واضحة وبسيطة. لا تغلب حول الأدغال. قل ، "أنا أتحدث معك لأن هذه مشكلة تحتاج إلى معالجتها لتحقيق النجاح في هذه المنظمة."
• أخبر الشخص بالتأثير الذي سيحدثه تغيير سلوكه من منظور إيجابي. أخبر الموظف كيف سيؤثر اختيار عدم القيام بأي شيء على مهنته ووظيفته.
• توصل إلى اتفاق حول ما سيفعله الفرد للتغيير تصرفهم. حدد تاريخ الاستحقاق - غدًا ، في بعض الحالات. قم بتعيين إطار زمني لمراجعة التقدم في الحالات الأخرى. تأكد من اتفاقك أنت والشخص الذي تجري معه المحادثة الصعبة.

• المتابعة بعد وقت قصير من تقديم الملاحظات للتحقق من تقدم الموظف - وبشكل منتظم بعد ذلك إذا لم يتغير شيء أو إذا بدت الحاجة إلى دفع إضافية. حقيقة أن المشكلة موجودة تعني أن التراجع ممكن ؛ قد يحتاج الموظف أيضًا إلى مزيد من التوضيح لردود الفعل لفهمها تمامًا.

  بعد ذلك ، يمكن الحصول على مزيد من التعليقات ، وربما اتخاذ إجراءات تأديبية ، من الخطوات التالية إذا فشل الموظف في الرد بشكل إيجابي على المحادثة الصعبة.

يمكنك أن تصبح فعالا في إجراء محادثات صعبة. التمرين وهذه الخطوات سوف تساعد في بناء مستوى راحتك لعقد محادثات صعبة. بعد كل شيء ، يمكن أن تحدث محادثة صعبة الفرق بين النجاح والفشل للموظف الكرام. اهتم بما يكفي لإجراء المحادثة الصعبة.