كيفية إعطاء ملاحظات للموظفين الدفاعيين

تعد التغذية المرتدة واحدة من أقوى الأدوات في مجموعة أدوات المدير لتعزيز الأداء في مكان العمل.

• تركز التعليقات الإيجابية على تحديد وتعزيز السلوكيات التي تعزز الأداء العالي.
• تركز التعليقات البناءة - التي يشار إليها غالبًا على أنها تعليقات سلبية - على تحديد وتشجيع التغيير في السلوكيات التي تنتقص من الأداء العالي.

تقتصر التغذية الراجعة الفعالة على السلوك (سواء كان سلبيًا أو إيجابيًا) ويتم تسليمها في أقرب وقت ممكن من الحدوث. بينما يقدّر المحترفون المتحمسون ردود الفعل الإيجابية والبناءة ، فإن المديرين غالبًا ما يكونون غير مرتاحين في إيصالها ، خاصةً أي شيء يُعتبر سالبًا. في الدراسات الاستقصائية والدراسات البحثية ، يشعر المديرون الذين يكافحون من أجل تقديم تعليقات بناءة بالقلق من عدم إبداء إعجابهم أو الخوف من إنشاء حادثة من خلال تقديم النقد.

باتباع الاقتراحات الموضحة وممارستها ، يمكن للمدير إخراج الخوف من تقديم تعليقات سلبية وتحويل المحادثة إلى حدث بناء.

10 نصائح لمساعدتك على تقديم ردود فعل سلبية

1. الحصول على عواطفك تحت السيطرة. لا تريد انتقاد تصرفات شخص آخر عندما تكون غاضبًا أو غاضبًا. إذا كانت درجة حرارة الجو حاراً ، خذ الوقت الكافي لتهدئة الأشياء. على الرغم من أن الملاحظات الفعالة والبناءة يتم تسليمها في أقرب وقت ممكن من الحادث المرصود ، إلا أنه إذا تم تسخين الموقف ، فمن الجيد تحديد موعد للاجتماع في اليوم التالي.
2. لا تقم أبدًا بتقديم تعليقات سلبية أمام عضو الفريقالصورة. العثور على مكان خاص. قم بإجراء الاجتماع في مكتبك أو حدد موعدًا لقاعة مؤتمرات لمناقشة ملاحظاتك.

1. ركز على السلوك المرصود ، وليس الشخص. تذكر أن الغرض من الملاحظات البناءة هو التخلص من السلوكيات التي تنتقص من الأداء العالي. إذا أدرك الفرد أنه / ها قد تعرض للهجوم شخصيًا ، فسوف يتحول سريعًا إلى دفاعية ، وستضيع فرصة إجراء مناقشة هادفة.
2. كن دقيقا. ردود فعل فعالة محددة. مما يوحي، "جون ، أنت متأكد من أن أخطأ ذلك ،" قد يكون ذلك صحيحًا ، لكنه لا يخبر جون بما فعله خطأ. الشيء نفسه ينطبق على إخبار مريم بأنها متأخرة في العمل كثيرًا. بدلاً من ذلك ، قم بوصف السلوك المحدد للغاية وتحديد الآثار التجارية للسلوك. فمثلا: "عندما تتأخر ماري عن نوبتك ، فإنه يتطلب منا أن نحتفظ بشخص ما من نوبة العمل السابقة. وهذا يتطلب منا أن ندفع وقتًا إضافيًا ؛ فهذا يزعج زميلك ، وقد يقلل الجودة إذا لم يفهم وظيفتك المحددة. أنت تفهم؟"

1. كن في الوقت المناسب. إذا كنت قد تلقيت قائمة طويلة من تعليقات التعليقات السلبية على مراجعة الأداء السنوية ، فأنت تفهم مدى أهمية هذا الإدخال بعد فترة طويلة من الواقع. ينبغي إعطاء ردود الفعل من جميع الأنواع في أقرب وقت ممكن بعد الحدث.
2. ابق هادئا. بغض النظر عن مدى غضبك ، فإنه لا يفيدك أبدًا أن تفقد السيطرة على مشاعرك. كما هو مذكور أعلاه ، إذا كنت بحاجة إلى وقت لجمع مشاعرك ، فقم بتأجيل المناقشة لبضع ساعات أو في اليوم على الأكثر. ذكّر نفسك بأن هدف التعليقات هو تشجيع التحسين ومناقشة النقاش بهذا الموقف الإيجابي.

1. أكد إيمانك في الشخص. إنها تعزز الخطوة الثالثة ، لكنك تخبرهم هنا أنه لا يزال لديك إيمان بها كشخص وقدراته ؛ انها مجرد أدائهم تريد منهم أن يتغيروا. قل شيئًا مثل "أنت مندوب خدمة عملاء جيد ، لذلك أنا متأكد من أنك ترى الحاجة إلى التحلي بالصبر أكثر مع العملاء."
2. التوقف عن التحدث ودعوة الطرف الآخر للمشاركة. بعد أن تخبر الشخص عن الإجراءات المحددة والحديثة التي كانت غير لائقة ولماذا توقف عن الكلام. امنح الشخص الآخر فرصة للرد على بياناتك وطرح أسئلة توضيحية.

1. تحديد والاتفاق على خطة عمل مقبولة للطرفين. اتفق على ما هو الأداء المستقبلي المناسب للموظف. إذا كانت هناك أشياء محددة يحتاج الموظف إلى البدء في القيام بها أو يحتاج إلى التوقف عن القيام بها ، فتأكد من تحديدها بوضوح. إذا كان هناك شيء تحتاج إلى القيام به ، وربما تدريب إضافي للموظف ، فوافق على ذلك أيضًا.
2. تحديد وقت للمتابعة.يعد تحديد تاريخ ووقت واضح لمراجعة الإجراءات والتحسين جزءًا مهمًا من عملية التعليقات. يحدد المساءلة ويحسن من احتمال تحسين الأداء.

وتذكر أنه بعد قيامك بتقديم التعليقات البناءة والموافقة على خطة القرار والمتابعة ، تابع المهمة. لا تؤوي سوء النية تجاه الموظف لأنه ارتكب خطأ. لا تحوم فوقهم خوفًا من أنهم قد يرتكبون خطأً آخر. مراقبة أدائهم كما تفعل جميع الموظفين ، ولكن لا تستحوذ على هاجس.