كيفية إنشاء برنامج اقتراح الموظف الناجح

تتعثر عيوب برنامج اقتراح الموظف الخاطئ في العديد من الأساطير وغالبًا ما يسهل تجنبها. يمكن أن يؤثر برنامج اقتراحات الموظفين الذي تم إنشاؤه بعناية ، والذي تم إطلاقه بالتزام تنظيمي ووضوح وتواصل مستمر ، تأثيراً إيجابياً على ربحك الأساسي وتحفيز موظفك وحماسك.

يمكن أن يؤدي برنامج اقتراح الموظف الذي يتم إدراكه على نحو غير صحيح ، والذي تم إطلاقه على عجل ، وغير معروف إلى إيقاف تشغيل الأشخاص وتوليد سوء النية والسخرية وسوء الفهم. هذا هو مصير العديد من برامج اقتراحات الموظفين التي يتم إطلاقها دون تفكير عبر صندوق اقتراحات الموظفين.

هل تحتاج شركتك إلى برنامج اقتراح الموظف؟

قبل إطلاق برنامج اقتراح الموظف ، فكر في ثقافة شركتك. هل تتلقى حاليًا أفكارًا جديدة ومدروسة؟

هل تتسرب اقتراحات الموظفين بالفعل إلى السطح في اجتماعات الموظفين وفي محادثة غير رسمية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فربما يكون هناك ما يبرر استخدام طرق غير رسمية أكثر لتطوير أفكار جديدة بدلاً من برنامج اقتراح الموظف أو صندوق اقتراحات الموظفين.

ربما يمكنك جدولة جلسات العصف الذهني في الأقسام أو توليد أفكار حول مواضيع معينة أثناء أجزاء من اجتماع الموظفين الأسبوعي. يمكنك تعيين يوم في الشهر على مأدبة غداء يُطلب من كل موظف فيها تقديم فكرة واحدة على الأقل.

يمكنك أن تطلب من مديريك إحضار ثلاثة أفكار للموظفين إلى اجتماع كل مدير. الإبداع يخدمك بشكل جيد في توليد الأفكار.

إذا لم يكن الأمر كذلك ، فابدأ بسؤال ماذا عن ثقافتك تخنق الأفكار حاليًا؟ هل ستستمر هذه المشكلات عند تنفيذ برنامج اقتراح الموظف؟ إذا كان الأمر كذلك ، فيجب أن يلغي برنامج اقتراح الموظف الناجح حواجز الطرق هذه أو يتحايل عليها قبل أن تبدأ.

يجب تصميم وتنفيذ برامج اقتراحات الموظفين ، بما في ذلك صندوق الاقتراحات الذي يتم تنفيذه في كثير من الأحيان ، بعناية فائقة لأنها غير عملية ويصعب مواجهتها وتستغرق وقتًا طويلًا ، ويمكن أن تسبب مشاعر أكثر صعوبة من النتائج الإيجابية ويجب إدارتها بصرامة ونزاهة.

عناصر في برنامج اقتراح الموظف الناجح

لقد نجح عدد قليل من برامج اقتراحات الموظفين ، لكن برامج اقتراح الموظف التي نجحت في مشاركة عناصر النجاح المشتركة. قد تتوقف مؤقتًا عن عدد العوامل التي تعتبر مهمة لنجاح برنامج اقتراح الموظف ، ولكن هذه عوامل شائعة في أي عملية عمل ناجحة تستغرق وقتًا من الموظف وتوفر إمكانية الحصول على مكافآت وتقدير كبير.

إذا تابعت برنامج اقتراح الموظف ، فيجب أن يحدث ما يلي لنجاحه.

قم بتعيين فريق مراجعة للاقتراحات الوظيفية

يجب على الفريق متعدد الوظائف مراجعة الاقتراحات التي يجب الاعتراف بها في غضون 48 ساعة. إذا كان هذا الفريق يضم جميع المديرين أو جميع المديرين ، فيمكن اعتباره بعيدًا عن اللمس أو يعرقل التغيير. ومع ذلك ، سيكون لديه القدرة على تنفيذ الاقتراحات التي يتلقاها.

