المهام يجب أن تعرف كيف تفعل بغض النظر عن الوظيفي

يفترض أصحاب العمل أن الأشخاص الذين يقومون بتعيينهم يعرفون كيفية أداء مهام معينة. على سبيل المثال ، يتوقع رئيسك من معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي والرد على الهاتف بشكل صحيح. هذه المهام بسيطة إلى حد ما ، لكن المهام الأخرى أكثر تعقيدًا بعض الشيء - على سبيل المثال الاعتذار عن الخطأ. هذا ليس شيئًا يعرفه الجميع. فيما يلي ثماني مهام ، بعضها بسيط وبعضها الآخر ، يجب على الجميع إتقانها:

1. إرسال بريد إلكتروني احترافي: إذا كان عمرك أقل من 30 عامًا ، فمن المحتمل أنك تستخدم البريد الإلكتروني منذ أن عرفت كيفية الكتابة. ما قد لا تعرفه هو وجود فرق كبير بين إرسال بريد إلكتروني إلى أصدقائك واستخدام هذه الوسيلة للمراسلات المتعلقة بالعمل. عند الكتابة إلى أصدقائك ، قد تكتب بكل الحروف الصغيرة ، وتستخدم اللغات العامية والمختصرات ، وربما تترك حتى الأخطاء الإملائية والنحوية السيئة. تباين ذلك مع البريد الإلكتروني الاحترافي ، حيث تكون هذه الأشياء نفسها من بين "لا" ، والتي يجب أن تكون منتبهاً عند المقابلة مع زملاء العمل أو رئيسك أو العملاء.

1. كتابة مذكرة أو خطاب عمل: من الصعب تخيل الحاجة إلى إرسال نسخة ورقية من مذكرة أو خطاب بدلاً من رسالة بريد إلكتروني ، ولكن قد يحدث ذلك. في حالة حدوث ذلك ، يجب أن تعرف كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.
2. الرد على الهاتف وإجراء المكالمات الهاتفية: كنت تقوم بإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية طوال حياتك. بالطبع ، أنت تعرف كيفية القيام بهذه المهمة البسيطة للغاية: يمكنك التقاط الهاتف وقول مرحبًا (أو في حالة إجراء مكالمة ، اسأل الشخص الذي تريد التحدث إليه). هذا جيد للمكالمات الهاتفية الشخصية ولكن ليس للمكالمات التجارية. عندما ترد على مكالمة ، حدد هويتك دائمًا وحدد اسم إدارتك أو شركتك. أعط اسمك للشخص الذي يرد على الهاتف عندما تكون المتصل ، ثم أخبره أو هي بمن تحاول الوصول إليه.

1. تقديم مقدمات: عندما تقابل شخصًا جديدًا ، من المهذب تقديم نفسك له. من الجيد أيضًا تعريف الناس ببعضهم البعض. في المواقف المتعلقة بالعمل ، من الأفضل دائمًا استخدام الأسماء الأولى والأخيرة. على سبيل المثال ، قل "مرحبًا ، أنا ماري سميث" عندما تقابل شخصًا للمرة الأولى. يمكنك أيضًا القيام بذلك عندما تصادف شخصًا قابلته من قبل ولكن لا تتذكر اسمه. في هذه الحالة ، يمكنك إضافة "أعلم أننا التقينا من قبل ولكن أخشى أنني نسيت اسمك". هناك احتمالات أنهم لا يتذكرونك أيضًا! عند تقديم الآخرين يقولون ، على سبيل المثال ، "جون جونز ، أود منك أن تقابل بيتر سميث."

1. أخذ دقائق في اجتماع: تنطوي العديد من الوظائف على حضور الاجتماعات ، على الأقل في بعض الأحيان. غالبًا ما يلزم الاحتفاظ بسجلات مكتوبة تسمى محاضر لهذه التجمعات. في مرحلة ما ، قد يطلب منك الشخص الذي يدير الاجتماع أخذ هذه المحاضر. عند القيام بذلك ، يجب عليك تسجيل أسماء الحاضرين الحاضرين وتدوين الملاحظات التي تلخص كل شيء يناقشونه بعناية. سيكون عليك أيضًا كتابة الدقائق بعد الاجتماع.
2. كتابة قائمة "المهام الواجبة": في كثير من الأحيان أو في بعض الأحيان ، قد تضطر إلى توفق مهام متعددة. أفضل طريقة لتتبعهم جميعًا هي الاحتفاظ بقائمة "المهام". اكتب جميع المهام التي تكون مسؤولاً عنها ، مع تحديد الأولويات حسب تواريخ الاستحقاق. سواء كنت تستخدم تطبيقًا للهاتف أو برنامج كمبيوتر أو قطعة من الورق ، تأكد من أنه يمكنك التحقق من العناصر أو شطبها عند إكمالها. أيضا ، لاحظ التاريخ. لا تحذف العناصر لأنك تريد أن تكون قادرًا على تتبع العناصر التي أكملتها.

1. الاعتذار عن خطأ: من أجل الاعتذار عن خطأ ما ، يجب عليك الاعتراف بأنك ارتكبت ذلك. هذا شيء صعب ، لكنه ضروري. من الضروري أن تتصرف بسرعة - بمجرد إدراكك لخطأك ، تحدث إلى رئيسك في العمل أو أي شخص آخر سيحدث. حاول أن تضع خطة في الاعتبار لتصحيح الخطأ.
2. استدعاء المرضى: لا أحد يحب المرض ، ولكن أكثر من ذلك ، معظم الناس يكرهون دعوة المرضى للعمل. دفعنا سوق العمل غير المستقر إلى الاعتقاد بأن وجودنا في المكتب (أو أينما كان مكان عملك) له أهمية قصوى. في حين أنه من الصحيح ألا تأخذ أيام مرضية دون داع ، إلا أنك يجب أن تحاول تجنب إصابة زملائك في العمل. البقاء في المنزل إذا كان لديك شيء يمكنهم اللحاق به! تأكد من اتباع إجراءات إخطار صاحب العمل.