أساسيات الإدارة ودور المدير الوظيفي

ما هي الإدارة؟ ماذا يفعل المدراء؟ كيف أدير؟ هذه أسئلة قياسية طُرحت على معظمنا في مهنة الإدارة أكثر من مرة ، وهي أسئلة طرحناها مرة واحدة في حياتنا المهنية أيضًا. فيما يلي نظرة أساسية على الإدارة - إدارة افتراضية 101.

الفن والعلوم

الإدارة هي فن وعلوم. إنه فن جعل الناس أكثر فعالية مما لو كانوا بدونك ، وهناك علم لكيفية القيام بذلك. هناك أربعة أركان أساسية لدور المدير: التخطيط والتنظيم والتوجيه والمراقبة.

تعظيم الفعالية

لتوضيح فوائد المدير الفعال ، خذ بعين الاعتبار هذا السيناريو: يمكن لأربعة عمال إنشاء 6 وحدات في نوبة عمل لمدة ثماني ساعات بدون مدير. إذا كنت مستخدماً لإدارتها وما زالت تعمل في 6 وحدات في اليوم ، فما فائدة هذا العمل؟ من ناحية أخرى ، إذا قاموا الآن بإنشاء 8 وحدات يوميًا ، فأنت - بصفتك المدير - لها قيمة.

ينطبق نفس القياس على الخدمة أو البيع بالتجزئة أو التدريس أو أي نوع آخر من العمل. هل تستطيع مجموعتك التعامل مع المزيد من مكالمات العملاء معك من دون؟ بيع البضائع ذات القيمة العالية؟ نقل المعرفة بشكل أكثر فعالية؟ هذه هي قيمة الإدارة - مما يجعل مجموعة من الأفراد العاملين أكثر فاعلية.

خطة

إذا بدأت الإدارة بالتخطيط ، تبدأ الإدارة الجيدة بالتخطيط الجيد. بدون خطة ، لن تنجح أبدًا. إذا صادفتك الهدف ، فستكون الحظ أو الصدفة ولن تكون قابلة للتكرار. يمكنك أن تجعله بمثابة فلاش في المقهى - ضجة كبيرة بين عشية وضحاها - ولكن لن يكون لديك سجل حافل بالإنجازات التي تحقق النجاح.

اكتشف ما هو هدفك ، أو استمع عندما يخبرك رئيسك ، ثم اكتشف أفضل طريقة للوصول إلى هناك. ما هي الموارد التي لديك؟ ماذا يمكنك ان تحصل؟ قارن بين نقاط القوة والضعف لدى الأفراد والموارد الأخرى. إلقاء نظرة على جميع السيناريوهات المحتملة ووضع خطة لهم. معرفة أسوأ سيناريو وخطة لذلك ، أيضا.قم بتقييم خططك المختلفة وقم بتطوير ما ، حسب تقديرك الأفضل ، سيكون أفضل ما ستفعله إذا لم تنجح.

تلميح: واحدة من أكثر أدوات التخطيط الإداري التي يتم التغاضي عنها في كثير من الأحيان هي الأكثر فعالية. اطلب من الأشخاص الذين يقومون بالعمل لإدخالها.

تنظم

الآن بعد أن لديك خطة ، عليك أن تحقق ذلك. هل كل شيء جاهز قبل مجموعتك حتى تصل الأشياء الصحيحة إلى مجموعتك في الوقت المناسب؟ هل مجموعتك مستعدة للقيام بدورها في الخطة؟ هل المؤسسة المصب جاهزة لما ستقدمه مجموعتك ومتى ستصل؟

تعرف على ما إذا كان عمالك يتلقون التدريب والدافع وما إذا كانت لديهم المعدات اللازمة لمتابعة خطتك. يجب أن تتضمن خطتك حلولًا لأي احتمال ، لذا استعد للحصول على قطع الغيار اللازمة للمعدات. تأكد من أن عملية الشراء قد طلبت المواد وأنها هي الأشياء الصحيحة وسوف تصل في الوقت المناسب للحفاظ على خطتك في الموعد المحدد.

قم بالعمل الشاق للتأكد من أن كل ما هو مطلوب لتنفيذ الخطة جاهز للعمل أو سيكون عند الحاجة. تحقق مرة أخرى للتأكد من أن الجميع يفهم دورهم وأهمية دورهم في النجاح الشامل.

مباشرة

كل شيء في مكانه وقد حان الوقت الآن لقلب مفتاح "ON" - لإخبار الأشخاص بما يحتاجون إليه. نود أن نفكر في هذا الجزء مثل إجراء الأوركسترا: كل شخص في الأوركسترا لديه الموسيقى أمامه ويعرفون أي قسم يلعب أي قطعة ومتى. إنهم يعرفون متى يأتون وماذا يلعبون ومتى يتوقفون مرة أخرى. يقوم الموصل بالإشارة إلى كل قسم لجعل الموسيقى تحدث - إنها وظيفتك هنا. لقد أعطيت كل ما تبذلونه من الموسيقيين (العمال) الموسيقى ورقة (الخطة) ، لديك العدد الصحيح من الموسيقيين (العمال) في كل قسم (قسم) ، وقمت بترتيب المقاطع على خشبة المسرح حتى تبدو الموسيقى أفضل (لقد نظمت العمل).

الآن أنت بحاجة فقط للاستفادة من المنصة بخفة مع عصا الخاص بك للحصول على انتباههم وإعطاء متشائم.

مراقب

الآن بعد أن أصبح كل شيء يتحرك ، عليك أن تراقب الأشياء. تأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة ، وعندما لا تسير وفقًا للخطة ، ادخل وضبط الخطة.

سوف تظهر المشاكل - شخص ما سوف يمرض ؛ لن يتم تسليم جزء في الوقت المحدد ؛ سيفلس عميل رئيسي - ولكن هذا هو السبب في أنك وضعت خطة للطوارئ في المقام الأول. يتعين عليك ، بصفتك المدير ، أن تكون على دراية دائمًا بما يحدث حتى تتمكن من إجراء أي تعديلات ضرورية. المراقبة هي عملية تكرارية - عندما يكون هناك شيء غير متزامن ، تحتاج إلى تخطيط إصلاح وتنظيم الموارد لجعله يعمل ، وتوجيه الأشخاص الذين سيحدثون ، ومواصلة مراقبة تأثير التغيير.

تجربة مجزية

إدارة الناس ليست سهلة ؛ ومع ذلك ، يمكن القيام به بنجاح ويمكن أن يكون تجربة مجزية للغاية. تذكر أن الإدارة ، مثلها مثل أي مهارة أخرى ، شيء يمكنك تحسينه من خلال الدراسة والممارسة.