كيفية كتابة خطاب الأعمال

هل تحتاج إلى كتابة خطاب عمل؟ ألست متأكدًا من أفضل تصميم لاستخدامه أو ما تريد تضمينه في رسالتك؟ من المهم أن تكون جميع رسائل الأعمال التي تكتبها منسقة بشكل صحيح ومحترفة.

عندما تكتب إلى أصحاب العمل المحتملين ، الزملاء ، والروابط المهنية والتجارية ، فإن تصميم رسالتك لا يقل أهمية عن ما تكتبه.

إذا لم يتم تنسيق الحرف بشكل صحيح ، ولا يحتوي على مساحة كافية بين الفقرات ، ويستخدم نمط أو حجم خط غير تقليدي ، فقد ينعكس عليك بشكل سيء.

إرشادات كتابة رسائل الأعمال

فيما يلي إرشادات لكتابة خطاب عمل ، لذا فإن جميع مراسلاتك تحقق أفضل انطباع.

هوامش

يجب أن تكون هوامش خطاب الأعمال حوالي 1 "في كل مكان. وهذا يعطي رسالتك الاحترافية نظرة غير مرتبة. يجب محاذاة النص الخاص بك إلى اليسار ؛ هذا هو كيف تتم محاذاة معظم المستندات ، مما يجعل خطابك قابلاً للقراءة.

تباعد الحروف

ترك المساحة في رسالتك يخلق مظهرًا واضحًا ومرتبًا وسهل القراءة يقدّره القارئ. يجب أن يكون خطابك بتنسيق كتلة: يجب محاذاة الرسالة بأكملها إلى اليسار ومباعدتها باستثناء مساحة مزدوجة بين الفقرات.

حجم الخط

حجم الخط التقليدي لحرف احترافي هو 12. يجب أن يكون الخط Times New Roman أو Arial. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم ترويسة ، فقد يكون حجم ترويسة في حجم الخط ونمط مختلف.

نوع الخط

ليست هناك حاجة لاستخدام أنماط مختلفة ضمن خطاب احترافي. استخدم خطًا موحدًا (خط طباعة كتاب مثل Times New Roman أو Arial) وتجنب التسطير أو المائل أو الخط المائل. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم ترويسة ، فقد يكون ترويسة في نمط خط مختلف.

نص الرسالة

يجب أن يكون نص خطاب العمل نظيفًا وقابل للقراءة. تجنب كتابة رسالتك في كتلة واحدة كبيرة من النص. تقسيم النص الخاص بك إلى عدة فقرات موجزة. يجب محاذاة هذه الفقرات إلى اليسار ؛ هذا يسمح لتسهيل القراءة. عندما تكمل رسالتك ، اطلب من شخص آخر أن يقرأها لك. اطلب منهم إلقاء نظرة خاطفة على الرسالة. هل يوجد الكثير من النص على الصفحة؟ هل من السهل رؤية الفقرات المتميزة؟

معلومات للتواصل

يجب أن يتضمن القسم الأول من رسالتك معلومات الاتصال الخاصة بك ومعلومات الاتصال الخاصة بالشخص الذي تكتبه أيضًا. أيضًا ، قم بتضمين التاريخ الذي تكتبه في أعلى رسالتك.

رسالة التحية

ما لم تعرف القارئ جيدًا وتوجه إليه عادةً باسمه الأول ، يجب عليك تضمين اللقب الشخصي للشخص والاسم الكامل في التحية (أي "عزيزي السيد جيمس فرانكلين"). إذا كنت غير متأكد من اسم القارئ ، فقم بتضمين لقبه (على سبيل المثال ، "عزيزي المدير التنفيذي للتسويق"). إذا لم تكن متأكدًا من جنس القارئ ، فما عليك سوى ذكر اسمه بالكامل وتجنب العنوان الشخصي (أي "عزيزتي جيمي سميث"). إذا كنت غير متأكد من جنس القارئ واسمه وعنوانه ، فاكتب ببساطة "إلى من يهمه الأمر". اترك سطرًا فارغًا بعد التحية.

فقرات الرسالة

يجب أن تكون فقرات الرسائل المهنية موجزة نسبيًا. قد تتضمن الفقرة الأولى افتتاحًا موجزًا ​​ودودًا وشرحًا موجزًا ​​لسبب كتابتك. يجب توسيع الفقرة الثانية (وأي فقرات لاحقة) بناءً على سبب كتابتك. يجب أن تكرر الفقرة الأخيرة سبب كتابتك وأن تذكر ، إذا أمكن ، خطة العمل الخاصة بك (أو اطلب من القارئ اتخاذ نوع من الإجراءات).

إغلاق

عندما تكتب خطابًا تجاريًا أو رسالة بريد إلكتروني ، من المهم إغلاق رسالتك بطريقة احترافية ، لذلك تكون الرسالة بالكامل ومكتوبة جيدًا.

التوقيع

عند إرسال رسالة ورقية ، قم بإنهاء الرسالة مع توقيعك ، مكتوب بخط اليد ، متبوعًا باسمك المكتوب. إذا كانت هذه رسالة بريد إلكتروني ، فما عليك سوى تضمين اسمك المكتوب.

أخيرًا ، لا تنسَ تهجئة التدقيق والتدقيق في رسالتك قبل إرسالها. مرة أخرى ، اطلب من أحد أفراد العائلة أو صديق أو زميل أن يراجعها لك. من الجيد دائمًا إلقاء نظرة على زوج آخر من العينين لأنه من الصعب التعرف على أخطائنا.

تنسيق رسالة الأعمال

راجع خطاب عمل منسق يحتوي على معلومات حول ما يجب تضمينه في كل قسم من رسالتك.

نموذج رسالة الأعمال

الاسم الاول الاسم الاخير

عنوانك

مدينتك ، الرمز البريدي للدولة

رقم تليفونك

بريدك الالكتروني

تاريخ

اسم جهة الاتصال

عنوان

اسم الشركة

عنوان

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

عزيزي السيد / السيدة. الكنية:

أنا أكتب لأدعوكم لحضور جلسة التواصل التي نقوم بإعدادها لطلاب الدراسات العليا في علوم الكمبيوتر لدينا هنا في جامعة هازلوود. نحن نركز على شركات تكنولوجيا المعلومات ونعتقد أن شركتك ستكون مناسبة تمامًا. إنها دائمًا ما تحظى بحضور جيد وهي طريقة رائعة لملء أي وظائف لديك.

من المقرر عقد هذا الحدث في 30 أبريل من 1 إلى 5 مساءً في مركز هولاند هول للطلاب. إذا كنت مهتمًا ، فيرجى إخبارنا ويمكنني حجز مكان لك أو لمدير التوظيف. لا تتردد في إرسال بريد إلكتروني على [email protected] أو اتصل بي على 555-555-5555 إذا كان لديك أي أسئلة أو ترغب في مزيد من المعلومات.

شكرا لكم.

التوقيع بخط اليد (للحصول على نسخة مطبوعة)

اسمك المكتوب

مزيد من الأمثلة

راجع أمثلة خطابات الأعمال لمجموعة متنوعة من المراسلات التجارية والمهنية والمتعلقة بالتوظيف ، بما في ذلك نماذج وقوالب رسائل ورسائل البريد الإلكتروني.