طرق لتقليل الموظفين إضاعة الوقت في العمل

إن الخيار الأسهل لأي مدير هو إلقاء اللوم على موظفيهم في إضاعة الوقت في العمل من خلال إدارة الوقت السيئة التي تؤدي إلى زلات عالية الجودة ومواعيد نهائية ضائعة. هذا يترجم إلى خدمة عملاء سيئة ، توتر العلاقات الداخلية ، وفقدان العمل في نهاية المطاف.

إذا تم تركه بدون تحديد ، فقد يصبح كابوسًا بالنسبة لموظفي الموارد البشرية ، الذين يغمرون بعد ذلك بالأداء والقضايا التأديبية ، أعلى من معدل الدوران العادي ، والتوظيف المستمر لملء الشواغر. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن ندرك أولاً سبب ضياع الموظفين للوقت ، ثم اتخاذ الإجراءات الصحيحة لمنع حدوث ذلك في المستقبل.

حيث يضيع الموظفون معظم الوقت

في الدراسات الاستقصائية التي أجرتها شركة Salary.com في عامي 2012 و 2013 - أحدث البيانات المتاحة - فيما يتعلق بالوقت الضائع في العمل ، تم اكتشاف ما يلي:

• اعترف 64 في المئة (في عام 2012) إلى 70 في المئة (في عام 2013) من المجيبين على الدراسة تضييع الوقت في العمل على أساس يومي. تراوح الوقت الضائع بين 30 دقيقة إلى عدة ساعات كل يوم.
• أهم أنشطة إضاعة الوقت: 43 في المائة يتحدثون مع زملاء العمل ، و 34 في المائة أنشطة عبر الإنترنت ، و 4 في المائة لكل منهم عن طريق الرسائل النصية والمكالمات الشخصية.
• كانت أهم الأسباب التي قدمها العمال لسبب ضياعهم للوقت هي: 35 في المائة لم يواجهوا تحديات كافية ، وشعر 32 في المائة بعدم وجود حافز للعمل بجدية أكبر ، و 30 في المائة لم يرضوا عما يفعلونه ، و 23 في المائة كانوا يشعرون بالملل الكامل.

أسباب إهدار الموظفين وقت العمل

في كل من الدراسات الاستقصائية لعام 2012 و 2013 ، حدد الموظفون الكثير من الاجتماعات على أنها أكبر مضيعة للوقت في أماكن عملهم. وكانت الإجابات الأخرى المثيرة للاهتمام على سؤال الاستطلاع ، "ما هو أكبر الهاء في مكان عملك؟":

• زملاء العمل غير الفعالين: 17 بالمائة
• زملاء العمل الآخرين: 17 في المئة
• مكتب السياسة: 13 في المئة
• العمل مشغول: 13 في المئة
• أخرى: 11 في المئة
• وأخيراً: مدربى: 8 بالمائة

قد يكون إلقاء اللوم على موظفيك أسهل طريقة لتوضيح مضيعة الوقت. إنه أسهل ، ولكنه أقل إنتاجية على المدى الطويل ، وهذا هو السبب وراء حاجة المزيد من الفرق إلى البحث عن مصدر عدم رضا موظفيها.

يبدأ التحسين مع فريق القيادة

إن القائد الفعال يكون بنفس جودة الفريق الذي يقومون بتطويره (تدريب بشكل صحيح) وقيادته (تحديد التوقعات والأهداف). إذا لم يكن القائد فعالًا ، فلن يكون أداء الفريق جيدًا على أساس ثابت.

لا عجب أنه عندما يتم إجراء الاستقصاء لمعرفة سبب ضياع الوقت ، فإن الموظفين غير الراضين يقدمون إجابات مثل "لا يوجد تحدٍ كافٍ" أو "لا يوجد حافز للعمل بجدية أكبر" أو "عدم الرضا الوظيفي". يتقاضى القادة أجورًا للحصول على نتائج من خلال الجهود المشتركة ل أعضاء فريقهم. عندما يقوم القائد بعمل ضعيف في القيادة ، يقرر الفريق ما الذي سيفعله ومتى سيشعرون بذلك.

يتجنب وقت الموظف الهزال في العمل

ويبدأ حل تحدي إضاعة الوقت في وقت الاستئجار. إذا لم يكن لدى القائد رؤية واضحة للمكان الذي يريد أن يأخذ فيه منظمته في المستقبل ، فلن يكون هناك طريقة لتوظيف الأشخاص المناسبين. لدى العديد من الشركات الكبيرة أساليب واضحة لتوفير القيادة التي يحتاج إليها الموظفون من أجل زيادة الإنتاجية.

يحتاج أعضاء الفريق إلى توقعات واضحة:

بمجرد تعيين الموظفين ، تأكد من أن كل عضو من أعضاء فريقك يعرف على وجه التحديد ما من المفترض أن يفعلوه وكيف ومتى من المفترض أن يفعلوا ذلك. الأهم من ذلك ، يجب أن يفهم كل عضو في الفريق سبب قيامهم بما يقومون به. يجب أن يعرفوا كيف يتناسب ما يفعلونه مع الرؤية التي تنشئها.

عندما يرى الناس كيف يسهمون بما يقومون به في مجمل الجهد ، فمن الأسهل بالنسبة لهم أن يتجمعوا حول القضية ويروا الغرض منها. الفرق التي لها غرض ، وترى مساهمتها في هذا الغرض ، تميل إلى عدم الانشغال وإضاعة الوقت في العمل.

تعيين توقعات الأداء وقياسها:

يحتاج القائد إلى إدراك كيفية إعداد وتوصيل توقعات الأداء الواقعية لما يجب القيام به. يجب أن يحدث هذا بطريقة تشارك القائد والموظفين صورة متبادلة لما يشكل النتيجة المرجوة.

متابعة وعقد أعضاء فريق المساءلة عن تحقيق الأهداف المطلوبة:

بمجرد الإعداد والتواصل ، يجب على القائد متابعة وتحميل الفريق مسؤولية تحقيق تلك التوقعات. إذا كان الموظفون يعلمون أن أداءهم يتم قياسه بموضوعية وثبات وبطريقة بناءة ، فإنهم أقل عرضة للتجول وإضاعة الوقت.

اعتمد هذه التدابير الثلاثة الرئيسية ، وسوف تقلل إلى حد كبير من الوقت الذي يضيعه الموظفون في العمل.