قواعد آداب البريد الإلكتروني في مكان العمل

على الرغم من أنه لا يجوز لك استخدام البريد الإلكتروني للتواصل اجتماعيًا بقدر ما كنت تستخدمه من قبل ، إلا أنك ربما لا تزال تستخدمه في المراسلات المهنية. إذا كنت تتفاعل بهذه الطريقة مع زملائك ورئيسك وزبائنك وعملائك وأصحاب العمل المرتقبين ، فتأكد من اتباع هذه القواعد الستة الخاصة بآداب البريد الإلكتروني المناسبة.

1. مانع أخلاقك

حتى في عالم نسارع فيه لإنجاز الأمور في أسرع وقت ممكن من أجل الانتقال إلى المهمة التالية ، خذ الوقت الكافي لاستخدام أساليب جيدة في بريدك الإلكتروني. لا تهمل لقول "من فضلك" و "شكرا".

عند مخاطبة أشخاص لا تعرفهم جيدًا أو على الإطلاق ، أو مع من تربطك بهم علاقة رسمية فقط ، قم بمخاطبتهم بالعنوان والاسم الأخير ، ما لم يطلبوا منك ذلك. على سبيل المثال ، قل "عزيزي السيد وايت" أو "عزيزي السيدة غراي". إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني وقد قام مرسل الرسالة الأصلية بتوقيعها باسمه الأول فقط ، فيمكنك أن تفترض بأمان أنه من الممكن معالجتها بنفس الطريقة.

2. مشاهدة لهجة الخاص بك

النغمة هي كيف يمكنك ، ككاتب ، التعبير عن موقفك في رسالة بريد إلكتروني. يؤثر على كيفية استلامها. عادة ما تريد أن تتأكد من الوصول إلى المستلم على أنه محترم وودود ودود. أنت لا تريد أن يبدو كيرت أو تطالب. أعد قراءة رسالتك عدة مرات قبل الضغط على إرسال.

عند الكتابة إلى شخص اتصلت به من قبل ، ابدأ بقول شيء ودود مثل "آمل أن تكون بخير". على الرغم من أن الرموز التعبيرية قد تساعدك في نقل النغمة بسهولة أكبر ، يمكنك الامتناع عن استخدامها في البريد الإلكتروني الاحترافي إلا إذا كنت تكتب إلى شخص تربطك به علاقة غير رسمية للغاية. لا تستخدمها أبدًا عند الكتابة إلى صاحب العمل المحتمل.

يُعتبر دائمًا استخدام قواعد بريد إلكتروني سيئة أو جزءًا واحدًا من جميع الأحرف الكبيرة. سيجعلك تبدو كما لو كنت تصرخ.

3. كن موجزا

ليس لدى الأشخاص المشغولين الوقت أو الميل لقضاء أكثر من دقيقة في قراءة بريد إلكتروني فردي. إذا كنت ترغب في السماح للمستلم بقراءة رسالتك بسرعة - وما زلت تفهمها - فيجب أن تبقيها مختصرة.

لا تترك التفاصيل ذات الصلة ، ولكن. تأكد من أن رسالتك تنقل بوضوح سبب كتابتك في المقام الأول. لا أحد يوفر الوقت إذا انتهى بك الأمر إلى الخلف والأمام أثناء محاولة شرح التفاصيل التي حذفتها.

4. تجنب استخدام اختصارات الرسائل النصية

على الرغم من أنك تريد توفير الوقت ، يجب ألا تستخدم اختصارات الرسائل النصية في بريدك الإلكتروني الاحترافي. إذا قمت بالرسائل النصية كثيرًا ، كما يفعل كثير من الأشخاص ، فقد تعتاد على استخدام نوع من الاختصار للتحدث إلى أصدقائك.

على سبيل المثال ، يمكنك استخدام "u" و "ur" و "plz" بدلاً من "you" و "your" و "please". هذه الاختصارات ليس لها مكان في المراسلات التجارية إلا إذا كان المستلم شخصًا تربطك به علاقة عارضة.

5. استخدام عنوان البريد الإلكتروني المهنية

للرسائل المتعلقة بوظيفتك الحالية ، استخدم دائمًا عنوان البريد الإلكتروني الذي حدده لك صاحب العمل لك. ومع ذلك ، يجب ألا تستخدمه أبداً لإرسال رسائل غير مرتبطة بعملك ، على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن وظيفة جديدة. استخدم حساب بريد إلكتروني شخصي بدلاً من ذلك.

إذا لم يكن لديك حساب شخصي ، على سبيل المثال ، الحساب الذي زودك به مزود خدمة الإنترنت عند التسجيل للحصول على الخدمة ، فاحصل على حساب بريد إلكتروني مجاني. استخدم Gmail أو خدمة أخرى لإعداد عنوان يبدو احترافيًا. لا تستخدم أي شيء سخيف أو موحية. اسمك الأول والأخير أو اسمك الكامل هما الخيارات المناسبة.

6. لا تنسى الإملاء وقواعد اللغة

من الضروري أن تقوم بتصحيح بريدك الإلكتروني بعناية. لا تهمل هذه الخطوة الحرجة ، بغض النظر عن مدى انشغالك. الأشياء التي تريد أن تكون منتبهًا هي الإملاء الصحيح والنحوي الصحيح. بالإضافة إلى تهجئة الكلمات الشائعة بشكل صحيح ، فأنت تريد أيضًا تهجئة أسماء الأشخاص بشكل صحيح ، بما في ذلك اسم المستلم واسم شركته.

كن حذرًا من الاعتماد بشدة على أدوات التدقيق الإملائي. قد لا تلاحظ الأخطاء الإملائية للكلمات عند استخدامها بشكل غير صحيح. على سبيل المثال ، لن يقوم المدقق الإملائي بوضع علامة على الكلمة "إلى" في الجملة ، "لا بد لي من طرح الأسئلة عليك" ، رغم أنه في هذا السياق ، يجب أن تكون "اثنين". تحقق من هجاء أنك غير متأكد من استخدام قاموس مجاني على الإنترنت مثل Merriam-Webster.