ما هي مصاريف السفر التي سيدفعها أصحاب العمل؟

نفقات السفر هي النفقات التي يقوم بها الموظف أثناء السفر في أعمال الشركة. يمكن أن تشمل أعمال الشركة المؤتمرات والمعارض واجتماعات العمل واجتماعات العميل والعميل ومعارض الوظائف والدورات التدريبية ومكالمات المبيعات ، على سبيل المثال.

يمكن أن تشمل المصروفات الإقامة ، واسترداد الأميال الشخصية للسيارة ، والرحلات الجوية ، والنقل البري ، ونصائح للجولات ، والوجبات ، ونصائح للنادلين ، وخدمة الغرف ، وغيرها من النفقات العرضية التي قد يتعرض لها الموظف أثناء السير على الطريق.

تم العثور على النفقات التي ستقوم المنظمة بسدادها في سياسة السفر التجاري للشركة. تعرف على سياسة شركتك نظرًا لأنه يمكن تغطية النفقات ، والتي تختلف مثل التنظيف الجاف وعضوية الصالة الرياضية ، للموظفين في رحلات طويلة بالإضافة إلى تكاليف السفر المتوقعة والإسكان والوجبات.

نفقات السفر للعاملين في مهام طويلة الأجل

عند استخدام مرافق الإسكان طويلة الأجل للموظفين المسافرين ، يوفر العديد من أصحاب العمل أيضًا فرصًا لعائلة الموظف لزيارتها عندما يسافر الموظف على نطاق واسع في عمل لصاحب العمل. عندما يتم تعيين موظف إلى موقع شركة أخرى على أساس مؤقت ، فإن أصحاب العمل يدفعون أحيانًا لعائلة الموظف لزيارتها على فترات زمنية محددة.

يسعى أصحاب العمل إلى توفير خيارات ذات قيمة للموظفين الذين هم بعيدون عن المنزل والأسرة لفترات طويلة من الزمن. تحتاج إلى الاستفادة من أي امتيازات السفر التي يقدمها صاحب العمل لبناء معنويات وتفاني الموظفين.

يعد الترفيه الذي يقدمه العميل في المؤتمرات ومكالمات المبيعات والزيارات في الموقع مصروفات أخرى قابلة للاسترداد ، لكن عليك أن تعرف سياسات الشركة الخاصة بك حتى لا تتجاوز الحدود الموضوعة على تكاليف الترفيه.

تعرف أيضًا على سياسة شركتك الخاصة بمنح رصيد أميال الطيران. أنه يختلف. تسمح بعض الشركات للموظفين بتجميع أميال السفر بالطائرة التي يمكنهم استخدامها للسفر الأسري الشخصي. يتراكم لدى بنك آخر أميال السفر التي يستخدمونها لتغطية سفر رجال الأعمال الإضافي. مرة أخرى ، معرفة سياسات الشركة أمر بالغ الأهمية.

كيف يدفع أصحاب العمل مصاريف سفر الموظف؟

عادةً ما تدفع المنظمات مصاريف سفر الموظفين بهذه الطرق الثلاث.

شركة بطاقات الائتمان

يتم إصدار بطاقات الائتمان للموظفين الذين يتعين عليهم السفر بشكل متكرر للعمل. قد يتقاضى الموظفون معظم النفقات التي يتحملونها في رحلة عمل إلى بطاقة ائتمان الشركة. لتسديد الرسوم الطارئة مثل النصائح والوجبات السريعة ، سيحتاج الموظفون إلى ملء تقرير المصاريف عند عودتهم من رحلتهم.

تعتبر بطاقات الشحن مناسبة للموظفين حيث لا يتعين عليهم الحصول على المال لدفع مصاريف العمل قبل السداد. كن على دراية بسياسات شركتك ، قد لا تزال بحاجة إلى تشغيل الإيصالات والمستندات الداعمة الأخرى حتى عند تحصيل هذه النفقات من بطاقة الائتمان.

السيولة النقدية

تطلب المنظمات التي لا تمتلك بطاقات ائتمان خاصة بشركة الموظف من الموظفين ملء تقرير استرداد النفقات عن كل نفقات أثناء وجود الموظف على الطريق. أنها تتطلب عادة الإيصالات ومستوى من التبرير لكل حساب.

نادراً ما تطلب منظمة ما من الموظفين دفع مصاريف التذاكر الكبيرة مثل السفر جوا والسفر لاحقًا. سيدفع أمر شراء الشركة أو بطاقة ائتمان الشركة مصاريف كبيرة مقدما. لكن غالبًا ما يُطلب من الموظفين دفع مبالغ نقدية مقابل مصروفات السفر اليومية التي يتم سدادها لاحقًا.

كل يوم

البدل اليومي هو بدل يومي لمبلغ معين من المال يمنح للموظف لتغطية جميع النفقات. الموظف مسؤول عن اتخاذ خيارات حساب نفقة سليمة ضمن معايير مقدار الأموال التي يتم تخصيصها له يوميًا.

تقوم بعض الشركات بالدفع مباشرة مقابل النقل والإسكان ولكنها تمنح الموظفين المسافرين بدلًا يوميًا لجميع المصاريف الأخرى بما في ذلك الوجبات والنقل البري. من المعروف أن الموظفين يصرون على الإنفاق للحفاظ على الأموال الإضافية من البدل اليومي. الشركات عموما تسمح بذلك.

المعرفة بسياسات مصاريف سفر صاحب العمل هي مسؤولية الموظف

يُنصح الموظفون الذين يسافرون بغرض العمل بالبقاء على اطلاع على سياسات سفر الشركة والتكاليف التي يتم تغطيتها لسداد التكاليف. النفقات التي تقع خارج نطاق السياسات لا يتم سدادها أو تغطيتها بشكل عام.

الإيصالات مطلوبة من قبل معظم الشركات باستثناء الشركات التي تدفع بدل يومي. من المحتمل أن يكون لشركتك نموذج يتوقعون من الموظفين استخدامه لتحويل مصاريف السفر.

للبقاء على رأس النفقات القابلة للاسترداد ، غالبًا ما يتم إعطاء الموظفين موعدًا نهائيًا يحتاجون فيه إلى تقديم تقرير مصروفات وتحويل الإيصالات السارية. سيكون لدى قسم الشؤون المالية إرشادات تساعده على البقاء محدثًا.

إذا كانت لديك أسئلة حول ما الذي يمثل نفقات السفر المناسبة في مؤسستك ، فتحقق من مديرك والموارد البشرية. أنت لا تريد إنفاق المال والحصول على مفاجأة في وقت لاحق.

أكثر ذات الصلة للموظف سفر الأعمال والنفقات

• 10 نصائح لخفض تكلفة السفر التجاري
• هل يجب على الموظفين مشاركة الغرف؟