إذا كانت تنطوي على موظفين آخرين ، يمكن أن تستغرق العملية وقتًا طويلاً ويُنظر إليها على أنها تخدم المصالح الذاتية. تصبح اتفاقية الإدارة العليا والملكية خطوة ثانية في عملية الموافقة. يجب أن يكون الأشخاص في الفريق على استعداد للتغيير وأن يكونوا على استعداد لأن يسألوا "لماذا لا" بدلاً من "لماذا"؟

يجب أن يتم تمثيل الشؤون المالية ، وخاصةً ، وجميع الإدارات الأخرى في فريق مراجعة الاقتراح. إذا قام المديرون أو المديرون بمراجعة الاقتراحات ، فيجب أن تكون المراجعة جزءًا من اجتماع يتم جدولته بانتظام ، مع توزيع الاقتراحات والنظر فيها مقدمًا.

إذا كان الفريق يجتمع أكثر من شهر ، فسيصبح العمل أكثر مما يرغب الناس عادة في القيام به. قم بتناوب أعضاء هذا الفريق من 4 إلى 6 مرات في السنة ، ولكن ليس جميع الأعضاء في وقت واحد ، إذا كان فريق الموظفين متعدد الوظائف هو أداة مراجعة الاقتراح التي اخترتها. يجب أن يعكس اختيار أعضاء الفريق لفريق مراجعة الاقتراح كيف يتم إنجاز الأعمال بشكل عام في ثقافتك.

إليك المزيد من الأفكار لتصميم وإدارة برنامج اقتراح الموظف الفعال - ما وراء مربع الاقتراحات.

وضع مبادئ توجيهية لبرنامج اقتراح الموظف الخاص بك

التواصل علنًا مع عملية تقديم الاقتراح ومراجعته

يجب أن يتم الإعلان عن العملية المتفق عليها لتقديم الاقتراحات ومراجعتها في برنامج اقتراحات الموظفين. شارك جميع الإرشادات ، وخاصة الأهداف التي تحاول تحقيقها ، من خلال بدء برنامج اقتراح الموظف.

وضع مبادئ توجيهية لعملية اقتراح الموظف

ستحتاج إلى تعيين إرشادات مثل الموضوعات المفتوحة للاقتراحات. من المحتمل أن تشمل هذه الأفكار التي تؤثر في توفير التكاليف والجودة والإنتاجية وتحسينات العملية وتوليد الإيرادات وتحسين الروح المعنوية.

خلاف ذلك ، كمدير لشركة صغيرة في ولاية فلوريدا اكتشف عندما وعد بمبلغ 25 دولارًا لكل موظف اقتراح في مربع اقتراحات الموظف ؛ تلقى سلسلة من اقتراحات الموظفين التي شملت هذه. وضع آلة الآيس كريم في غرفة الغداء ، ووضع آلة تفرقع الذرة في غرفة الغداء وأي موظف يفي بأرقام الإنتاج اليومية يجب أن يكون قادراً على العودة إلى المنزل بغض النظر عن الوقت من اليوم.

يجب أن يقدم اقتراح الموظف تفاصيل حول التحسين

يجب أن يكون اقتراح الموظف أكثر من مجرد اقتراح. يجب أن يقدم بعض التفاصيل حول كيفية اعتقاد مقدم الاقتراح أنه ينبغي تنفيذ الاقتراح. من السهل التخلص من فكرة ما ، لذا عليك أن تطلب أن ترافق التفاصيل الإضافية الفكرة لا خطة عمل كاملة - ولكن على الأقل أكثر تفصيلاً من فكرة.

يجب أن يصف اقتراح الموظف التأثير المحتمل

بالتأكيد تتطلب "لماذا" و "كيف" ستؤثر الفكرة على الشركة ، بما في ذلك تحليل التوفير في التكاليف. في الوقت نفسه ، ضمن هذه المعايير ، يجب أن تكون عملية الاقتراح بسيطة. لدى إحدى الشركات التي حاولت التماس اقتراحات الموظفين نموذج اقتراح الموظف المكون من ثلاث صفحات وتساءل المديرون عن سبب عدم تلقيهم أي اقتراحات للموظفين.

التعامل بشكل مختلف مع اقتراحات حول وظيفة الموظف الخاصة

لا ينبغي النظر في الأفكار المرتبطة بشكل متكامل بعمل الشخص أو التعامل معها بشكل مختلف. في تويوتا ، يتم إنشاء ملايين الاقتراحات كل عام. السبب في أن لديهم الكثير من اقتراحات الموظفين هو أن موظفيهم يركزون عن كثب على تحسين وظائفهم.

يفكر الموظف في فكرة التحسين ، ويشاركها مع مشرفه ، ثم ، إذا اقتضت الضرورة ، يتم تنفيذ الفكرة على الفور. لا توجد عملية تستغرق وقتًا طويلاً أو مجموعة من المديرين الذين يجب عليهم التفكير في معظم الأفكار. في هذا السيناريو ، يجب أن يكون المديرون قادرين على مكافأة الأشخاص الذين يتوصلون إلى أفكار تتناسب مع معايير البرنامج.

وضع الموظف المسؤول عن برنامج اقتراح الموظف

تحتاج إلى تعيين مسؤول لبرنامج اقتراح الموظف الذي سيتأكد من أن العملية تتحرك كما وعدت. وجدت شركة تصنيع متوسطة الحجم في ميشيغان نفسها مع قائمة تضم أكثر من مائة اقتراح تم إيقافها في لجنة مراجعة أبقت على تأجيل الاجتماعات. يالها من مغفل معنوي للأشخاص الذين حولوا هذه الأفكار على أمل أن ينظروا فيها.

التواصل عملية الاقتراح والأهداف

قم بتوصيل العملية التي تم تحديدها علنًا بكل الإرشادات وخاصة الأهداف التي تحاول تحقيقها من خلال بدء برنامج اقتراح الموظف. قم بتعيين إرشادات مثل الموضوعات المفتوحة للاقتراحات: وفورات في التكاليف ، والجودة ، والإنتاجية ، وتحسين العمليات ، والأفكار المدرة للدخل ، وتحفيز الموظفين المحسن ، والروح المعنوية الإيجابية.

يحتاج أحد كبار المديرين إلى دعم برنامج اقتراح الموظف والجلوس في لجنة التقييم. هذا يضفي مصداقية على برنامج اقتراح الموظف ويجعل المقترحين يشعرون بالأهمية.

إليك المزيد من الأفكار لتصميم وإدارة برنامج اقتراح الموظف الفعال - ما وراء مربع الاقتراحات.

المكافآت والتقدير في برنامج اقتراح الموظف الخاص بك

يجب تحديد مكافأة الاقتراحات المنفذة بوضوح على الواجهة الأمامية. إذا كان اقتراح الموظف هو فكرة توفير التكاليف ، في العديد من برامج اقتراح الموظفين ، يحصل الموظف على نسبة مئوية من وفورات التكلفة: في كثير من الأحيان يمكن لهذه الجائزة أن تساوي خمسة وعشرين في المئة من وفورات التكلفة المثبتة.

عند التفكير في برنامج اقتراح الموظف الخاص بك ، أدرك أن من الصعب "توفير" وفورات في التكاليف إذا لم يكن لديك أرقام جيدة تحدد العملية قبل تنفيذ اقتراح الموظف. لذلك ، غالبًا ما تكون الخطوة الأولى في تنفيذ اقتراح توفير التكاليف هي "قياس" العملية للتأكد من أنك تعرف كيفية أداء العملية حاليًا.

تحتاج الأفكار العملية الأخرى الأقل قابلية للقياس إلى مكافأة قياسية محددة.في كثير من الأحيان ، يكون التقدير هو الأهم بالنسبة للموظف.

يمكن أن تشمل المكافآت البضائع التي تحمل شعار الشركة ، وشهادات الهدايا ، والغداء مع مدير من اختيار الموظف ، وحفل عشاء فصلي ، ويشير إلى شراء سلع أكثر تكلفة من الفهارس.

في الواقع ، نظرًا لصعوبة قياس نتائج العديد من اقتراحات الموظفين ، تقدم بعض الشركات مكافآت التقدير هذه حتى عند إضافة الأفكار إلى الحد الأدنى. هذا ليس حافزًا مثل تلقي الموظف لجزء من المدخرات المحققة خلال فترة زمنية محددة مثل السنة.

ردود الفعل في برنامج اقتراح الموظف الخاص بك

اجعل ردود الفعل للأشخاص ذوي الاقتراحات خاصة ، خاصة إذا تم رفض الفكرة. وإلا ، فإن الناس سوف يبغضون أن يبقوا أعناقهم عن طريق تقديم اقتراحات غير عادية ، وربما أكثرها ثراءً.

من ناحية أخرى ، عندما يتم تنفيذ اقتراح الموظف ويؤدي إلى مكافأة ، نقر علنًا بالمساهمة في اجتماع للموظفين ، بإذن من الموظف المعني. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك نشر اقتراح الموظف وأسماء الموظفين في فريق التنفيذ والمكافأة الممنوحة لهذا الاقتراح.

إن إبقاء المشاركين في برنامج اقتراحات الموظفين على دراية بتقدم اقتراحاتهم في البرنامج أكثر أهمية من تزويد مقدم الطلب بإجابات سريعة. الموظفين يريدون فقط معرفة ما يحدث على طول الطريق مع أفكارهم.

في العديد من المؤسسات ، يبدو أن الاقتراحات تختفي في حفرة مظلمة قد لا تظهر منها لعدة أشهر - فشل مضمون لبرنامج اقتراح الموظف.

تتمثل الطريقة الشائعة لتنفيذ الاقتراح في تضمين مقدم الطلب في أي فريق تنفيذ. هذا أيضا يبقي الاقتراحات تحولت في معقول. كحد أدنى ، إذا تم قبول الاقتراح ، يجب أن يكون لديك جدول زمني للتنفيذ يدركه مقدم الطلب ويفهمه.

المزيد من المؤشرات لبرنامج اقتراح الموظف الناجح

تحتاج برامج اقتراحات الموظفين إلى التأكيد على جودة الاقتراحات بدلاً من التركيز على عدد الاقتراحات. تشجع العديد من البرامج على عكس ذلك ، وهو أحد الأسباب التي تجعل الناس يصابون بالإحباط بسهولة معهم ؛ أنها لا توفر الكثير من المال مقابل المال والوقت المستثمر.

لا يتم تشجيع اقتراحات الموظفين المجهولين كجزء من عملية اقتراحك أو مربع اقتراحات الموظف. يجب أن يكون الناس على استعداد للوقوف علنا ​​وراء أفكارهم. على الأقل ، هذا هو نوع ثقافة الشركة التي تحتاج إلى تشجيعها لإنشاء مؤسسة ناجحة.

في الواقع ، بيتر بلوك ، أحد معلمي تطوير المؤسسات الأكثر أهمية الذي يعمل اليوم ، يعارض أي ملاحظات مجهولة المصدر (من استطلاعات رأي الموظفين وما إلى ذلك) بسبب تشجيع ثقافة ردود الفعل المجهولة. هل سيتحول بعض الموظفين إلى اقتراحات؟ ربما ، ولكن اسأل نفسك ما نوع الشركة التي تريد إنشاءها؟ تريد تشجيع الموظفين على ممارسة الشجاعة التنظيمية.

مكافأة ليس فقط الموظفين الذين يقدمون الأفكار الفائزة. كافئ واعترف بالمديرين والمشرفين الذين قاموا بأفضل عمل من خلال تشجيع اقتراحات الموظفين والخروج من التقدم.

ضع في اعتبارك أيضًا تضمين العملاء والموردين كاقتراحين ، خاصة وأن برنامج اقتراح الموظف ينضج وينجح.

تم تنفيذ العديد من برامج الاقتراحات في الماضي. فشل معظم بسبب فشل المنظمات في إيلاء الاهتمام لهذه النقاط.

يميل الناس إلى بدء برامج غير محددة غامضة تفشل في تحديد المكافآت واستراتيجيات التنفيذ وأنظمة الاتصالات. الناس ، الذين فشلوا في الحصول على ردود الفعل في الوقت المناسب ، والتوقف عن تقديم الأفكار.

إذا أصبحت كل فكرة "لماذا يجب علينا" بدلاً من "لماذا لا ينبغي لنا" ، فإن الناس يشعرون بالإحباط بسرعة. تصبح العملية مزحة. أو ، يتم ببساطة تجاهل عملية الاقتراح أو المربع. كم عدد صناديق الاقتراحات الفارغة الموجودة في الشركات في أمريكا؟ أكثر مما كنت تهتم العد. استخدم هذه الاقتراحات للتأكد من ازدهار عملية اقتراح الموظف أو البرنامج.